1 Presentación y convenciones de lectura

FileManager reúne todos los documentos de su Dolibarr en un único explorador: los de la gestión electrónica de documentos (GED), los guardados en las fichas (presupuestos, pedidos, facturas, proyectos…) y los de sus almacenamientos externos. No se limita a archivarlos: los abre, los edita, guarda sus versiones, los firma, los comparte y vigila sus fechas de caducidad, sin salir de Dolibarr.

Qué puede hacer con FileManager

A quién va dirigido este manual

Convenciones de lectura

El manual describe la interfaz tal como aparece en español, versión 4.5.470. Los textos de la interfaz se citan exactamente como aparecen en pantalla.

Los procedimientos están numerados: siga los pasos en orden. Unos recuadros señalan lo que merece atención:

Lo que ve depende de sus permisos

FileManager aplica los permisos de Dolibarr y sus propios permisos a cada carpeta y a cada archivo. Por eso dos personas no ven necesariamente los mismos botones: un botón que falta suele significar que no tiene el permiso correspondiente, o que el administrador no ha activado la función. Los controles los hace el servidor: ocultar un botón nunca es la única protección. Si se le deniega un documento, puede solicitar el acceso (capítulo Permisos y accesos).

Requisitos

2 Instalación y primera puesta en marcha

Instalar FileManager lleva unos minutos: se sube el archivo, se activa el módulo, se dan los permisos a los grupos adecuados y se abre el explorador. Este capítulo está dirigido al administrador de Dolibarr.

Instalar el módulo

1. Conéctese a Dolibarr con una cuenta de administrador.
2. Abra Inicio › Configuración › Módulos, pestaña Instalar módulo externo.
3. Elija el archivo module_filemanager-4.5.470.zip recibido con su compra y lance la subida. Dolibarr lo descomprime en htdocs/custom/filemanager.
4. Vuelva a la lista de módulos y busque FileManager.
5. Haga clic en el interruptor de activación y espere a que termine la operación sin recargar la página.

Al activarse, FileManager crea sus tablas, permisos, menús, tareas programadas y plantillas de correo electrónico (instaladas en cada entidad). Dolibarr activa también el módulo OAuth, del que depende FileManager. FileManager sustituye al módulo GED nativo de Dolibarr y se declara incompatible con él: desactive ese módulo si estaba activado. Los documentos no se mueven: FileManager trabaja sobre las mismas carpetas de documentos que Dolibarr.

Dar los permisos

FileManager añade sus propios permisos en Usuarios y grupos. Asígnelos preferentemente a grupos y no a usuarios: cree por ejemplo Lectores GED, Colaboradores GED y Administradores documentales y abra después la pestaña Permisos de cada grupo, sección FileManager.

Primera puesta en marcha

FileManager no tiene contraseña propia: utiliza la cuenta, los grupos, la entidad y la sesión de Dolibarr. Abra el menú superior GED: el explorador se abre en la fuente elegida por el administrador (la GED por defecto). El menú de la izquierda da acceso a todas las funciones.

1. Nuevo documento: crear un documento vacío o basado en una plantilla, en cualquier lugar.
2. Explorador de archivos: abrir el explorador en la GED (Documentos GED) o en los documentos de las fichas (Documentos ERP).
3. Validez: la lista de los documentos con fecha de validez, el alta de un documento y los tipos de documento.
4. Solicitudes de acceso: las solicitudes que ha recibido y las que ha enviado.
5. Mis recursos compartidos: los enlaces para compartir que ha creado.
6. Firmas: crear una solicitud, seguir las solicitudes enviadas y recibidas, las firmas externas y sus firmas.
7. Configuración: visible con el permiso de configuración; abre la configuración del módulo (parte V).

Las entradas mostradas dependen de sus permisos y de las funciones activadas. Si el menú GED no aparece, consulte el capítulo Solución de problemas.

Comprobar la instalación en cinco minutos

1. Con la cuenta de administrador, cree una carpeta « Prueba » en la GED y dé al grupo Colaboradores GED acceso de lectura y escritura a esa carpeta (clic derecho, Gestionar permisos, véase el capítulo Permisos y accesos).
2. Con una cuenta de prueba del grupo Colaboradores GED, abra GED › Explorador de archivos, entre en « Prueba » y arrastre un PDF desde su ordenador: aparece con su miniatura.
3. Haga clic en el archivo: el panel de vista previa lo muestra a la derecha.
4. Haga clic derecho en el archivo y después en Eliminar: va a la papelera, desde donde puede restaurarlo.
5. Vuelva a conectarse con una cuenta que solo tenga acceso de lectura: los comandos de escritura no aparecen.

3 La pantalla del explorador

El explorador es la pantalla principal de FileManager. Se abre desde el menú superior GED, o mediante GED › Explorador de archivos. Se lee de arriba abajo: se elige una fuente, se recorren sus carpetas y se actúa sobre los documentos.

1. Menú izquierdo de FileManager (capítulo Instalación).
2. Pestañas de fuentes: ERP, GED, Medios y los almacenamientos conectados (capítulo Fuentes).
3. Barra de herramientas: navegación, botón + Nuevo, búsqueda, orden y vistas.
4. Ruta de navegación: la ruta de la carpeta mostrada; haga clic en un elemento para volver a él.
5. Zona de archivos: las carpetas y después los archivos de la carpeta actual, en cuadrícula o en lista.
6. Barra de acciones de la selección: aparece cuando hay un elemento seleccionado.
7. Panel de vista previa: el contenido y la información del elemento seleccionado.
8. Barra de estado: ayuda, número de elementos, archivos recientes, favoritos, espacio en disco.

La barra de herramientas

Cuando la ventana es estrecha, algunos comandos pasan automáticamente a Más acciones; sus atajos siguen funcionando.

El menú « Más acciones »

• Galería de imágenes: recorre las imágenes de la carpeta a pantalla completa (capítulo Vistas y vista previa).
• Panel de vista previa (Ctrl+I): muestra u oculta el panel de la derecha.
• Papelera: los elementos eliminados, para restaurarlos o eliminarlos definitivamente (capítulo Eliminar y papelera).
• Ayuda contextual (F1): la ayuda integrada de la pantalla.
• Ocultar/Mostrar menú lateral (Ctrl+B): da todo el ancho al explorador.

La barra de acciones de la selección

En cuanto se selecciona un elemento, aparece una barra flotante en la parte inferior de la zona de archivos 6. Muestra el nombre del elemento y sus acciones más habituales: descargar, enviar por correo, renombrar, compartir, añadir a favoritos, propiedades, eliminar, deseleccionar. Con varios elementos seleccionados, ofrece las acciones agrupadas: Mover a..., Copiar a..., Descargar como ZIP, Enviar por correo, Crear un archivo ZIP, Eliminar, Deseleccionar (capítulo Navegar y seleccionar).

La barra de estado

1. Ayuda: una introducción a las funciones de la pantalla.
2. Número de elementos de la carpeta y número de elementos seleccionados.
3. Reciente: los últimos archivos que ha abierto.
4. Favoritos: sus archivos y carpetas fijados.
5. Espacio en disco: espacio ocupado por los documentos y capacidad del disco.

Según su situación, la barra de estado muestra también un botón Faltantes (n) (documentos obligatorios ausentes de las carpetas que puede abrir, capítulo Buscar) y el acceso a las solicitudes de acceso pendientes.

El menú contextual

Un clic derecho en un archivo o una carpeta abre su menú contextual. Solo ofrece las acciones posibles para ese elemento, con sus permisos: un PDF ofrece el editor PDF y las herramientas PDF, una imagen el editor de imágenes, un documento Office la edición con Collabora, una carpeta la personalización y la vinculación a un objeto de Dolibarr. Los menús se detallan en el capítulo Organizar.

4 Las fuentes de documentos

Las pestañas de la parte superior del explorador son las fuentes: cada una es un espacio de almacenamiento distinto, con sus propias reglas. Hacer clic en una pestaña muestra la raíz de la fuente.

El administrador elige las fuentes visibles, su orden y la que se abre por defecto (Configuración › Fuentes y almacenamiento, capítulo Fuentes y almacenamiento).

ERP: los documentos de las fichas de Dolibarr

1. La pestaña ERP.
2. El indicador del candado: la fuente es de solo lectura; el botón + Nuevo no aparece.
3. Acceso rápido ERP: un clic abre directamente un tipo de objeto (facturas a clientes, presupuestos, pedidos, envíos…). La flecha de la derecha desplaza la lista; el chevrón de la izquierda la pliega.
4. Las carpetas por tipo de objeto. Cada una contiene una carpeta por objeto, con el nombre de su referencia (por ejemplo FA2610-0042), que guarda sus documentos.

Al pasar el ratón por encima de la carpeta de un objeto, una burbuja de información lo resume: referencia, importe, estado y tercero. El pequeño icono de la parte superior derecha de la carpeta abre la ficha de Dolibarr del objeto.

Solo ve los objetos que Dolibarr le permite consultar: un comercial limitado a sus clientes solo ve sus documentos.

Añadir un documento a una ficha

La fuente ERP se puede recorrer pero no escribir desde el explorador. Para adjuntar un documento a un presupuesto o una factura, utilice la ficha del objeto: la pestaña Documentos de Dolibarr, o el panel Documentos de FileManager en la ficha (capítulo La bandeja de documentos en una ficha). También se puede vincular una carpeta de la GED a un objeto para que sus documentos se guarden allí (capítulo Los documentos de una ficha de Dolibarr).

GED: el espacio documental de la empresa

La GED es el espacio que usted organiza libremente: carpetas por departamento, por cliente, por obra… Aquí es donde se crean las carpetas, los documentos y los árboles de carpetas. Cada carpeta y cada archivo puede llevar sus propios permisos (capítulo Permisos y accesos). Los elementos eliminados pasan por la papelera.

Un pequeño candado en el mosaico de una carpeta o de un archivo indica un acceso restringido: no está abierto a todos. Si tiene el permiso de gestionar los permisos, un clic en el candado los abre.

Medios: la mediateca

La fuente Medios es la mediateca de Dolibarr. Sus archivos los utilizan las páginas del módulo Sitio web, las plantillas de documentos y las comunicaciones (una imagen insertada en un correo, por ejemplo).

Los almacenamientos conectados

Cada conexión en la nube creada por el administrador aparece como una pestaña adicional, con el nombre que el administrador le ha dado (por ejemplo « Nextcloud agencia »). Se recorre como la GED: crear, subir, renombrar, mover, compartir… Los permisos de Dolibarr y los de FileManager se aplican además de los permisos de la cuenta remota.

No todos los proveedores ofrecen las mismas funciones: algunas operaciones pueden faltar según el servicio (la configuración da los detalles, capítulo Fuentes y almacenamiento). Una conexión declarada de solo lectura muestra el candado y oculta los comandos de escritura.

5 Vistas, vista previa y estado de los documentos

Cuadrícula o lista, panel de vista previa, pantalla completa, galería: FileManager muestra el contenido de un documento sin descargarlo. Los pequeños indicadores de los mosaicos resumen su estado: compartido, con versiones, en firma, cerca de su fecha de caducidad…

Cuadrícula o lista

Los dos botones de la derecha de la barra de herramientas alternan entre la Cuadrícula (iconos) (mosaicos y miniaturas, ideal para imágenes y PDF) y la Lista (detalles) (una fila por elemento, para carpetas grandes). Su elección se conserva de una sesión a otra. En ambas vistas, las carpetas se muestran siempre antes que los archivos.

1. Nombre: la flecha indica la columna de orden y su sentido.
2. Tipo: la extensión del archivo, o « Carpeta ».
3. Tamaño.
4. Fecha de modificación.
5. Acciones: aparecen al pasar el ratón por la fila.

Hacer clic en un título ordena la lista por esa columna; un segundo clic invierte el orden. Las carpetas y los archivos forman dos grupos que se pueden plegar (« Archivos 4 » en la captura): el chevrón de la derecha del grupo lo pliega. En la vista de lista, el botón Densidad de la lista de la barra de herramientas elige el espaciado de las filas: Compacta, Normal o Cómoda.

Al pasar el ratón por una fila, aparece una miniatura del documento, con las acciones rápidas a la derecha: Descargar (flecha) y Renombrar (lápiz), esta última si tiene acceso de escritura. La casilla a la izquierda del nombre añade la fila a la selección.

Ordenar

El botón Clasificar ofrece cuatro órdenes: Nombre (de la A a la Z), Fecha (los más recientes primero), Tamaño (los más grandes primero) y Tipo (por extensión). El orden activo aparece resaltado y marcado con una flecha. Se recuerda para sus próximas visitas.

El panel de vista previa

Hacer clic en un archivo lo muestra en el panel de la derecha. El panel se abre y se cierra mediante Más acciones › Panel de vista previa o con Ctrl+I; arrastre su borde izquierdo para ensancharlo.

En la captura de la izquierda:

1. El nombre del archivo.
2. Pantalla completa: abre el documento en toda la ventana.
3. Cerrar el panel.
4. El visor: para un PDF, la paginación (página actual / número de páginas) y el desplazamiento.
5. La información: nombre, tamaño, fecha de modificación, estado, propietario, ruta, objeto de Dolibarr vinculado si lo hay.
6. Descargar el archivo.
7. Favorito: lo añade a sus favoritos (o lo quita).

En la captura de la derecha:

1. Estado: los indicadores del documento (véase más abajo); se puede hacer clic en cada uno.
2. Acceso efectivo: lo que usted puede hacer con este documento — leer, escribir, eliminar, compartir, firmar, gestionar los permisos. Una marca verde significa permitido, una cruz gris denegado.
3. Origen del permiso: de dónde viene ese acceso (administrador, permiso de la carpeta, herencia, recurso compartido…). Útil para entender por qué una acción es posible o no.
4. Versiones: el número de versiones; un clic abre el historial (capítulo Versiones).

Lo que puede mostrar la vista previa

La vista previa muestra en el navegador los PDF, las imágenes, los documentos Word, Excel, PowerPoint y OpenDocument (maquetados, con sus hojas y sus diapositivas), los antiguos formatos .doc y .ppt (convertidos al vuelo), el vídeo y el audio, el texto y el código (con resaltado), el Markdown y las páginas HTML. Los detalles, formato por formato, están en el capítulo Documentos Office: vista previa y edición en línea. Para los demás formatos, el panel muestra la información del archivo y el botón Descargar.

Un doble clic en un archivo lo abre a pantalla completa (o, en una carpeta, entra en ella). A pantalla completa, los botones de la parte superior derecha permiten imprimir, descargar, reducir y cerrar; Esc la cierra.

La galería de imágenes

1. El nombre de la imagen mostrada.
2. Su posición en la carpeta (aquí 1 / 1).
3. Descargar la imagen.
4. Imprimir la imagen.
5. Cerrar la galería (o Esc).
6. Imagen anterior / Imagen siguiente (o las teclas de flecha).
7. La tira de miniaturas: un clic muestra la imagen.

Los indicadores de estado

Los indicadores aparecen en el mosaico (vista de cuadrícula), junto al nombre (vista de lista) y en la línea Estado del panel de vista previa. Su burbuja de información da los detalles; en varios de ellos se puede hacer clic.

6 Navegar y seleccionar

Se desplaza por FileManager como en el explorador de archivos de su ordenador: doble clic para entrar en una carpeta, ruta de navegación para volver atrás, clic para seleccionar. El teclado permite hacerlo todo sin ratón.

Desplazarse

• Entrar en una carpeta: doble clic en su mosaico (o Intro cuando está seleccionada).
• Subir: hacer clic en un elemento de la ruta de navegación le lleva a ese nivel; el botón Carpeta superior o la tecla Retroceso sube un nivel.
• Volver: el botón Atrás vuelve a abrir la carpeta mostrada antes.
• Refrescar: el botón o F5 vuelve a leer la carpeta — útil si un compañero acaba de dejar un documento en ella.
• Cambiar de fuente: haga clic en una pestaña (ERP, GED, Medios…) en la parte superior del explorador.

Seleccionar

La barra de acciones de la selección

1. Descargar el archivo.
2. Enviar por correo (capítulo Enviar por correo).
3. Renombrar.
4. Compartir: crear un enlace para compartir (capítulo Compartir).
5. Añadir a favoritos / Quitar de favoritos.
6. Crear un archivo ZIP que contenga el elemento.
7. Eliminar: lo envía a la papelera.
8. Deseleccionar.

Para una carpeta, la barra ofrece además Personalizar (color e icono); para un archivo ZIP, Extraer; en los resultados de búsqueda, Ir a la carpeta principal. Las acciones mostradas dependen de sus permisos: con un acceso de solo lectura, solo quedan la visualización, la descarga, el correo y los favoritos.

Con varios elementos seleccionados, la barra indica cuántos y las acciones agrupadas:

Arrastrar y soltar

• Desde su ordenador: arrastre archivos sobre la zona de archivos; la zona cambia de color y empieza la subida (capítulo Crear e importar).
• Dentro del explorador: arrastre uno o varios elementos seleccionados sobre una carpeta para moverlos a ella.

Cortar, copiar, pegar

Ctrl+C (copiar) o Ctrl+X (cortar) sobre la selección y después, en la carpeta de destino, Ctrl+V (pegar). El menú contextual ofrece también Copiar a... y Mover a..., que abren un selector de carpeta (capítulo Organizar).

Favoritos y archivos recientes

Favoritos: fije un archivo o una carpeta con la estrella (barra de acciones, panel de vista previa o menú contextual Añadir a favoritos). La ventana Mis favoritos, abierta desde la barra de estado, los enumera con su ruta y su fuente:

1. Buscar...: filtra la lista.
2. Las columnas Nombre, Ruta, Sección (la fuente) y Acciones.
3. Hacer clic en una fila abre el elemento en el explorador.
4. La papelera quita el elemento de los favoritos (el archivo en sí no se toca).
5. Cerrar.

Recientes: la ventana Archivos recientes de la barra de estado enumera los últimos archivos que ha abierto, los más recientes primero, con el mismo filtro y las mismas columnas; un clic vuelve a abrir el archivo. Borrar el historial 4 vacía la lista. Los favoritos y los archivos recientes son personales.

El administrador puede desactivar los favoritos o los archivos recientes (Configuración › Explorador).

7 Crear e importar

Todo lo que añade un elemento a la carpeta actual parte del botón + Nuevo: subir archivos, crear una carpeta, un documento Office o un acceso directo, importar desde una dirección web o desde otra fuente. El botón solo aparece si puede escribir en la carpeta.

El menú tiene dos partes:

Crear

1. Cargar archivos (Ctrl+U): desde su ordenador.
2. Nueva carpeta (Mayús+F).
3. Nuevo documento (Mayús+D): un documento Office en blanco o basado en una plantilla.
4. Crear acceso directo: a una dirección web, un archivo o una carpeta.

Importar

5. Importar desde URL: descarga un archivo público directamente en la carpeta.
6. Importar archivos/carpetas externos: copia elementos desde otra fuente (ERP, otra carpeta de la GED, almacenamiento conectado).

Subir archivos desde su ordenador

1. Abra la carpeta de destino.
2. Haga clic en + Nuevo y después en Cargar archivos (o Ctrl+U), y elija uno o varios archivos.
3. Una barra de progreso sigue cada archivo; no cierre la página antes del final.

Más rápido: arrastre los archivos desde el explorador de archivos de su ordenador sobre la zona de archivos. Cambia de color, y la subida empieza en cuanto los suelta. Los archivos se suben uno tras otro.

Crear una carpeta

1. Haga clic en + Nuevo y después en Nueva carpeta (o Mayús+F).
2. Escriba el Nombre de la carpeta 1. Se aceptan los acentos, los espacios y los demás alfabetos; los caracteres reservados por los sistemas de archivos (/ \ : * ? " < > |) se sustituyen por un guion bajo.
3. Haga clic en + Crear 3, o en Cancelar 2.

La nueva carpeta hereda los permisos de su carpeta superior (capítulo Permisos y accesos).

Crear un documento

La ventana Nuevo documento crea un archivo Office en blanco o basado en una plantilla de la biblioteca. Se abre mediante + Nuevo › Nuevo documento, con Mayús+D, o mediante Nuevo documento en el menú izquierdo.

1. Buscar una plantilla por nombre, descripción o formato.
2. Filtros: todos, texto, hoja de cálculo, presentación, plantillas con variables.
3. Plantillas mostradas en mosaicos o en lista.
4. Documento en blanco: Word, Excel, PowerPoint (formatos de Microsoft) o Writer, Calc, Impress (formatos OpenDocument).
5. Plantillas: la biblioteca de plantillas de su empresa.
6. La vista previa de la elección actual y su descripción.
7. Nombre del documento; la extensión se añade automáticamente.
8. Destino: la carpeta donde se creará el documento; Cambiar abre un selector de carpeta.
9. Abrir en el editor tras la creación: abre el documento en el editor Office (si la edición Office está configurada).
10. El resumen: nombre final y carpeta de destino.
11. Cancelar.
12. + Crear.

A partir de una plantilla con variables

Una plantilla marcada Variables contiene campos que rellenar (nombre del cliente, dirección, importe…). Una vez elegida 1 (aparece su vista previa 2), se ofrecen dos modos:

• Rellenar con el asistente 3: las variables se rellenan previamente a partir de una ficha de Dolibarr (tercero, contacto, presupuesto…) que usted elige; completa los demás campos en un formulario y después se produce el documento. El botón pasa a ser Continuar con el asistente 6.
• Plantilla en bruto 4: una simple copia de la plantilla, para completar a mano.

El resumen 5 recuerda lo que se va a crear. El asistente de combinación de correspondencia se describe en el capítulo Combinación de correspondencia: el asistente paso a paso, y el diseño de las plantillas en el capítulo Escribir una plantilla de combinación.

Crear un acceso directo

Un acceso directo es un elemento de la carpeta que apunta a otro lugar: evita duplicar un archivo o buscar un enlace.

1. Tipo de acceso directo: Enlace web, Archivo o Carpeta virtual.
2. Nombre mostrado en la carpeta.
3. URL (enlace web) o el destino elegido en un selector (archivo, carpeta).
4. Modo de apertura: Abrir en esta pestaña o Abrir en una nueva pestaña.
5. Cancelar.
6. Crear.

Un acceso directo lleva un indicador (enlace, carpeta abierta o flecha saliente). Si su destino se elimina, un indicador de enlace tachado lo señala. Eliminar un acceso directo nunca elimina su destino.

Importar desde una URL

1. Importar desde URL: la dirección del archivo (http o https). Las direcciones locales, privadas o reservadas están bloqueadas.
2. Nombre del archivo: propuesto a partir de la dirección, modificable.
3. Reemplazar el archivo existente si el nombre ya existe: si no, se elige un nombre nuevo.
4. Autenticación de descarga: Ninguna, Usuario / contraseña, Token Bearer o Cabecera personalizada, para un archivo protegido.
5. Cancelar.
6. Importar.

Importar archivos o carpetas desde otra fuente

1. Fuentes: documentos ERP, espacio GED, almacenamientos conectados.
2. Navegación: atrás, adelante, carpeta superior, actualizar.
3. La ruta de la carpeta recorrida; un clic vuelve atrás.
4. Haga clic en los archivos o carpetas que importar: una marca los señala.
5. El número de elementos seleccionados.
6. Cancelar.
7. Seleccionar: copia los elementos en la carpeta actual. Los originales se quedan donde están.

Una notificación indica el número de elementos importados y, si los hay, los que han fallado (permisos, nombre no válido…).

8 Organizar los documentos

Renombrar, mover, copiar, duplicar, comprimir, personalizar una carpeta: todo pasa por el menú contextual (clic derecho) o por la barra de acciones de la selección. Las acciones ofrecidas dependen del tipo de elemento y de sus permisos.

El menú contextual de un archivo

1. Vista previa: abre el documento a pantalla completa.
2. Las herramientas propias del tipo: para un PDF, Editar el PDF, Herramientas PDF (submenú) y Firmas (en gris si la firma no está disponible); para una imagen, el editor de imágenes; para un documento Office, Editar con Collabora y Convertir a PDF.
3. Clasificación: Mover a..., Copiar a..., Duplicar, Crear un archivo ZIP.
4. Renombrar y Eliminar.
5. Difusión: Descargar, Compartir documento, Enviar por correo electrónico, Copiar enlace.
6. Añadir a favoritos y Propiedades.
7. Gestión: Gestionar permisos, Agregar a documentos con validez, Versiones de archivos.

El menú contextual de una carpeta

Una carpeta ofrece Abrir, las mismas acciones de clasificación, Renombrar, Eliminar, Copiar enlace, Añadir a favoritos, Propiedades, Gestionar permisos y, con el permiso de configuración, Vincular a un objeto… (capítulo Los documentos de una ficha de Dolibarr).

Renombrar

1. Clic derecho en el elemento, Renombrar (o F2).
2. El nombre aparece preseleccionado sin su extensión 1: escriba directamente el nombre nuevo.
3. Haga clic en Renombrar 3 o en Cancelar 2.

Los permisos, las versiones, los recursos compartidos, los favoritos y los vínculos con las fichas siguen al elemento renombrado.

Mover o copiar a otra carpeta

1. El elemento (o el número de elementos) afectado.
2. Origen: la fuente de destino; puede mover o copiar a otra fuente (de la GED a un almacenamiento conectado, por ejemplo).
3. La ruta recorrida; un clic vuelve atrás.
4. Las subcarpetas: un clic entra en la carpeta.
5. Anular.
6. Mover aquí (o Copiar aquí): a la carpeta mostrada.

La ventana se abre mediante Mover a... o Copiar a... (menú contextual o barra de acciones de una selección múltiple). Arrastrar y soltar sobre una carpeta y Ctrl+X / Ctrl+V también mueven los elementos.

Duplicar

Duplicar crea una copia del elemento en la misma carpeta, con otro nombre. Es la forma más rápida de partir de un documento existente.

Los archivos ZIP

• Crear un archivo ZIP: sobre un elemento o una selección; FileManager propone un nombre de archivo, que puede cambiar, y después crea el archivo .zip en la carpeta actual.
• Extraer: sobre un archivo comprimido (zip, tar, tar.gz, tar.bz2, gz, bz2), extrae su contenido en una nueva subcarpeta de la carpeta actual. Los archivos demasiado grandes o con demasiados elementos se rechazan por seguridad.
• Descargar como ZIP (selección múltiple): descarga un archivo comprimido en su ordenador sin crearlo en la carpeta.

Copiar el enlace

Copiar enlace pone en el portapapeles la dirección del elemento en el explorador: para una carpeta, la carpeta; para un archivo, su carpeta con el archivo resaltado. Péguela en un mensaje a un compañero: abrirá el elemento si tiene acceso a él. Para dar un documento a alguien de fuera de la empresa, utilice en su lugar un enlace para compartir (capítulo Compartir).

Propiedades de una carpeta

Seleccionar una carpeta (o Propiedades en su menú) muestra su resumen en el panel de vista previa:

1. El número de archivos y de subcarpetas, el tamaño total y la fecha del último cambio.
2. Los tipos de archivos presentes y cuántos hay de cada uno.
3. El nombre y la ruta.
4. Abrir la carpeta.
5. Personalizar su color y su icono.

Personalizar una carpeta

Un color y un icono permiten localizar las carpetas importantes.

1. Color: doce tonos.
2. Icono: veinticuatro pictogramas (archivos, edificio, foto, contabilidad, correo, seguridad, equipo…).
3. La vista previa del resultado.
4. Personalización global: visible para todos los usuarios; reservada a los administradores. Si no, la personalización solo es visible para usted.
5. Restablecer: vuelve al aspecto por defecto.
6. Cancelar.
7. Guardar.

9 Eliminar y restaurar: la papelera

Eliminar un documento en FileManager no lo destruye inmediatamente: va a la papelera, desde donde se puede restaurar durante el período de retención (30 días por defecto).

Eliminar

1. Seleccione uno o varios elementos y después Eliminar (menú contextual, barra de acciones o tecla Supr).
2. Compruebe el nombre recordado en la ventana 1.
3. Haga clic en Mover a la papelera 3, o en Cancelar 2.

Eliminar una carpeta envía todo su contenido a la papelera. Las versiones de un archivo lo siguen a la papelera y vuelven con él si se restaura.

Abrir la papelera

Más acciones › Papelera abre la papelera de la fuente mostrada.

1. Buscar en la papelera...
2. El período de retención aplicado.
3. Caduca el: la fecha de eliminación definitiva y el número de días que quedan. El indicador pasa a naranja y después a rojo a medida que se acerca la fecha.
4. Restaurar: devuelve el elemento a su lugar.
5. Eliminar permanentemente: elimina el elemento de forma definitiva, tras confirmación.
6. Vaciar papelera: elimina definitivamente todos los elementos, tras confirmación.
7. Cerrar.

Las columnas indican también la ruta de origen, el tamaño, la fecha de eliminación y la persona que eliminó el elemento.

Quién ve qué en la papelera

• Cada uno ve lo que ha eliminado él mismo.
• Un responsable ve además lo que han eliminado las personas a su cargo (su equipo en Dolibarr), para los elementos que habían compartido con otros: así se puede recuperar un documento común eliminado por error sin recurrir al administrador.
• Un administrador lo ve todo.

En una instalación muy grande, la ventana muestra los elementos eliminados más recientemente; los más antiguos permanecen en la papelera hasta su caducidad.

Restaurar

1. Abra la papelera y encuentre el elemento (el campo de búsqueda filtra la lista).
2. Haga clic en el botón Restaurar de su fila.
3. El elemento vuelve a su carpeta de origen, con sus versiones. Si la carpeta ya no existe, se vuelve a crear.

Eliminación definitiva

Un archivo con una versión protegida (« Marcar como importante », capítulo Las versiones de los documentos) no se puede eliminar definitivamente: « Este elemento tiene versiones protegidas: no se puede eliminar definitivamente. Quite primero su protección. » Lo mismo ocurre con una carpeta que contenga un archivo así. Vaciar papelera elimina todo lo demás e indica lo que ha conservado (« 1 elemento(s) conservado(s): versiones protegidas. »); la limpieza automática hace lo mismo.

Una tarea programada elimina cada día los elementos cuyo período de retención ha terminado, y puede avisar al administrador por correo (dirección indicada en Configuración › Notificaciones).

Un archivo eliminado de un almacenamiento conectado (Nextcloud, Google Drive…) también pasa por la papelera de FileManager: se guarda allí una copia, y restaurarlo lo devuelve al almacenamiento de origen.

El administrador puede desactivar la papelera (Configuración › Explorador): la eliminación pasa a ser inmediata y definitiva, tras confirmación.

10 Buscar y encontrar

El campo Buscar... de la barra de herramientas hace dos cosas: filtra al instante la carpeta mostrada mientras escribe, y lanza una búsqueda real cuando pulsa Intro. Sus opciones añaden filtros que encuentran documentos sin ninguna palabra clave: todas las facturas de un cliente, todos los documentos en firma…

Filtrar la carpeta mostrada

Desde la primera letra escrita, la carpeta solo muestra los elementos cuyo nombre contiene el texto. No se envía nada al servidor: es instantáneo. Un aviso encima de los resultados lo indica y propone lanzar la búsqueda completa. Esc o la cruz del campo borran el filtro.

Buscar por palabra clave

Intro lanza la búsqueda en los nombres de los archivos — y en su contenido si la opción está marcada — según las opciones elegidas. Los resultados se agrupan por fuente; cada grupo se detiene en los 50 primeros resultados y lo indica. Un almacenamiento conectado lento se interrumpe al cabo de unos segundos: el grupo muestra entonces « resultados parciales » y un enlace Ver todos los resultados.

Opciones y filtros

1. Búsqueda aproximada: tolera letras que faltan y pequeños errores de escritura (véanse las recetas al final del capítulo).
2. Buscar contenido: busca también el texto dentro de los documentos (véase más abajo).
3. Incluir subcarpetas: amplía la búsqueda por debajo de la carpeta mostrada.
4. Todos los orígenes: busca a la vez en la GED, los documentos ERP y los almacenamientos conectados.
5. Ficha: un tercero, un proyecto, un pedido, un producto…; los documentos que le pertenecen y, con Incluir las fichas vinculadas, los de las fichas que Dolibarr le vincula.
6. Tipo de documento: un tipo de documento de Dolibarr (facturas de clientes, presupuestos…) o una carpeta tipo de la GED.
7. Fecha: Fecha del archivo o Fecha del documento, entre dos días.
8. Estado documental: Compartido, Flujo de firma, Alerta de validez, En edición, Favoritos, Con versiones, Solo lectura, Acceso restringido.
9. Tipo de archivo: carpetas, PDF, documentos Office, imágenes, audio, vídeo, archivos comprimidos, texto.
10. Restablecer: borra todos los filtros.
11. Aplicar: lanza la búsqueda (como Intro).

Encontrar sin palabra clave: los filtros

Los filtros bastan: no hace falta ninguna palabra clave. Elíjalos y después haga clic en Aplicar. Una palabra clave escrita además afina el resultado.

Los filtros se combinan: un cliente en Ficha, Facturas de clientes en Tipo de documento y un periodo en Fecha del documento dan las facturas de ese cliente en el periodo. Sin ficha ni tipo de documento, los filtros recorren la carpeta mostrada (y sus subcarpetas si la opción está marcada), o todas las fuentes si Todos los orígenes está marcado.

Ejemplo: todos los documentos de un cliente

1. Abra las opciones de búsqueda.
2. En Ficha, deje Tercero y escriba el principio del nombre del cliente.
3. Elija el cliente en la lista.
4. Haga clic en Aplicar.

Leer los resultados

1. La ruta de navegación indica que está viendo un resultado de búsqueda, y cuántos documentos contiene.
2. La cruz roja sale de la búsqueda y vuelve a mostrar la carpeta.
3. Cada filtro activo es una etiqueta: su cruz lo quita.
4. El número de documentos encontrados.
5. Restablecer: borra todos los filtros.
6. La fuente de cada documento (ERP, GED, almacenamiento conectado).
7. Su ruta; la acción Ir a la carpeta principal abre su carpeta.

Los resultados se ordenan del más reciente al más antiguo según la fecha elegida y llegan en páginas de 100.

Buscar en el contenido de los documentos

Marcada, la opción Buscar contenido encuentra un documento por una frase que contiene. Los archivos de texto (txt, csv, md, json, xml, html, código) se leen directamente. Los PDF y los documentos Office (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument) se buscan en un índice: su texto se extrae una vez, de antemano, mediante una tarea programada.

• La búsqueda encuentra los documentos que contienen todas las palabras escritas, sin tener en cuenta los acentos ni las mayúsculas.
• Un extracto del pasaje encontrado aparece debajo del nombre del documento.
• Si hay archivos del ámbito aún sin indexar, la barra de resultados lo indica (« … archivo(s) aquí aún sin indexar: no se buscó en su contenido »).
• Si el administrador no ha activado la indexación, solo se busca el contenido de los archivos de texto, y se indica.

¿Cuándo se puede encontrar un documento?

Desde la búsqueda de Dolibarr

El campo Buscar de la parte superior del menú izquierdo de Dolibarr ofrece, debajo de los terceros, las facturas y las demás fichas, la entrada Archivos (GED). Escriba la palabra y elija esa entrada: el explorador se abre con la búsqueda ya lanzada sobre esa palabra.

Abrir en la GED desde una ficha

En las fichas de Dolibarr (tercero, proyecto, pedido, factura, producto, ticket, orden de fabricación…), el botón Abrir en la GED abre el explorador directamente en los documentos de la ficha y de sus fichas vinculadas: el filtro Ficha ya está aplicado.

Los documentos que faltan

Cuando el administrador ha definido documentos esperados en los modelos de árbol (por ejemplo « Registro Mercantil » y « Certificado de seguro » para cada proveedor), FileManager detecta los que faltan. La barra de estado muestra entonces un botón Faltantes (n): abre la lista de los documentos que faltan de las fichas que puede abrir.

El campo Ficha o documento… filtra la lista, y Documento esperado la limita a un tipo de documento. El botón Depositar abre la carpeta esperada para que pueda depositar allí el documento: una vez subido, deja de contar como faltante. Cuando una búsqueda se refiere a una ficha, sus documentos que faltan aparecen encima de los resultados.

Recetas de búsqueda

11 Descargar y enviar por correo

Un documento se descarga con un clic, solo o junto con otros en un archivo ZIP. Para enviarlo a alguien, Enviar por correo prepara un correo de Dolibarr con los archivos ya adjuntos: no hace falta descargarlos y volver a adjuntarlos a mano.

Descargar un archivo

Varios caminos llevan a la misma descarga:

• el menú contextual del archivo (clic derecho), entrada Descargar;
• la barra de acciones que aparece cuando hay un archivo seleccionado;
• el botón Descargar del panel de vista previa y de la vista previa a pantalla completa;
• en la vista de lista, la flecha que aparece al pasar el ratón por la fila.

El archivo llega a la carpeta de descargas de su navegador, con su nombre. Algunos casos particulares:

• un archivo cifrado por FileManager se descarga descifrado, con su nombre real, si tiene el permiso de abrirlo (capítulo Seguridad y acceso);
• un archivo de un almacenamiento conectado (Nextcloud, S3, recurso compartido de red…) se lee al vuelo desde ese almacenamiento;
• si el administrador ha activado el registro de las lecturas, la descarga se anota en el historial (capítulo Mantenimiento).

Descargar varios archivos o una carpeta (ZIP)

1. Seleccione los archivos y carpetas que desee (Ctrl + clic, o casillas en la vista de lista), o una sola carpeta.
2. Elija Descargar como ZIP en la barra de acciones o en el menú contextual.
3. FileManager prepara el archivo comprimido: las carpetas conservan dentro su estructura. Solo entran los archivos que tiene permiso de descargar; si no hay ninguno, aparece el mensaje « No hay archivos para descargar ».

Enviar por correo

1. Seleccione uno o varios archivos, hasta 100, en el explorador, en los resultados de búsqueda, en la bandeja de una ficha o en la tabla de sus documentos.
2. Elija Enviar por correo en el menú contextual o en la barra de acciones.
3. FileManager comprueba cada elemento:
   • las carpetas y los accesos directos no se envían: se omiten, y un mensaje lo indica (« 2 elemento(s) omitido(s): las carpetas y los accesos directos no se envían »); para enviar una carpeta, descárguela como ZIP o compártala;
   • debe tener el permiso de descargar cada archivo;
   • el tamaño total no debe superar el límite fijado por el administrador (20 MB por defecto, el límite habitual de los servidores de correo). Por encima, el envío se rechaza antes incluso de abrir el mensaje: quite algunos archivos, o envíe un enlace para compartir (véase más abajo).
4. Se abre el formulario de correo de Dolibarr con los archivos ya adjuntos. Complételo y después haga clic en Enviar e-mail.

1. Archivo(s) a enviar.
2. Tamaño total y el límite permitido.
3. De: el remitente, elegido entre las direcciones permitidas por Dolibarr (la suya, la de la empresa…).
4. Enviar a: uno o varios destinatarios, separados por comas.
5. Copia a.
6. Asunto, propuesto a partir del nombre del archivo: cámbielo libremente.
7. Archivo: los archivos adjuntos; la lupa previsualiza, la papelera quita un archivo; Adjuntar este archivo añade un archivo desde su ordenador.
8. Atrás: vuelve al explorador sin enviar.

1. Mensaje: editor de texto enriquecido (formato, enlaces, imágenes, tablas). La plantilla de correo elegida por el administrador rellena previamente el texto; su firma de Dolibarr se añade al enviar.
2. Enviar e-mail.
3. Anular.

Lo que recibe el destinatario

• Cada archivo se adjunta con su nombre; dos archivos con el mismo nombre procedentes de carpetas distintas se renombran (« Presupuesto.pdf », « Presupuesto (2).pdf ») para que no se sobrescriban.
• Un archivo cifrado se adjunta descifrado, con su nombre real: el destinatario no necesita ninguna herramienta especial.
• Un archivo de un almacenamiento conectado se copia primero en el servidor de Dolibarr para adjuntarlo; esta copia temporal se borra después del envío, y como muy tarde al cabo de 48 horas. Un documento de Google se adjunta en formato Office.

Desde una ficha de Dolibarr

Desde la bandeja o la tabla de documentos de una ficha, el formulario se abre en una ventana aparte para no salir de la ficha. Si el módulo CommunicationHub está instalado, se abre en su lugar su ventana de redacción, con los mismos archivos adjuntos.

12 El editor PDF

El editor PDF trabaja sobre un PDF directamente en el navegador: anotar, añadir texto e imágenes, firmar, ocultar información, reordenar las páginas, fusionar, comprimir, proteger. Se abre en una ventana nueva; el explorador sigue abierto detrás.

Abrir un PDF en el editor

1. Haga clic derecho en un PDF y después en Editar el PDF.
2. El editor se abre en una ventana nueva del navegador, en la primera página. Si no se abre nada, permita las ventanas emergentes para la dirección de Dolibarr.

También se pueden abrir en él los documentos Word y Excel y las imágenes: se convierten primero a PDF (la conversión de los documentos Office requiere Stirling PDF, configurado por el administrador).

Un documento solo puede modificarlo una persona a la vez. Si ya está abierto en un editor (por un compañero, o por usted en otra ventana), el editor lo indica: cierre el otro editor o espere a que caduque su sesión. Mientras está en edición, el indicador « En edición por otro usuario » aparece en el documento para los demás.

La pantalla del editor

1. La barra de herramientas: selección, texto, firma, formas, resaltador, censura…
2. Las pestañas: una por documento abierto; + abre otro (para fusionar, o para pasar páginas de uno a otro).
3. Mostrar/ocultar páginas, Anular (deshacer), Rehacer, página anterior / siguiente y número de página.
4. Alejar / Acercar, Ajustar a la página, Modo de visualización, Herramientas avanzadas, Rotación, Extraer, Reordenar, Eliminar páginas.
5. Grabar (Ctrl+S). A su izquierda: Presentación (F5), Propiedades, Descargar en el ordenador, Impresión (Ctrl+P); a su derecha, Ayuda contextual (F1).
6. Las páginas en miniatura: un clic lleva a la página.
7. La página mostrada: aquí es donde se dibuja, se escribe y se colocan los elementos.
8. Propiedades: los ajustes del elemento seleccionado (posición, tamaño, colores, fuente…).
9. La barra de estado: herramienta activa, número de objetos añadidos, estado del documento.

Las herramientas

Trabajar con las páginas

El panel Páginas muestra las miniaturas. Seleccione una o varias páginas (Ctrl+clic) para girarlas, eliminarlas, copiarlas o extraerlas a un documento nuevo. Reordenar muestra todas las páginas para volver a ordenarlas arrastrándolas. Con varios documentos abiertos en pestañas, se puede arrastrar una página de un documento a otro.

Rellenar un formulario PDF

Muchos PDF que recibe son formularios: solicitud de apertura de cuenta, solicitud de aprobación, declaración administrativa, parte de intervención. Sus zonas que rellenar son campos de verdad (se habla de formularios « AcroForm »). El editor los reconoce al abrir el documento: un mensaje indica « Formulario detectado: 8 campos » y el botón Modo formulario aparece en la barra de herramientas de la izquierda, con el número de campos en su burbuja.

1. El botón Modo formulario (o la tecla F) abre el asistente de relleno. Solo aparece si el documento contiene campos.
2. El panel Rellenar el formulario enumera todos los campos del documento, en orden, cada uno con la entrada adaptada a su tipo y el tipo escrito debajo (Texto, Texto multilínea, Fecha, Lista desplegable…). La etiqueta es el nombre alternativo que el autor del formulario dio al campo (su burbuja de información, definida en las propiedades del campo): « Fecha de inicio del contrato ». Un campo sin nombre alternativo muestra su nombre técnico hecho legible: « Razon_social » pasa a ser « Razon social », « AceptaCondiciones » pasa a ser « Acepta Condiciones ».
3. Los campos también se colocan en la página, exactamente en su sitio: puede escribir en el panel o directamente en el documento, los dos se mantienen sincronizados.
4. Un campo reconocido como fecha (su nombre contiene « fecha », « inicio », « fin », « vencimiento », « date », « day »…) recibe un calendario, rellenado previamente con la fecha ya escrita en el PDF. La fecha elegida se escribe en el formato de su idioma, con el día y el mes en dos cifras (02/11/2026 en español). Si el campo contiene un texto que no es una fecha (« por definir »), se queda como campo de texto: no se borra nada.
5. Las listas desplegables y los botones de opción ofrecen las opciones previstas por el autor del formulario.
6. Las casillas de verificación.
7. Un campo de firma (nombre que contiene « firma », « signature », « initials », o una zona rectangular grande) muestra Haga clic para firmar: se abre la ventana de firma; dibuje su firma, importe su imagen o escriba su nombre, y se coloca a escala en el marco.
8. Un campo de imagen (nombre que contiene « logo », « foto », « sello », « stamp »…) muestra Haga clic para añadir una imagen: elija la imagen en la GED (el logotipo, el escaneo del sello de la empresa); se ajusta al marco.
9. Aplicar y guardar escribe los valores en los campos del PDF y guarda el documento inmediatamente (se conserva una versión del estado anterior cuando las versiones están activadas). Cerrar (o la cruz de la cabecera) cierra el panel sin escribir nada. Mientras el panel está abierto, la página se estrecha para que todos los botones de la barra de herramientas sigan visibles.

El documento guardado sigue siendo un formulario: sus campos conservan sus valores y se pueden seguir cambiando, por usted o por la persona a la que lo envíe, en cualquier lector de PDF. Las firmas y las imágenes, en cambio, quedan integradas en la página.

Para fijar definitivamente un formulario antes de enviarlo (nadie puede cambiar ya un valor), utilice Herramientas avanzadas › Aplanar sobre una copia (capítulo Herramientas PDF).

Un escaneo no es un formulario

Un formulario escaneado, o impreso y después escaneado, no tiene campos: el botón Modo formulario no aparece. Rellénelo con la herramienta Texto (T) y firme con la herramienta Firma (S).

Herramientas avanzadas

El botón Herramientas avanzadas (varita mágica) reúne la marca de agua, el sello, las propiedades del documento (metadatos), el aplanado, la fusión y la división, la compresión, el OCR, la reparación, la contraseña, los permisos y la firma con certificado. Se describen una por una en el capítulo Herramientas PDF.

Guardar

El botón Grabar (Ctrl+S) sustituye el archivo en su lugar. Si las versiones están activadas, FileManager conserva antes el estado anterior como versión (« Versión automática antes de sobrescribir desde el editor »): puede volver atrás (capítulo Versiones). Un documento producido por una fusión o una división le pide una carpeta y un nombre.

Descargar en el ordenador recupera el documento modificado sin tocar el archivo de FileManager. Cerrar la ventana sin guardar descarta los cambios; el navegador pide confirmación si quedan cambios.

Las herramientas PDF desde el explorador

Sin abrir el editor, el submenú Herramientas PDF del menú contextual comprime, repara, divide o fusiona PDF, y Convertir a PDF transforma un documento Office o una imagen en PDF: véase el capítulo Herramientas PDF.

13 Las herramientas PDF

Comprimir un escaneo demasiado pesado, reparar un PDF que ya no se abre, reunir el presupuesto, el pedido y la factura en un único archivo, hacer que un escaneo se pueda buscar, añadir una marca de agua o un sello « PAGADO », proteger un documento con una contraseña, firmarlo con un certificado: FileManager hace todo esto sin ningún programa instalado en el ordenador. Este capítulo describe cada herramienta, dónde encontrarla y lo que produce.

Dos formas de acceder a ellas

Las herramientas que modifican un archivo exigen el permiso de escritura sobre ese archivo; un usuario con acceso de solo lectura no las ve.

Los motores: Stirling PDF y Ghostscript

Los tratamientos pesados se confían a un motor instalado en el servidor, elegido por el administrador (Configuración › Office y PDF, capítulo Office y PDF):

• Stirling PDF, un servicio PDF completo. Cuando está configurado y accesible, se utiliza en primer lugar.
• Ghostscript, un programa presente en la mayoría de los servidores Linux, utilizado como alternativa cuando Stirling PDF no está disponible.

Sin ningún motor, las herramientas del menú contextual responden « No hay ningún motor PDF disponible »: póngase en contacto con el administrador.

Comprimir un PDF

1. Clic derecho en el PDF, Herramientas PDF › Comprimir el PDF.
2. Confirme: « ¿Desea comprimir el archivo …? El archivo original será reemplazado. »
3. Un mensaje indica el ahorro obtenido, por ejemplo « PDF comprimido correctamente (62% ahorrado) ».

La compresión vuelve a muestrear las imágenes del documento a una resolución adaptada a la pantalla y a la impresión de oficina (nivel medio). Hace maravillas con los escaneos y los PDF llenos de fotos; en un PDF compuesto de texto, el ahorro es pequeño.

Reparar un PDF

Herramientas PDF › Reparar el PDF reconstruye la estructura de un PDF dañado: descarga interrumpida, archivo producido por un escáner antiguo, PDF que la vista previa se niega a mostrar. El archivo reparado sustituye al original. Si la reparación falla, el archivo está demasiado dañado: pida una nueva copia a quien se lo envió.

Dividir un PDF

Herramientas PDF › Dividir el PDF crea un archivo por página, junto al original, que queda intacto. Los archivos se numeran a partir del nombre original: extracto_part1.pdf, extracto_part2.pdf… (extracto_page1.pdf… cuando el tratamiento lo hace Ghostscript). Para conservar solo algunas páginas, o cortar en varios bloques, utilice en su lugar el editor (Dividir en el editor).

Combinar PDF

La combinación reúne varios PDF en uno solo, en el orden que usted elija. Desde la bandeja de una ficha, propone también los PDF de las fichas vinculadas: es la forma más rápida de montar el expediente completo de un negocio (presupuesto firmado, pedido, albarán, factura).

1. Los PDF de la ficha actual (insignia Objeto actual). El archivo en el que hizo clic derecho ya está marcado y lleva el número 1.
2. Los PDF de una ficha vinculada, agrupados por ficha; haga clic en la cabecera para desplegar el grupo. Cada archivo marcado recibe el número siguiente: el orden de los números es el orden de las páginas en el PDF combinado. Desmarcar un archivo renumera los demás.
3. Guardar en objeto: la ficha que recibirá el PDF combinado, la ficha actual o una de las fichas vinculadas.
4. Nombre del archivo de salida (« merged.pdf » por defecto); la extensión .pdf se añade si la olvida.
5. Prefijar con la referencia del objeto: el nombre empieza por la referencia de la ficha de destino, por ejemplo PR-DEMO-FM-001_expediente-completo.pdf.
6. Comprimir PDF después de fusionar: reduce el tamaño del resultado (útil antes de un envío por correo). Su elección se recuerda para la próxima vez.
7. Combinar crea el archivo; Anular cierra la ventana sin crear nada.

• Deben estar marcados al menos dos PDF.
• Los archivos originales no se modifican.
• Si ya existe un archivo con el nombre elegido, el nuevo recibe un sufijo: expediente-completo_1.pdf.
• En el explorador, la ventana enumera los PDF de la carpeta: los archivos seleccionados antes del clic derecho van primero, en el orden de su selección, y el PDF combinado se crea en la carpeta actual.

Convertir a PDF

En un documento Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, texto o HTML, o en una imagen, Convertir a PDF produce su versión PDF (se necesita Stirling PDF):

• en el explorador, el PDF se crea junto al documento, con el mismo nombre y la extensión .pdf, y queda seleccionado; el documento original queda intacto. Si ya existe un PDF con ese nombre, la conversión se detiene (« Ya existe un archivo PDF con este nombre »): cambie el nombre de uno de los dos;
• desde la bandeja o una ficha, el PDF convertido se abre en el editor PDF; Grabar le pide entonces la carpeta y el nombre del PDF, sin tocar el documento original.

Las herramientas avanzadas del editor

En el editor PDF, el botón Herramientas avanzadas (varita mágica) abre un menú en columnas:

• Edición: Marca de agua, Sello, Metadatos, Aplanar.
• Multi-PDF: Fusión, Dividir.
• Firma: Solicitar una firma (capítulo Firmas electrónicas).
• Procesamiento: Comprimir, OCR, Reparar.
• Seguridad: Contraseña, Permisos, Firmar (P12).

Las columnas Procesamiento y Seguridad solo aparecen si Stirling PDF está configurado. Todo lo que hacen estas herramientas permanece en el editor hasta Grabar; cerrar el editor sin guardar descarta el resultado.

Marca de agua

Una marca de agua es un texto o una imagen colocado en transparencia sobre las páginas: « CONFIDENCIAL », « COPIA », el logotipo de la empresa.

Ajuste	Efecto
Tipo de marca de agua	Texto o Imagen (un archivo de su ordenador).
Texto, Tamaño, Rotación, Color	Para un texto: tamaño de 12 a 200 (48 por defecto), rotación de −180° a 180° (−45° por defecto, una diagonal ascendente), color (gris claro por defecto).
Opacidad %	De 5 a 100 % (30 % por defecto): cuanto más baja, más legible sigue siendo el texto del documento.
Posición	Centro, Repetir (mosaico) en toda la página, o una de las cuatro esquinas.
Aplicar a	Todas las páginas, la página actual, la primera página, las páginas impares o pares.

Aplicar coloca la marca de agua; guarde después el documento.

Sello

El sello imita un tampón entintado, inclinado y enmarcado: ✓ APROBADO, ✗ RECHAZADO, BORRADOR, CONFIDENCIAL, COPIA, ORIGINAL, PAGADO, RECIBIDO, o un texto personalizado.

1. Herramientas avanzadas › Sello abre la ventana Añadir sello.
2. Elija el Tipo de sello, su Color (rojo por defecto), su Tamaño (80 por defecto) y si desea Incluir la fecha del día.
3. Añadir lo coloca en la página mostrada: arrástrelo a su sitio con la herramienta Selección y después guarde.

Metadatos

Las propiedades del documento, o metadatos, son la información oculta del archivo, que muestran las propiedades del PDF y los motores de búsqueda: Título, Autor, Asunto, Palabras clave, Creador (« FileManager Dolibarr » por defecto). La ventana muestra también la fecha de la última modificación. Revíselas antes de publicar un documento fuera de la empresa: a menudo queda en ellas un título antiguo o el nombre de un compañero.

Aplanar

Aplanar funde definitivamente en la página todo lo que se ha añadido (textos, formas, zonas censuradas, sellos, campos rellenados). Cada página se vuelve a dibujar como una imagen: ya nadie puede mover un elemento ni leer lo que tapa una zona censurada. En cambio, el texto de la página ya no se puede seleccionar ni buscar, y el archivo aumenta de tamaño. Aplane una copia destinada al exterior, no su documento de trabajo; si hace falta, haga que se pueda buscar después con el OCR.

Fusionar en el editor

La combinación en el editor reúne el documento mostrado con:

• los demás documentos abiertos en pestañas en el editor (márquelos);
• Archivos externos, elegidos en su ordenador.

Posición coloca las páginas añadidas después o antes del documento actual. Marque Crear en una pestaña nueva para obtener el resultado en una pestaña aparte, sin tocar el documento actual; al guardar se le pedirán una carpeta y un nombre.

Dividir en el editor

Modo de división	Resultado
Extraer páginas	Un PDF formado por las páginas indicadas: 1,3-5.
Por rango de páginas	Un PDF desde la página Desde la página hasta la página Hasta la página.
Cada página por separado	Un PDF por página.

Con Abrir en una pestaña nueva marcado, el resultado se abre en el editor, listo para guardarse en la GED; sin marcar, se descarga directamente en su ordenador. El documento original no se modifica.

Trabajar con las páginas

El panel Páginas también copia páginas de un documento a otro: seleccione las miniaturas, Ctrl+C, pase a la pestaña del otro documento, seleccione una página y después Ctrl+V (pegadas después) o Ctrl+Mayús+V (pegadas antes).

Comprimir, OCR, Reparar

• Comprimir y Reparar hacen el mismo trabajo que en el menú contextual, pero sobre el documento mostrado: no se escribe nada hasta que guarde.
• OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee el texto de las páginas escaneadas y lo añade, invisible, bajo la imagen: el texto se puede seleccionar, copiar y lo encuentra la búsqueda en el contenido (capítulo Buscar y encontrar). Elija el idioma del documento: Français, English, Español, Deutsch, Italiano, العربية, o las combinaciones Français + English y Français + العربية (cada idioma aparece con su propio nombre). El idioma correcto mejora claramente el reconocimiento de los acentos.

Contraseña

Contraseña cifra el PDF (AES-256): la contraseña será necesaria para abrirlo. Escríbala dos veces y después Proteger. Envíe la contraseña por un canal distinto del documento (por teléfono mejor que en el mismo correo).

Permisos

Permisos limita lo que se puede hacer con el PDF una vez abierto: Permitir impresión, Permitir copia de texto, Permitir modificaciones, Permitir anotaciones. La Contraseña del propietario es obligatoria: protege estos ajustes. El documento se sigue abriendo sin contraseña; los lectores de PDF respetan estas restricciones, pero no son una protección absoluta.

Firmar (P12)

Firmar (P12) aplica una firma digital con un certificado: la firma está ligada al contenido exacto del archivo, y cualquier modificación posterior la invalida en un lector de PDF.

• Pestaña Mis certificados: los certificados guardados en su ficha de usuario; elija uno y escriba su contraseña. Sin certificado, el enlace Gestionar mis certificados abre la pestaña Firmas de su ficha (capítulo Firmas electrónicas).
• Pestaña Subir un archivo: un certificado .p12 o .pfx elegido en su ordenador, con su contraseña, solo para esta firma.
• El Motivo de la firma (« Aprobación del documento ») y el Lugar (« Madrid, España ») se inscriben en la firma.

Firme al final: después de firmar, no añada nada más al documento. El editor guarda un PDF firmado tal cual, byte a byte, para no romper la firma.

Recetas

El expediente completo de un negocio en un solo PDF

1. Abra la bandeja de la factura (o del presupuesto) del negocio. Los PDF de las fichas vinculadas (presupuesto, pedido, envío) se proponen junto con los de la ficha.
2. Clic derecho en el PDF de la factura, Herramientas PDF › Combinar PDF.
3. Despliegue los grupos y marque, en orden: el presupuesto firmado, el pedido, el albarán, la factura.
4. Guardar en objeto: la factura; nombre « expediente-completo.pdf », Prefijar marcado, Comprimir marcado.
5. Combinar: el PDF aparece en la bandeja de la factura, listo para enviarse por correo.

Un escaneo que la búsqueda no puede leer

1. Abra el escaneo en el editor, Herramientas avanzadas › OCR, idioma Español, Aplicar.
2. Si algunas páginas están al revés, Rotación en esas páginas.
3. Herramientas avanzadas › Comprimir y después Grabar. La búsqueda en el contenido encuentra ahora el documento.

Enviar un extracto a un cliente

1. En el editor, Dividir, modo Extraer páginas, páginas 1,4-6, Abrir en una pestaña nueva marcado.
2. En la nueva pestaña, oculte si hace falta la información interna (herramienta Censurar) y después Aplanar.
3. Grabar: elija la carpeta y el nombre del extracto. El documento completo no ha cambiado.

14 El editor de imágenes

El editor de imágenes prepara una foto, una captura de pantalla o un justificante sin salir de Dolibarr: recortar, anotar, ocultar información, firmar, ajustar el brillo. Funciona igual que el editor PDF.

Abrir una imagen

Clic derecho en una imagen (JPG, PNG, GIF, WebP, BMP) y después Editar imagen. El editor se abre en una ventana nueva. Necesita el permiso de modificar el archivo; si no, la imagen solo se puede consultar en la vista previa.

Una imagen solo se puede modificar en un editor a la vez: si alguien (o usted, en otra ventana) ya la ha abierto, el editor muestra « Este archivo ya está siendo editado. Cierre el otro editor o espere a que caduque su sesión. » Una sesión que se deja abierta sin actividad caduca al cabo de unos minutos; guardar después de que haya caducado se rechaza (« La sesión de edición ha caducado. Vuelva a abrir el archivo antes de guardarlo. ») para no sobrescribir el trabajo de otra persona.

La pantalla del editor

1. La barra de herramientas (véase la tabla).
2. Anular (deshacer, Ctrl+Z), Rehacer (Ctrl+Y), Zoom -, Zoom +, Ajustar a pantalla.
3. Las pestañas: una imagen por pestaña; + abre otra.
4. Herramientas avanzadas, Restablecer (tras confirmación, borra lo añadido y vuelve a la imagen original), Descargar en el ordenador.
5. Grabar. A su derecha: Cerrar el editor y la Ayuda contextual (F1).
6. La imagen en curso de modificación; aquí, una factura escaneada cuyo total está resaltado, con los datos bancarios ocultos con Censurar, una flecha y un texto añadidos (el texto, de 44 píxeles, sigue siendo legible en la imagen mostrada al 37 %).
7. El panel derecho: Color y Tamaño (grosor del trazo) de las herramientas de dibujo, Tamaño del texto, ajustes de Brillo y Contraste (Restablecer devuelve los ajustes a cero).
8. La barra de estado: nombre del archivo, herramienta activa (en su idioma), tamaño en píxeles.

Las herramientas

El menú Herramientas avanzadas reúne:

• Transformar: Redimensionar, Rotar izquierda, Rotar derecha, Voltear horizontal, Voltear vertical, Recorte automático (quita los bordes vacíos).
• Filtros: Escala de grises, Invertir, Nitidez, Eliminar el fondo blanco (útil para una firma o un sello escaneados).
• Más: Sello, Selección de lazo, Línea, Duplicar, Comprimir / Exportar (formato PNG, JPG o WebP y calidad, con una estimación del tamaño).

Paso a paso

Añadir un texto legible

1. Elija el Color en el panel derecho.
2. Compruebe el Tamaño del texto. Por defecto, sigue el tamaño de la imagen (una cuarentava parte de su lado más largo, 12 píxeles como mínimo): un texto colocado en un escaneo A4 de 1240 × 1754 píxeles mide 44 píxeles, y sigue siendo legible cuando la imagen se muestra más pequeña. Mueva el cursor para elegir otro tamaño; su elección se aplica entonces a los textos siguientes.
3. Elija la herramienta Texto (T) y haga clic en el lugar deseado: aparece un texto provisional « Texto », listo para sustituirse. Escriba su texto.
4. Para modificar un texto ya colocado, selecciónelo (V y después clic): el cursor Tamaño del texto toma su tamaño, y moverlo lo redimensiona. Un doble clic permite cambiar sus palabras.

Señalar algo con una flecha

1. Elija la herramienta Flecha (A), el color y el grosor (Tamaño).
2. Haga clic en el punto de partida: « Haga clic para definir el punto final » aparece en la parte inferior de la pantalla.
3. Haga clic en el punto que quiere señalar: la flecha se coloca, el mensaje se cierra y la herramienta Selección toma el relevo, para que pueda ajustar la flecha si hace falta. Esc entre los dos clics abandona el trazado.

Ocultar datos personales

1. Elija Censurar (B).
2. Haga clic y arrastre sobre la zona que desea ocultar (datos bancarios, número de la seguridad social, rostro…): una banda negra opaca la cubre.
3. Guarde, o descargue una copia (véase el consejo más abajo).

Reducir el tamaño de una foto antes de enviarla

1. Herramientas avanzadas › Transformar › Redimensionar: escriba el nuevo ancho; la altura lo sigue mientras la casilla de conservar las proporciones esté marcada (lo está por defecto). Unos preajustes proponen los tamaños habituales.
2. Herramientas avanzadas › Más › Comprimir / Exportar: elija el formato (JPG para una foto) y la calidad; el tamaño estimado aparece antes de confirmar.

Guardar

Grabar sustituye la imagen en su sitio; si las versiones están activadas, el estado anterior se conserva primero como versión (« Versión automática antes de sobrescribir desde el editor »). Descargar en el ordenador recupera la imagen modificada sin tocar el archivo. Cerrar el editor con cambios sin guardar pide confirmación: « Esta imagen contiene cambios sin guardar. ¿Seguro que desea cerrarla? »

15 Documentos Office: vista previa y edición en línea

FileManager muestra los documentos Word, Excel, PowerPoint y OpenDocument directamente en el navegador, sin Office instalado en el ordenador y sin descargarlos. Cuando el administrador ha conectado un servidor Collabora Online u ONLYOFFICE Docs, estos documentos también se pueden editar en línea, por varias personas a la vez.

Consultar un documento sin abrirlo

Un clic en un documento lo muestra en el panel de vista previa; Pantalla completa (o un doble clic) lo muestra en toda la ventana. El documento se dibuja en el navegador a partir del propio archivo: lo que ve es el contenido real, maquetación incluida.

1. La barra de lectura: Ajustar al ancho, Ajustar a la página, Alejar, el nivel de zoom, Acercar.
2. Impresión, Descargar, Contraer (volver al panel) y Cerrar; Esc también cierra.
3. El documento, página tras página: títulos, fuentes, colores, tablas, encabezados y pies de página, números de página.

1. Las pestañas de las hojas: un clic muestra la hoja. Un libro con una sola hoja no tiene pestañas.
2. La hoja mostrada, en forma de tabla, con los valores calculados de las fórmulas.

Lo que puede mostrar la vista previa

En las vistas de cuadrícula y de lista, las imágenes y los PDF tienen una miniatura: la imagen reducida, o la primera página del PDF. Los demás archivos llevan el icono de su tipo.

Editar un documento en línea

El administrador elige el editor en línea: Collabora Online (motor LibreOffice) u ONLYOFFICE Docs (una interfaz cercana a Microsoft Office). Ambos leen y guardan los archivos de FileManager mediante el protocolo estándar WOPI; para el usuario, funcionan igual.

1. Clic derecho en un documento Office (docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, txt, csv, según los formatos permitidos por el administrador) y después Editar con Collabora; cuando el editor configurado es ONLYOFFICE Docs, la entrada se llama Editar con ONLYOFFICE, tanto en el menú contextual como en la bandeja y en la página de un recurso compartido.
2. El editor se abre en una ventana nueva; el explorador permanece abierto detrás. Si no se abre nada, permita las ventanas emergentes para la dirección de Dolibarr.
3. Trabaje como en una suite ofimática; cierre la ventana cuando haya terminado.

Un documento creado con Nuevo documento se abre directamente en el editor si marca Abrir en el editor tras la creación (capítulo Crear e importar).

La pantalla de Collabora Online

1. Las pestañas de la cinta: Archivo, Inicio, Insertar, Compaginación, Fórmulas, Datos, Revisión, Formato, Ver, Ayuda.
2. El nombre del documento.
3. El modo Editando (o lectura); el botón situado a su izquierda cierra el documento.
4. La cinta de la pestaña elegida: portapapeles, fuente, alineación, formato de número, celdas…
5. La barra de fórmulas (hoja de cálculo): referencia y contenido de la celda.
6. La barra lateral: estilos, carácter, formato de número.
7. Las hojas del libro y sus botones de navegación; + añade una hoja.
8. La barra de estado: hoja, idioma, sumas rápidas, zoom.

Los documentos de texto y las presentaciones tienen su propia cinta. Con ONLYOFFICE, la pantalla es distinta (una cinta con pestañas cercana a la de Microsoft Office), pero están las mismas funciones.

Guardado, versiones y trabajo en común

• Guardado automático: el editor guarda el documento en FileManager mientras trabaja y al cerrarlo. No hay ningún botón que recordar.
• Una versión antes de sus cambios: en el primer guardado de una sesión de edición, FileManager conserva el estado anterior como versión (« Versión automática antes de sobrescribir desde el editor »), cuando las versiones están activadas para este documento. Los guardados automáticos siguientes de la misma sesión no crean una versión nueva. Para volver atrás: Versiones de archivos (capítulo Las versiones de los documentos).
• Entre varios: varias personas pueden abrir el mismo documento a la vez; cada una ve en directo los cambios de las demás, con el color y el nombre de su cursor (el nombre del usuario de Dolibarr).
• Sus permisos se aplican: sin permiso de escritura sobre el documento, este se abre en solo lectura (consulta, impresión, descarga).
• Duración de la sesión: el acceso concedido al editor caduca al cabo del tiempo fijado por el administrador. Si el editor indica que ya no puede guardar después de una pausa larga, cierre la ventana y vuelva a abrir el documento.

Documentos Office y recursos compartidos públicos

En la página de un enlace para compartir público (capítulo Compartir), la persona con la que comparte lee el documento Office sin instalar nada: mediante el editor en línea en modo solo lectura cuando el enlace no tiene contraseña, y si no, mediante la vista previa del navegador. Un enlace público nunca permite modificar el documento.

Convertir a PDF

Convertir a PDF (menú contextual de un documento Office o de una imagen) crea la versión PDF del documento, junto al original. La conversión utiliza Stirling PDF; el capítulo Las herramientas PDF describe su funcionamiento.

Si la vista previa o el editor no se abren

16 Las versiones de los documentos

Una versión es una copia congelada de un documento en un momento dado. FileManager conserva dos tipos: las versiones de un archivo (un PDF, una hoja de cálculo…) y las versiones de una ficha de Dolibarr (el estado documental de un presupuesto, de un pedido…). Así se puede volver atrás sin perder nunca el estado actual.

Las versiones de un archivo

Un archivo que tiene versiones lleva la insignia del reloj « vn/total » (capítulo Vistas y vista previa). El historial se abre con el menú contextual Versiones de archivos, haciendo clic en la insignia, o con la línea Versiones del panel de vista previa.

1. El número de versiones.
2. El archivo afectado.
3. + Crear una versión: congela el estado actual, con un comentario opcional.
4. El número de la versión; Actual señala la que corresponde al archivo en su sitio.
5. El autor, la fecha, el tamaño y el comentario; una versión creada automáticamente indica qué la creó.
6. Restaurar (flecha circular): vuelve a poner esta versión en su sitio.
7. Descargar esta versión, sin tocar el archivo en su sitio.
8. Marcar como importante (escudo): protege la versión (véase más abajo).
9. La insignia Protegida; al pasar el ratón, quién la protegió, cuándo y por qué. El botón de eliminación de esta versión aparece en gris.
10. Quitar la protección (candado abierto), visible solo para las personas que tienen el permiso de hacerlo.
11. Eliminar (papelera): borra esta versión, tras confirmación.
12. Cerrar.

Los botones son iconos: su nombre aparece al pasar el ratón. Un clic derecho en una fila propone las mismas acciones en un menú. La versión actual no tiene ni Restaurar ni Eliminar.

Crear una versión

1. Abra el historial del archivo.
2. Haga clic en + Crear una versión, escriba un comentario (por ejemplo « Versión entregada a la oficina de control ») y confirme.

FileManager también crea versiones por sí mismo, cada vez que un documento va a ser sustituido por otro estado:

• antes de guardar un PDF, una imagen o un archivo de texto modificado en los editores, o un formulario PDF rellenado (« Versión automática antes de sobrescribir desde el editor »);
• en el primer guardado de una sesión de edición en línea (Collabora, ONLYOFFICE): una sola versión por sesión, sea cual sea el número de guardados automáticos;
• antes de que una compresión o una reparación sustituya un PDF (capítulo Las herramientas PDF);
• antes de que una importación desde URL con « Reemplazar el archivo existente si el nombre ya existe » sobrescriba un archivo, tanto en la GED como en un almacenamiento conectado (capítulo Crear e importar);
• antes de que un programa conectado mediante la API de FileManager sustituya un archivo (« Versión automática antes de la sustitución mediante la API para desarrolladores »);
• antes de una restauración (se conserva el estado sustituido);
• para los documentos con fecha de validez, en cada renovación (capítulo Documentos con fecha de validez).

El comentario de estas versiones indica qué las creó (« Versión automática antes de comprimir el PDF », « Versión automática antes de la sustitución por una importación desde una URL »…). Si las versiones están activadas para la fuente del archivo y el estado anterior no se puede conservar (disco lleno, archivo remoto ilegible), la sustitución se rechaza y el archivo queda como estaba: no se sobrescribe nada sin su copia.

Restaurar una versión

1. En el historial, haga clic en Restaurar (flecha circular) en la fila de la versión deseada.
2. Confirme: el estado actual del archivo se guarda primero como versión nueva y después la versión elegida ocupa su lugar.

No se pierde nada: puede volver al estado anterior a la restauración de la misma manera.

Eliminar una versión

Eliminar borra una versión anterior, tras confirmación. No se pueden eliminar ni la versión actual ni una versión protegida (véase más abajo). Necesita el permiso de eliminación sobre el documento.

Proteger una versión

Una versión protegida no se elimina nunca: ni a mano, ni por la retención automática, ni por una limpieza técnica, ni con su archivo cuando se vacía la papelera. Proteja la revisión aprobada de un procedimiento, el plano entregado al cliente, el certificado enviado al auditor: seguirá disponible pase lo que pase con el archivo.

1. Abra el historial de versiones del archivo.
2. En la fila de la versión, haga clic en el escudo, Marcar como importante. Debe poder modificar el archivo.
3. Si lo desea, escriba el motivo de la protección (« Revisión B aprobada por el cliente el 12/10 ») y confirme.
4. Aparece el mensaje « Versión protegida: nunca se eliminará. ». La versión lleva la insignia Protegida; al pasar el ratón por encima se ve quién la protegió, cuándo y el motivo indicado. Su botón de eliminación aparece en gris; al pasar el ratón por encima, explica: « Esta versión está protegida: no se puede eliminar. Quite primero su protección. »

Lo que la protección cambia en otros lugares:

• la retención (« conservar las 10 últimas versiones », « conservar 365 días ») no tiene en cuenta las versiones protegidas ni las cuenta: proteger revisiones antiguas no hace desaparecer las recientes;
• un archivo con versiones protegidas puede ir a la papelera y volver con ellas, pero su eliminación definitiva se rechaza; Vaciar papelera y la limpieza automática de la papelera eliminan todo lo demás e indican los elementos conservados por este motivo; lo mismo ocurre con una carpeta que contenga un archivo con versiones protegidas;
• la protección y su retirada se anotan en el historial de FileManager, con el usuario, la fecha y el motivo.

Quitar la protección de una versión es una acción aparte, reservada a las personas que tienen el permiso « Quitar la protección de las versiones » (concedido por el administrador en los permisos del usuario o de su grupo; nadie lo tiene por defecto, salvo los administradores). Tras confirmación (« ¿Quitar la protección de esta versión? Podrá volver a eliminarse. »), la versión vuelve a ser una versión normal.

Las versiones de una ficha de Dolibarr

En las fichas de los objetos elegidos por el administrador (presupuestos, pedidos, facturas…), se añade un botón Versiones a los botones de acción. Abre el historial de los estados documentales de la ficha.

1. La lista de las versiones guardadas.
2. Etiqueta de la nueva versión.
3. Guardar versión: guarda el estado actual de la ficha y de su documento.
4. Cerrar: cierra la ventana.

Cuando el administrador activa el versionado automático, también se crea una versión al generar el documento de la ficha, según la estrategia elegida: en cada generación, o solo en un cambio de estado, un cambio del importe total, un cambio del número de líneas, o en modo « inteligente » (cambio de estado o cambio significativo del importe).

Las órdenes de fabricación, las listas de materiales y los envíos también tienen versiones, en solo lectura: se pueden consultar y descargar, pero no restaurar (capítulo Fabricación, lotes y dosier de trazabilidad).

17 Documentos con fecha de validez

Algunos documentos caducan: extracto del registro mercantil, certificado de seguro, certificado de cotizaciones sociales, habilitación, certificado, contrato. FileManager sigue su fecha de validez, avisa antes del vencimiento y conserva el historial de cada renovación.

La lista de los documentos con validez

GED › Validez › Lista de documentos muestra todos los documentos seguidos, ordenados por fecha de validez.

1. El título y el número de documentos.
2. El número de filas por página, la presentación, la exportación a hoja de cálculo y el botón + (nuevo documento).
3. Los filtros de cada columna; la lupa los aplica, la cruz los borra.
4. La referencia: un clic abre la ficha; el icono abre el archivo.
5. Fecha de validez: la fecha de vencimiento.
6. El estado: días restantes (en verde y después en amarillo a medida que se acerca la fecha) o días desde el vencimiento (en rojo, « Vencido »).
7. El recordatorio: cuántos días antes del vencimiento se envía el aviso.
8. Las acciones: modificar, renovar, ver el archivo, descargar, eliminar.

Las columnas Etiqueta, Tipo de documento y Etiqueta/Categoría ayudan a ordenar por naturaleza (jurídico, recursos humanos, seguros, calidad…).

Añadir un documento que seguir

Dos caminos:

• desde el explorador: clic derecho en el archivo, Agregar a documentos con validez;
• desde el menú: GED › Validez › Nuevo documento.

1. Tipo de documento: propone la duración de validez y el recordatorio por defecto de este tipo.
2. Etiqueta/Categoría: para clasificar.
3. Etiqueta: por ejemplo « Certificado de cotizaciones sociales ».
4. Archivo: el + elige el documento en FileManager.
5. Fecha de validez: la fecha de vencimiento; Ahora pone la fecha del día.
6. Objetos vinculados: el tercero, el proyecto o el usuario afectado (búsqueda por nombre).
7. Activar recordatorio.
8. Días antes del vencimiento: cuántos días antes del vencimiento se envía el recordatorio.
9. Recordatorio diario tras vencimiento: envía un recordatorio cada día hasta que el documento se renueve.
10. Emails adicionales: otros destinatarios, separados por comas.
11. Enviar al email del objeto: avisa también al tercero o al contacto vinculado.
12. Grabar.

El documento recibe una referencia automática (por ejemplo DOC2610-0001) y una insignia de validez en el explorador: reloj de arena lleno mientras es válido, reloj de arena que se vacía a menos de 30 días, triángulo rojo una vez vencido.

La ficha de un documento y su historial

1. Las pestañas Ficha (la información) e Historial de versiones.
2. Cada versión: período de validez (Válido desde, Válido hasta) y archivo.
3. El estado de la versión: Versión actual o versión sustituida.
4. Ver y descargar el archivo de la versión.
5. Modificar la ficha.
6. Renovar.

Renovar un documento

Cuando llega un nuevo certificado, no se sustituye el antiguo: se renueva. La versión antigua se puede seguir consultando en el historial, con su período de validez.

1. En la lista (icono verde de renovación) o en la ficha, haga clic en Renovar.
2. Compruebe el documento 1 y su validez actual 2.
3. Elija el archivo nuevo 3: desde su ordenador, o en FileManager (icono de carpeta).
4. Indique la Nueva fecha de inicio de validez 4 y la Nueva fecha de caducidad 5 (propuesta a partir de la duración del tipo).
5. Añada una Nota de renovación 6 si es útil.
6. Haga clic en Renovar 7 (Anular 8 cierra el formulario sin cambiar nada). El historial de versiones 9 gana una fila.

Los recordatorios

Cada día, una tarea programada envía los recordatorios de los documentos que están a punto de caducar (según su plazo de recordatorio) y, si la opción está marcada, de los documentos vencidos. Los destinatarios los fija el administrador en Configuración › Notificaciones: la persona que creó el seguimiento, la dirección del tercero o del contacto vinculado, destinatarios adicionales comunes; se añaden los Emails adicionales escritos en el documento. Las plantillas de estos correos se configuran en el mismo lugar.

Los tipos de documentos

GED › Validez › Tipos de documento (para el administrador) define los tipos propuestos: referencia, etiqueta, categoría, tipo de objeto afectado, duración de validez y plazo de recordatorio por defecto. Al activar el módulo, FileManager crea una treintena de tipos habituales, en el idioma del administrador: extracto del registro mercantil (Kbis), seguro de responsabilidad civil profesional, certificado de cotizaciones sociales (URSSAF), contrato de trabajo, habilitación, certificado médico… No tienen duración de validez por defecto: fíjela para los que sigue (por ejemplo 90 días para un extracto del registro mercantil, 365 días para un certificado de seguro), y se propondrá para cada documento nuevo. Véase el capítulo Ciclo de vida.

18 Firmas electrónicas

FileManager hace firmar PDF sin salir de Dolibarr: usted firma, aplica el sello de la empresa, firma con un certificado digital, o envía el documento a firmar a un compañero o a una persona de fuera de la empresa, que firma desde un enlace seguro. Cada firma tiene fecha y hora, queda trazada y se puede verificar.

Preparar su firma

Su firma manuscrita y sus certificados se configuran de una vez por todas en la pestaña Firmas de su ficha de usuario (su nombre arriba a la derecha › Ficha usuario › Firmas). Un administrador puede hacerlo para otro usuario.

1. La pestaña Firmas de la ficha de usuario.
2. La firma actual; una vez guardada, sus botones la muestran a tamaño completo, la descargan o la eliminan.
3. Las herramientas: importar una imagen (firma escaneada sobre fondo blanco o transparente), dibujar, Editar (abre el editor de imágenes para recortar, limpiar el fondo, ajustar el contraste), Anular (deshace el último cambio), Borrar.
4. El recordatorio del modo de dibujo; « Haga clic para salir » lo detiene.
5. La zona de dibujo: firme con el ratón, un lápiz o el dedo.
6. Guardar firma: se convierte en su firma oficial, almacenada cifrada, y la encuentra con un clic en el editor PDF.

Más abajo, la sección Certificados digitales conserva los certificados que utiliza para firmar criptográficamente.

1. El Archivo de certificado: .p12, .pfx o .pem, 1 MB como máximo.
2. Su etiqueta (« Certificado de dirección »).
3. Su contraseña: se comprueba al subirlo y se almacena cifrada.
4. Definir por defecto: el certificado propuesto en primer lugar.
5. Enviar archivo.
6. La lista de los certificados: etiqueta, titular, emisor, fechas de validez, estado, certificado por defecto; las acciones por defecto, activar/desactivar, eliminar.
7. El recordatorio: la firma visual se coloca en los PDF; un certificado P12/PFX firma criptográficamente, con una firma que cualquier lector de PDF puede verificar.

Según los ajustes del administrador, FileManager también puede generar su certificado (autofirmado o emitido por la autoridad de certificación interna de la empresa), automáticamente si hace falta al guardar su firma; y el administrador puede subir un certificado por usted, cuya contraseña elige usted después.

Firmar usted mismo un PDF

1. Clic derecho en el PDF, Firmas › Firmar documento (o ábralo en el editor PDF). El editor se abre en modo firma.
2. Herramienta Firma (S): la pestaña Mis plantillas propone su firma oficial guardada y, si está autorizado, los Sellos de empresa (solo aparece si los hay); las demás pestañas permiten Dibujar (con elección del color), importar una Imagen o escribir un Texto (su nombre en letra manuscrita).
3. Añadir y después haga clic en la página en el lugar deseado; mueva y redimensione el bloque.
4. Grabar. Según los ajustes, la fecha, la hora y su nombre acompañan a la firma; puede pedir que se le avise, junto con su responsable u otros compañeros, cada vez que se aplica su firma.

Aplicar el sello de la empresa

El sello es el tampón de la empresa (logotipo, mención « Copia conforme al original », tampón con la firma del director general…). Con el permiso « Usar el sello de la empresa en los PDF » y si el administrador le ha autorizado este sello, aparece en la pestaña Mis plantillas de la herramienta Firma del editor PDF, bajo Sellos de empresa. Un sello puede llevar un sellado de tiempo de una autoridad (TSA): la fecha en que se aplicó la certifica entonces un tercero. Los sellos los crea el administrador (capítulo Configuración de las firmas).

Firmar con un certificado (P12)

Una firma con certificado es una firma criptográfica integrada en el PDF: cualquier lector de PDF (Adobe Acrobat, por ejemplo) muestra quién firmó y señala cualquier modificación posterior del documento.

1. En el editor PDF, menú de las herramientas avanzadas, sección Seguridad, Firmar (P12).
2. Elija uno de Mis certificados o Subir un archivo P12 solo para esta firma.
3. Escriba la Contraseña del certificado y, si lo desea, el motivo (« Aprobación del documento ») y el lugar (« Madrid, España »).
4. Confirme: el PDF queda firmado digitalmente. Firme al final: cualquier modificación posterior invalidaría la firma.

Solicitar una firma

Tres puntos de partida: clic derecho en el PDF y después Firmas › Solicitar una firma; la herramienta Solicitar una firma del editor PDF; o GED › Firmas › Nueva solicitud. Desde una ficha de Dolibarr, el botón Solicitar una firma prepara la solicitud sobre el PDF de la ficha (capítulo Los documentos de una ficha de Dolibarr).

1. El documento que firmar y su fuente; Cambiar de archivo elige otro, la cruz quita esta solicitud.
2. Firmante: escriba el nombre de un usuario de Dolibarr o la dirección de correo de una persona de fuera de la empresa.
3. Mensaje que acompaña a la invitación.
4. Fecha límite de firma y página donde firmar.
5. Notificación: envía la invitación por correo (sin marcar, usted transmite el enlace, véase más abajo).
6. Requerir documento de identidad: el firmante tendrá que adjuntar un documento de identidad.
7. Zona de firma: se recuerda la zona por defecto; Modificar abre la vista previa para dibujar dónde firmar (véase más abajo).
8. + Añadir solicitud de firma: otro firmante u otro documento en el mismo envío.
9. Crear solicitudes.
10. Anular.

Colocar la zona de firma

1. El número de zonas definidas.
2. Las páginas del documento.
3. El zoom.
4. +: añadir una zona.
5. La instrucción: Dibuja un rectángulo para definir un área de firma.
6. La zona dibujada (« Firma 1 »).
7. La lista de las zonas, con su página; la cruz quita una.
8. Anular.
9. Validar.

Las Posiciones habituales (abajo a la izquierda, abajo a la derecha, centro…) colocan una zona con un clic. Un documento puede llevar varias zonas, por ejemplo una por página para rubricar.

Lo que ve el firmante

1. Recibe un correo con el enlace al portal de firma. El correo sale de la dirección de envío de Dolibarr, en nombre de la persona que hizo la solicitud, con su dirección como « Responder a » (salvo otro ajuste del administrador).
2. Si el administrador lo exige, confirma su identidad con un código de un solo uso de seis cifras recibido por correo (válido unos minutos, número de intentos limitado, nuevo código al cabo de un minuto).
3. Lee el documento, adjunta su documento de identidad si hace falta (documento de identidad, pasaporte, permiso de conducir… en JPG, PNG o PDF, 10 MB como máximo) y después firma en cada zona: dibujo, texto manuscrito o imagen. Según los ajustes, vuelve a escribir su nombre, acepta compartir su ubicación, deja un comentario o firma con su propio certificado P12.
4. También puede rechazar, indicando un motivo.

Una vez firmado, el PDF firmado se archiva junto al original y la solicitud pasa al estado Firmada. Si el documento se ha modificado desde la solicitud, la firma se rechaza por seguridad: haga una nueva solicitud sobre la versión correcta.

Seguir las solicitudes

GED › Firmas da acceso a las Solicitudes enviadas, las Solicitudes recibidas (aquellas en las que usted es el firmante) y las Firmas externas (las enviadas a personas de fuera de Dolibarr).

1. El título y el número de solicitudes; el ojo muestra u oculta las solicitudes terminadas.
2. Las vistas: todas, enviadas, recibidas, externas.
3. +: nueva solicitud.
4. Los filtros de cada columna.
5. La referencia de la solicitud (por ejemplo SR2609-0003): un clic abre su ficha.
6. El firmante: usuario o dirección de correo.
7. La fecha límite.
8. El estado: Pendiente, Firmada, Rechazada, Cancelada o Vencido.

En el explorador, la insignia de firma del documento también indica si está pendiente, firmado o si la solicitud ha vencido.

La ficha de una solicitud

1. Las pestañas: Ficha, Documento firmado, Documentos, Notas, Log (el historial de los eventos: envío, apertura, recordatorios, firma).
2. La referencia y el archivo.
3. El estado.
4. La ruta del archivo firmado, con descarga y vista previa.
5. Solicitado por y Firmante.
6. Las fechas: creación, fecha límite, firma, y el mensaje.
7. Verificación de la firma: huellas del documento antes y después de la firma y huella de la firma; Verificado confirma que el documento no se ha modificado desde entonces.
8. Trazabilidad del firmante: nombre escrito, fecha, tiempo pasado en la página, número de intentos, dirección IP, ubicación si se solicitó.
9. Descargar documento firmado y Eliminar.

Mientras está pendiente, la solicitud se puede reenviar (nuevo correo), su enlace se puede copiar para transmitirlo por otra vía, o la puede cancelar su autor (permiso « Cancelar sus propias solicitudes de firma ») o un responsable autorizado. Cuando se ha adjuntado un documento de identidad, un administrador lo marca como verificado después de comprobarlo.

Encontrar lo que ha firmado

GED › Firmas › Mis firmas reúne todos los documentos que ha firmado en FileManager, sea cual sea el medio: editor PDF, editor de imágenes, página de firma de una solicitud, proveedor de firma.

1. Verificar un documento: Seleccionar archivo y después Comprobar.
2. Historial, con el número de firmas.
3. Las columnas: Fecha de la firma, Archivo, Tipo (firma visual, firma digital con certificado, sello de empresa, solicitud de firma), Objeto (la ficha vinculada, si la hay), Origen (el espacio donde estaba el archivo) y Huella (el principio de la huella del archivo firmado; la huella completa aparece al pasar el ratón). Los filtros Archivo y Tipo acotan la lista; la lupa aplica, la cruz borra.
4. Las firmas, de la más reciente a la más antigua; mientras no haya ninguna, la página lo indica.

El verificador responde a la pregunta « ¿este archivo es realmente el que firmé? ». FileManager calcula la huella del archivo que deposita y la compara con su historial; el archivo no se guarda.

• Encontrado en su historial: el mensaje indica el nombre del archivo firmado, la fecha y el tipo de firma. El archivo es idéntico, byte a byte, al que usted firmó.
• Este documento NO está en su historial de firmas: nunca firmó este archivo exacto en FileManager, o se modificó después de la firma (el menor cambio altera la huella), o se firmó en otro lugar.

Firmar con un proveedor: DocuSeal o Yousign

El administrador puede confiar las solicitudes de firma a un proveedor externo en lugar del portal interno: DocuSeal (plataforma de código abierto, alojada por usted o en línea) o Yousign (proveedor francés). La solicitud se crea de la misma manera; FileManager la transmite al proveedor, que envía la invitación y recoge la firma, y después el estado de la solicitud y el documento firmado vuelven a FileManager mediante el enlace de retorno (webhook) declarado en el proveedor. DocuSign no está integrado.

Valor jurídico de las firmas

La firma interna de FileManager es una firma electrónica con pista de auditoría (huellas, sellado de tiempo, dirección IP, identificación por código, documento de identidad si se solicita). Para un valor jurídico reforzado (firma avanzada o cualificada en el sentido del reglamento eIDAS), el administrador puede confiar las solicitudes a un proveedor o utilizar certificados digitales emitidos por una autoridad reconocida. El nivel jurídico depende del proveedor, del plan contratado, de la verificación de identidad y del certificado utilizado: FileManager no atribuye por sí mismo un nivel eIDAS.

19 Combinación de correspondencia: el asistente paso a paso

La combinación de correspondencia produce documentos personalizados a partir de sus datos de Dolibarr: un recordatorio para cada factura vencida, un certificado para un empleado, un presupuesto maquetado con sus líneas, una carta bilingüe según el idioma del cliente… Usted elige una plantilla, una o varias fichas, completa lo que falta, y FileManager redacta el documento —en Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, HTML o PDF— directamente en la GED.

Lo que hay que saber antes de empezar

• Una plantilla es un documento normal en el que algunas partes son variables escritas entre dobles guiones bajos, por ejemplo __SOCIETE_NOM__. Los nombres de las variables son los mismos sea cual sea el idioma de la interfaz. Las plantillas forman la biblioteca de la empresa, gestionada por el administrador (Configuración › Office y PDF › Plantillas de documentos).
• El tema es el tipo de ficha de Dolibarr que aporta los datos: un tercero, un contacto, un usuario, un proyecto, un presupuesto, un pedido, una factura o un envío. Con Entrada manual, usted lo escribe todo.
• Una ficha marcada da un documento; varias fichas marcadas dan un documento cada una (generación por lotes).
• Solo ve las plantillas que el administrador le ha abierto, y solo lee en Dolibarr lo que sus permisos autorizan: una ficha que no puede abrir no rellena ninguna variable.
• Las plantillas entregadas con el módulo se instalan en el idioma del administrador que lo activa (FileManager 4.5.470 o posterior: español, inglés, alemán, italiano o árabe; francés para otro idioma): « Recordatorio de factura », « Certificado », « Presupuesto con estilo »… Una instalación en francés, o anterior a la 4.5.470, conserva las plantillas francesas — « Relance facture », « Attestation », « Devis stylisé » — y las capturas de estos capítulos, tomadas en una demostración instalada en francés, las muestran. Modifíquelas, duplíquelas o suba sus propias plantillas (capítulo Office y PDF).

Iniciar el asistente

1. En el explorador, abra la carpeta donde debe archivarse el documento.
2. Abra Nuevo documento: botón + Nuevo, atajo Mayús+D, o Nuevo documento en el menú de la izquierda.
3. Elija una plantilla marcada Variables. El filtro Con variables muestra solo esas; la búsqueda abarca el nombre, la descripción y el formato.
4. Elija el modo: Rellenar con el asistente (las variables se rellenan desde Dolibarr) o Plantilla en bruto (una simple copia de la plantilla, variables incluidas, para completar a mano).
5. Haga clic en Continuar con el asistente. El asistente se abre en sus cuatro pasos: Tema, Contenido, Vista previa, Terminado.

La propia ventana Nuevo documento se describe en el capítulo Crear e importar.

Paso 1 — Tema: ¿para quién es el documento?

1. Los cuatro pasos; el paso actual aparece en color, los pasos realizados llevan una marca.
2. El tipo de tema. El asistente preselecciona el tema recomendado por la plantilla (aquí Factura) y recuerda el último tema que utilizó con esta plantilla.
3. La búsqueda: referencia, nombre del tercero, población, correo, notas… Varias palabras se suman, en cualquier orden (« industries novapipe » encuentra « NovaPipe Industries SAS »); a menudo se tolera un error de escritura en una sola palabra.
4. Los filtros propios del tipo elegido (véase la tabla más abajo).
5. La lista de fichas: marque una o varias filas. Se muestran las 50 primeras fichas; acote con la búsqueda o los filtros para encontrar las demás.
6. El contador de fichas marcadas.
7. Marcar todos (mostrados) marca toda la lista filtrada; Borrar lo desmarca todo.
8. Continuar — 3 documentos anuncia cuántos documentos se producirán cuando hay varias filas marcadas; con una sola, el botón se llama Siguiente. Queda en gris mientras no haya ninguna fila marcada. Intro hace lo mismo.

Los temas y lo que aportan

La lista completa de las variables, tema por tema, está en el capítulo Escribir una plantilla.

Paso 2 — Contenido: nombre, formato, idioma y campos

La parte superior del paso define el archivo producido.

1. El recordatorio del tema: el tipo y la ficha elegidos, o el número de fichas marcadas.
2. El nombre del archivo, sin extensión (la extensión sigue al formato). Lo propone la plantilla; para un único documento, el asistente añade el nombre de la ficha elegida. Los caracteres \ / : * ? " < > | se rechazan, y el asistente avisa si ya existe un archivo con el mismo nombre en la carpeta.
3. Insertar una variable en el nombre: cada pastilla lleva la etiqueta que la plantilla da a la variable (« Société émettrice », empresa emisora, en la plantilla entregada) y su valor para la primera ficha; un clic la añade al nombre. Aquí Recordatorio __DOC_REF__ dará « Recordatorio FMDEMO-C001-INV-01.docx », « Recordatorio FMDEMO-C002-INV-01.docx », « Recordatorio FMDEMO-C003-INV-01.docx ».
4. El Formato de salida: Editable conserva el formato de la plantilla (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, HTML); PDF convierte el documento. Una plantilla HTML sale en PDF por defecto.
5. El Idioma del documento: Automático toma el idioma de cada destinatario (ficha de tercero, contacto o usuario), y si no, el de la interfaz. Elija un idioma concreto para imponer el idioma de todos los documentos. El idioma fija las fechas, los importes, las etiquetas de Dolibarr (tratamientos, países, forma jurídica) y los bloques bilingües de la plantilla.
6. Agrupar los documentos en una subcarpeta (solo generación por lotes): crea la subcarpeta si no existe, con los permisos de la carpeta actual.
7. El Nombre de la subcarpeta, propuesto a partir de la plantilla.
8. El recordatorio: Se generarán 3 documentos (uno por registro).
9. Anterior vuelve al tema; lo que ha escrito se conserva.
10. Vista previa muestra el documento antes de crearlo.
11. Generar 3 documentos crea los documentos sin pasar por la vista previa. Ctrl+Intro hace lo mismo.

La parte inferior del paso contiene lo que queda por indicar al documento.

1. Un campo Lista: aquí el nivel de recordatorio. La plantilla imprime un párrafo distinto para el 1.^er, el 2.º o el 3.^er recordatorio.
2. Un campo Texto largo opcional: un párrafo añadido a la carta.
3. Campos Texto: el nombre y el puesto del firmante.
4. Rellenado automáticamente: los valores leídos en Dolibarr para la primera ficha, en solo lectura, con la etiqueta que les da la plantilla. Se vuelven a leer para cada ficha en la generación. Cuando falta alguno, una insignia cuenta los valores vacíos y un aviso los nombra (véase más abajo).

Algunas reglas:

• Un campo marcado como obligatorio debe rellenarse: el contador « 2 / 3 obligatorios rellenados » lo recuerda y la generación se rechaza mientras falte alguno (« Rellene los campos obligatorios (1). »).
• Cuando un valor esperado está vacío en Dolibarr —un tercero sin dirección, una factura sin fecha de vencimiento—, el asistente lo nombra: « 1 valor(es) vacío(s): Dirección. Complete la ficha correspondiente en el ERP. » Corrija la ficha y no el documento: los documentos siguientes se beneficiarán de ello. Los datos de su propia empresa (dirección, población, correo de la empresa emisora) se completan en Inicio › Configuración › Empresa/Organización.
• En un lote, los campos que rellena se aplican a todos los documentos; solo cambian de una ficha a otra los valores leídos en Dolibarr y los campos calculados.

Lo que le pide cada tipo de campo

La plantilla « Démo — tous les champs » (demostración: todos los campos) de la biblioteca muestra todos los tipos de campos. Las dos capturas siguientes los recorren.

1. Texto: una línea.
2. Texto largo: un párrafo; los saltos de línea se conservan en el documento.
3. Texto enriquecido: negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas o numeradas, enlace, borrar el formato. El formato se reproduce tal cual en Word, Excel y PowerPoint; una plantilla OpenDocument recibe el texto sin formato.
4. Fecha: un calendario.
5. Número: un número, con el separador decimal de su navegador.
6. Sí/No: una casilla.

1. Lista: una elección entre valores fijados por la plantilla.
2. URL (enlace): una dirección web; una plantilla HTML la convierte en enlace clicable, los demás formatos la escriben en texto plano.
3. Foto: una imagen que recorta y redimensiona antes de insertarla; ocupa el lugar de la variable en el documento (Word, OpenDocument, HTML).
4. Lista múltiple: varias elecciones (Ctrl+clic); el documento recibe los valores separados por comas, por ejemplo « Azul, Verde ».
5. Lista editable: sugerencias, pero puede escribir otra cosa.
6. Autocompletar: texto libre, con sugerencias tomadas de Dolibarr cuando la plantilla indica una fuente (terceros, contactos, productos, usuarios, proyectos, presupuestos, pedidos, facturas).
7. Ref. objeto: escriba dos letras y elija la ficha en la lista (aquí un tercero); el documento recibe su etiqueta.
8. Adjunto: un archivo de 5 MB como máximo; una imagen se inserta en el documento en lugar de la variable, otro archivo escribe allí su nombre.

1. Un campo Dato ERP nunca se escribe: FileManager lo calcula en el servidor para la ficha elegida (aquí el volumen de negocio del año del tercero) y lo muestra con los valores automáticos.
2. Variables calculadas: el resultado de una fórmula, recalculado con cada pulsación (aquí 1250 × 1,2 = 1500). En un lote, la fórmula se recalcula para cada ficha.
3. El recordatorio de los campos Sello de empresa y Firma: no se rellenan en el asistente sino después de la generación, mediante el circuito de firma seguro (con fecha y registro).

Lo que recibe el documento, tipo por tipo

Lo que escribe no siempre se escribe tal cual: el documento recibe un valor legible, en el idioma del documento, mientras que las condiciones de la plantilla ([[SI …]]) comprueban un valor estable, el mismo sea cual sea el idioma. Así, una plantilla escrita para el francés funciona en español sin ningún cambio.

En el nombre del archivo, una fecha se queda en formato AAAA-MM-DD (« Certificado 2026-11-15 »): así los archivos se ordenan cronológicamente.

Un campo también puede aparecer solo bajo una condición (por ejemplo « Motivo del rechazo » solo si « Aceptado » es No): el administrador lo define en la columna Condición de los campos de la plantilla. Mientras sea falsa, el campo se oculta en el asistente, deja de ser obligatorio y el documento lo recibe vacío.

Cómo configura el administrador cada tipo, y el lenguaje de las fórmulas, se describen en el capítulo Campos, fórmulas y datos de Dolibarr.

Componer un paquete

Cuando se elige una sola ficha y el administrador ha definido paquetes para este tipo de ficha, el paso Contenido propone además Componer un paquete: elija el paquete, las partes opcionales y después Componer el paquete. FileManager reúne en un único PDF los documentos de la ficha (presupuesto, condiciones generales de venta, planos, certificados…) y lo archiva en la GED. Véase el capítulo Los paquetes PDF.

Paso 3 — Vista previa: comprobar antes de crear

1. El banner recuerda que todavía no se ha guardado nada y, en un lote, que la vista previa muestra la primera ficha (aquí FMDEMO-C001-INV-01).
2. La barra de la vista previa: ancho completo, pantalla completa, zoom.
3. La fecha del día, escrita por FileManager, precedida por la población de su empresa.
4. Las variables rellenadas: la referencia de la factura en el asunto de la carta.
5. Un bloque condicional: la plantilla solo imprime este párrafo para un 2.º recordatorio.
6. El texto adicional escrito en el paso anterior.
7. Generar 3 documentos (Ctrl+Intro).

Una plantilla Word se muestra directamente en el navegador; un libro o una presentación se convierten a PDF para la vista previa. Para corregir un campo o un error, vuelva al paso Contenido con Modificar: no se ha creado nada.

Paso 4 — Terminado: abrir, archivar, enviar, firmar

Un documento. El asistente muestra « Documento creado », el nombre del archivo, y propone:

• Abrir: un PDF se abre en el editor PDF; un documento Office se abre en el editor en línea (Collabora u ONLYOFFICE) cuando está activado; si no, el explorador va al documento.
• Ver en la carpeta: el explorador muestra la carpeta y selecciona el documento, sin recargar la página.
• Enviar por correo electrónico: abre el formulario de envío con el documento adjunto (capítulo Enviar por correo).
• Solicitud de firma: abre una nueva solicitud de firma sobre el documento (capítulo Firmas electrónicas); un documento editable se convierte primero a PDF, junto al original.
• Nuevo documento con esta plantilla: vuelve a iniciar el asistente con la misma plantilla.

Cuando la plantilla tiene un campo Sello de empresa o Firma, un recordatorio lo anuncia y el botón principal pasa a ser Sellar / firmar ahora: el documento se convierte a PDF si es editable y después el editor PDF se abre en modo firma cuando le toca firmar a usted, o se abre una nueva solicitud de firma cuando el firmante es un tercero, un compañero o una dirección de correo (capítulo Campos, fórmulas y datos de Dolibarr). El envío por correo no se propone antes de la firma.

Varios documentos. Una barra de progreso sigue la generación (« Generando 2 / 3... ») y la lista se llena a medida que avanza, con una marca verde por cada documento creado, y una cruz roja y el motivo para un fallo.

• Detener interrumpe después del documento en curso; los siguientes se marcan « Detenido por el usuario ».
• Reintentar los 2 fallos vuelve a lanzar solo los que han fallado.
• El resumen indica « 3 / 3 documentos creados ».

Cada generación se anota en el historial del módulo, con la plantilla, la ficha, el documento producido y su autor.

Buenas prácticas

• Haga una vista previa antes de una generación por lotes: el primer documento muestra enseguida una variable mal rellenada.
• Genere en una subcarpeta los envíos masivos (recordatorios, certificados anuales): se encuentran, se revisan y se comparten de una vez.
• Elija Editable cuando haya que revisar o completar el documento, PDF cuando sale tal cual.
• Corrija las fichas de Dolibarr, no los documentos: una dirección que falta, corregida en la ficha, sirve para todos los documentos siguientes.
• Una plantilla que falta, un campo mal titulado, un valor que añadir a una lista: pídaselo al administrador, que los configura en la ficha de la plantilla (capítulo Office y PDF).

20 Escribir una plantilla de combinación

Una plantilla de combinación no tiene nada de técnico: es un documento Word, Excel, PowerPoint u OpenDocument o una página HTML, redactado y maquetado como de costumbre, en el que se colocan variables. Este capítulo da todas las variables que rellena Dolibarr, cómo mostrar un pasaje bajo condición, cómo repetir las líneas de un presupuesto o de una factura, y las reglas que evitan sorpresas.

El principio: variables entre dobles guiones bajos

Una variable se escribe en mayúsculas, cifras y guiones bajos, entre dos guiones bajos a cada lado: __SOCIETE_NOM__, __DOC_TOTAL_TTC__, __DATE_TODAY__. En la generación, cada variable se sustituye por su valor.

• Una variable que FileManager conoce (la lista está más abajo) se rellena automáticamente según el tema elegido en el asistente.
• Cualquier otra variable —__ASUNTO__, __IMPORTE_ANTICIPO__, __NOMBRE_OBRA__— se convierte en un campo que rellenar en el asistente. El administrador le da una etiqueta, un tipo (fecha, lista, fórmula…) y un valor por defecto (capítulo Campos, fórmulas y datos de Dolibarr).
• Una variable puede aparecer varias veces: toma el mismo valor en todas partes.

Asunto: Recordatorio — factura __DOC_REF__

Estimado/a señor/a:

Salvo error por nuestra parte, la factura __DOC_REF__ de fecha __DOC_DATE__,
por un importe de __DOC_TOTAL_TTC__, sigue pendiente de pago a día de hoy.

Formatos aceptados

Escribir las variables sin trampas

• Escriba cada variable de una sola vez, sin cambiar de fuente ni de color en medio. Word a veces divide el texto en trozos invisibles; FileManager vuelve a unir las variables divididas en un .docx, pero un archivo OpenDocument no perdona una variable con una parte en negrita.
• Dé formato a la variable entera: si __SOCIETE_NOM__ está en negrita en la plantilla, el nombre del cliente estará en negrita en el documento.
• Ni espacios ni acentos en el nombre de una variable: __NOMBRE_OBRA__, no __Nombre obra__.
• Los bloques [[…]] (condiciones, líneas) también se escriben de una sola vez, en texto normal.
• La numeración de páginas y el índice son funciones del procesador de textos: inserte Número de página y Número de páginas en el pie de página, y un índice basado en los estilos Título 1, Título 2. Actualícelo antes de guardar la plantilla; funciona en el documento producido y en su versión PDF.

Las variables rellenadas automáticamente

Siempre disponibles: su empresa, usted, la fecha, el idioma

Las fechas y los importes se escriben en el idioma del documento: « 17/10/2026 » y « 4.068,00 € » en español, con la notación francesa para un documento en francés. Un valor que falta en la ficha (capital no indicado, sin logotipo) deja el sitio vacío: la variable desaparece sin dejar rastro.

El tercero (temas Tercero, Presupuesto, Pedido, Factura, Envío)

El documento comercial (Presupuesto, Pedido, Factura, Envío)

El contacto, el proyecto

El usuario (tema Usuario: contratos, certificados, adendas)

El panel Combinación de correspondencia: variables y plantillas, en la parte superior de la ficha de cada plantilla, recuerda estas variables. El botón Insertar una variable del editor HTML las propone por grupos: Variables del sistema, variables del objeto vinculado a la plantilla, Campos de la plantilla e Índice (paquete PDF).

Mostrar un pasaje bajo condición

Un bloque condicional solo imprime su texto si una condición es verdadera:

[[SI variable operador valor]] texto si es verdadera [[SINON]] texto si es falsa [[FIN]]

[[SINON]] (si no) es opcional. Los bloques se pueden anidar. La variable se escribe con sus guiones bajos. Las palabras clave SI, SINON y FIN se escriben siempre en francés, en mayúsculas.

Algunas reglas:

• eq, ne e in comparan el texto exactamente, mayúsculas incluidas. Para un campo Lista, la condición acepta tanto el valor de la opción (la parte anterior al | en la configuración del campo) como su etiqueta: con la opción 2|2.º recordatorio, [[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]] y [[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2.º recordatorio]] son ambas verdaderas. Prefiera el valor: no cambia si la etiqueta se traduce o se reformula. Del mismo modo, un campo Sí/No se comprueba con eq 1 (o eq Oui).
• empty, notempty y las comparaciones de números leen el valor escrito, antes de darle formato: una fecha en formato AAAA-MM-DD, un número sin separador de miles (véase « Lo que recibe el documento, tipo por tipo » en el capítulo Combinación de correspondencia).
• gt, ge, lt, le leen los números en la notación del idioma del documento (« 1.250,50 » en español); escriba preferentemente el valor de comparación con un punto (999.99), así funciona sea cual sea el idioma. Un valor que no es un número hace que la condición sea falsa.
• Un bloque puede abarcar varios párrafos. Manténgalo dentro de la misma celda de una tabla, o rodee filas completas: un bloque que empieza dentro de una tabla y termina fuera de ella estropea la maquetación.
• Un bloque mal cerrado (un [[FIN]] olvidado) no se interpreta: sus marcadores quedan visibles en el documento, lo que muestra el error en la primera vista previa.

[[SI __SOCIETE_TVA_INTRA__ notempty]]N.º IVA: __SOCIETE_TVA_INTRA__[[SINON]]IVA no aplicable[[FIN]]

[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 1]]Se trata probablemente de un olvido.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]]Este es nuestro segundo recordatorio.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 3]]Sin pago en un plazo de ocho días, el expediente se transmitirá a nuestro servicio de cobros.[[FIN]]

Una plantilla en varios idiomas

Con el idioma Automático del asistente, cada destinatario recibe el documento en el idioma de su ficha. Basta con una sola plantilla para varios idiomas:

[[SI __LANGUE__ eq es]]Estimado/a señor/a:[[SINON]]Dear Sir or Madam,[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq es]]Le adjuntamos nuestro presupuesto __DOC_REF__.
[[SINON]]Please find enclosed our quotation __DOC_REF__.[[FIN]]

Las fechas, los importes y las etiquetas de Dolibarr siguen el mismo idioma.

Repetir las líneas de un presupuesto, un pedido, una factura

Con un tema Presupuesto, Pedido, Factura o Envío, el documento conoce sus líneas. Rodee una fila de tabla con [[LIGNES]] y [[/LIGNES]]: se repite para cada línea del documento.

El bloque [[TVA]] … [[/TVA]] repite del mismo modo el desglose del IVA, una fila por tipo, con __TVA_TAUX__ (tipo), __TVA_BASE_HT__ (base) y __TVA_MONTANT__ (importe).

• En Word u OpenDocument, escriba [[LIGNES]] al principio de la primera celda y [[/LIGNES]] al final de la última celda de la misma fila de la tabla. La fila de encabezado queda fuera del bloque.
• En una plantilla HTML, el bloque puede rodear una fila <tr>, colocarse en la primera y la última celda (como en Word), o rodear celdas para repetirlas una al lado de otra.
• Se puede colocar una condición en la fila; se evalúa línea por línea: [[SI __LIGNE_REMISE__ ne 0]]-__LIGNE_REMISE__%[[FIN]].
• Excel y PowerPoint no repiten filas: en ellos el bloque simplemente se elimina.
• Con un tema sin líneas (Tercero, Contacto…), el bloque y sus variables desaparecen.

| N.º                     | Descripción     | Cant.                         | Precio unitario  | Total sin IVA                  |
| [[LIGNES]]__LIGNE_NUM__ | __LIGNE_DESC__  | __LIGNE_QTE__ __LIGNE_UNITE__ | __LIGNE_PU_HT__  | __LIGNE_TOTAL_HT__[[/LIGNES]]  |

[[TVA]]IVA __TVA_TAUX__ % sobre __TVA_BASE_HT__: __TVA_MONTANT__[[/TVA]]
[[SI __DOC_REMISE_GLOBALE__ notempty]]Descuento global: __DOC_REMISE_GLOBALE__ %[[FIN]]
Total IVA incluido: __DOC_TOTAL_TTC__

Las plantillas entregadas con el módulo, « Devis stylisé (démo lignes) » (HTML) y « Devis stylisé (Office) » (Word), muestran esta tabla completa, desglose del IVA y totales incluidos.

El índice de un paquete PDF

Una plantilla utilizada como página de índice en un paquete PDF puede contener un bloque [[SOMMAIRE]] … [[/SOMMAIRE]] alrededor de una fila de tabla, con __SOMMAIRE_NUM__, __SOMMAIRE_TITRE__, __SOMMAIRE_PAGE__ y __SOMMAIRE_ROLE__ (número, título, página, función): cada parte del paquete aparece en él con su número de página real, y cada fila se convierte en un enlace clicable hacia su parte. Fuera de un paquete, el bloque no muestra nada.

El nombre de los documentos producidos

En la ficha de la plantilla, el Formato del nombre de archivo fija el nombre propuesto por el asistente; acepta las variables de la plantilla, resueltas para cada ficha: Certificado - __SOCIETE_NOM__, Presupuesto __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__, Contrato __EMP_LASTNAME__ __EMP_FIRSTNAME__. Sin formato, se propone el nombre de la plantilla. Los caracteres prohibidos en un nombre de archivo se sustituyen.

Cuando el documento no es el esperado

21 Campos, fórmulas y datos de Dolibarr

Cada variable que una plantilla no conoce de antemano se convierte en un campo del asistente. Para cada una, el administrador decide lo que verá el usuario: una sola línea, una lista, un calendario, una foto que recortar, un valor calculado por una fórmula o una cifra sacada de la contabilidad. Este capítulo describe el editor de campos, los 18 tipos, los datos calculados por Dolibarr y el lenguaje de las fórmulas.

El editor de campos

Abra Configuración › Office y PDF › Plantillas de documentos y después la plantilla. La sección Campos a completar, en la parte inferior de la ficha, enumera las variables encontradas en el archivo, una fila por variable. Se actualiza cada vez que se guarda el archivo: una variable añadida a la plantilla aparece en ella, una variable quitada desaparece, y los ajustes de las demás se conservan.

1. La variable, tal como está escrita en la plantilla.
2. La etiqueta que el asistente muestra encima del campo.
3. El tipo de campo (véase la tabla más abajo).
4. Opciones / Fuente: las opciones de una lista, la fuente de una búsqueda en Dolibarr, el firmante de una firma o el dato ERP que calcular.
5. Obligatorio: el asistente se niega a generar mientras el campo esté vacío.
6. Predeterminado: el valor propuesto al principio.
7. Para un campo Calculado, la columna Predeterminado contiene la fórmula, y el botón de la calculadora abre el Asistente de fórmulas.
8. Para un campo Dato ERP, el dato que calcular y, para el volumen de negocio, la base (sin IVA o con IVA) y el periodo.

La última columna, Condición, solo pide el campo cuando otro valor lo justifica. Se escribe como una condición de bloque, sin los corchetes: __TIPO_CONTRATO__ eq TEMPORAL solo pide la fecha de fin para un contrato temporal. Un campo oculto por su condición queda vacío en el documento.

1. Las opciones de una lista: valor|Etiqueta separadas por comas. La etiqueta se muestra en el asistente; el valor es lo que recibe el documento y lo que comprueban las condiciones.
2. Un Autocompletar sin fuente: un simple texto libre con el valor por defecto.
3. Una Ref. objeto con la fuente societe: el asistente busca en los terceros.
4. Un campo Sello de empresa.
5. Un campo Firma y su firmante.
6. Grabar conserva los ajustes; Anular los descarta; Eliminar quita la plantilla de la biblioteca (tras confirmación).

Los 18 tipos de campos

Sello y firma

Estos dos tipos no rellenan ningún texto: anuncian que, una vez producido, el documento debe sellarse o firmarse mediante el circuito de firma de FileManager (con fecha, registrado, verificable; capítulo Firmas electrónicas). El documento se produce en el formato elegido; si es editable, se convierte a PDF en el momento de la firma, junto al original. El firmante de un campo Firma se elige en la columna Opciones:

Un campo Sello de empresa lo aplica siempre usted, con el sello de empresa configurado por el administrador (capítulo Configuración de las firmas).

Los datos calculados por Dolibarr (Dato ERP)

Un campo Dato ERP nunca se escribe: FileManager lo calcula en el servidor, en la generación, para el tercero del tema: el propio tercero, o el cliente del presupuesto, pedido, factura o envío elegido. El cálculo respeta sus permisos: sin el permiso de leer los terceros (o los presupuestos, los pedidos), el campo queda vacío.

Las fórmulas

Un campo Calculado evalúa una fórmula como lo hace una hoja de cálculo. La fórmula puede utilizar los campos escritos, las variables rellenadas automáticamente y los datos ERP; se recalcula con cada pulsación en el asistente, y para cada ficha de una generación por lotes.

• Una variable se escribe tal cual: __IMPORTE_SIN_IVA__.
• Un texto se escribe entre comillas dobles: "Cuenta clave".
• El separador de argumentos es el punto y coma ; (también se acepta la coma); el separador decimal es el punto: * 1.21.
• Operadores: + - * / % y las comparaciones = <> < <= > >=, que dan 1 (verdadero) o 0 (falso). Una división por cero da 0.
• Un campo escrito como texto se convierte con NOMBRE() (NUMBER()) antes de un cálculo: el asistente de fórmulas lo señala cuando se utiliza una variable de texto en un cálculo.
• Las funciones numéricas devuelven un número en bruto (1234.57). En el documento, un resultado con decimales se escribe en el idioma del documento (« 1.234,57 »); un resultado entero se queda tal cual (« 2026 »).
• Las funciones tienen nombres franceses, como en una hoja de cálculo francesa; las más habituales aceptan también su nombre inglés: IF, CHOOSE, AND, OR, NOT, ISBLANK, IFBLANK, CONTAINS, STARTS_WITH, ENDS_WITH, UPPER, LOWER, CONCATENATE, LEN, LEFT, RIGHT, MID, REPLACE, SUBSTITUTE, ROUND, SUM, NUMBER, TEXT. La tabla siguiente da el nombre inglés entre paréntesis cuando existe. No hay nombres en español.

El asistente de fórmulas

1. La búsqueda de una variable o de una función.
2. Las Variables disponibles (con su tipo: texto, número, fecha) y después las Funciones, por familias. Un clic en una variable la inserta en el cursor; un clic en una función muestra su ficha.
3. La fórmula.
4. La comprobación: Fórmula válida, o el error y su posición.
5. La ficha de la función: su sintaxis, lo que hace, un ejemplo e Insertar esta función.
6. El Probador: un valor de ejemplo para cada variable de la fórmula.
7. El Resultado con estos valores.
8. El recordatorio de los operadores y del separador.
9. Anular o Aplicar la fórmula al campo (no olvide después Grabar la plantilla).

Las 43 funciones

Fórmulas útiles

La plantilla entregada « Démonstrateur — formules avancées » muestra descuento, neto, IVA, importe con IVA, conversión a letras, formato de textos y condiciones, lista para copiar.

22 Combinación de correspondencia: ejemplos paso a paso

Siete casos prácticos, del más sencillo al más completo. Cada uno da el texto de la plantilla, los ajustes de los campos y los pasos en el asistente. Las plantillas marcadas como « entregadas » ya existen en la biblioteca de una instalación nueva, en francés; las demás se crean en unos minutos en Word o en el editor HTML de la ficha de la plantilla.

1. Reclamar todas las facturas vencidas de una vez

Plantilla: « Recordatorio de factura » (entregada, Word; « Relance facture » en una instalación en francés o anterior a la 4.5.470). Tema: Factura.

1. Abra la carpeta donde deben archivarse los recordatorios (por ejemplo Contabilidad / Recordatorios) y después Nuevo documento, plantilla « Recordatorio de factura » (o « Relance facture »), Rellenar con el asistente.
2. Paso Tema: Factura ya está elegido. Ponga Pago en Vencidas y después Marcar todos (mostrados).
3. Paso Contenido: llame a los archivos Recordatorio __DOC_REF__, marque Agrupar los documentos en una subcarpeta y póngale la fecha, por ejemplo « Recordatorios 2026-10 ». Elija PDF si los recordatorios salen tal cual.
4. Elija el nivel de recordatorio (campo Niveau de relance), añada un texto adicional si hace falta y rellene el firmante.
5. Vista previa para revisar el primero y después Generar.

La plantilla solo imprime el párrafo del nivel elegido:

[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 1]]Se trata probablemente de un olvido por su parte.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]]Este es nuestro segundo recordatorio. Le rogamos que abone esta
factura lo antes posible.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 3]]Sin pago en un plazo de ocho días, nos veremos obligados a transmitir
el expediente a nuestro servicio de cobros.[[FIN]]

2. Un certificado de empresa para un empleado

Plantilla: por crear (Word). Tema: Usuario. Categoría de la plantilla: Usuarios, para que el asistente proponga directamente este tema.

__COMPANY_LOGO__
__COMPANY_NAME__ — __COMPANY_FORME_JURIDIQUE__ con un capital de __COMPANY_CAPITAL__
__COMPANY_ADDRESS__, __COMPANY_ZIP__ __COMPANY_TOWN__ — CIF __COMPANY_IDPROF1__

CERTIFICADO DE EMPRESA

D./D.ª __COMPANY_MANAGERS__, en nombre de __COMPANY_NAME__, certifica que
[[SI __EMP_GENDER__ eq woman]]D.ª[[SINON]]D.[[FIN]] __EMP_FIRSTNAME__ __EMP_LASTNAME__,
nacido/a el __EMP_BIRTHDATE__, presta servicios en nuestra empresa desde el __EMP_HIREDATE__
como __EMP_JOB__, con una jornada de __EMP_WEEKLYHOURS__ horas semanales.
[[SI __EMP_HIREDATE_END__ notempty]]Su contrato finaliza el __EMP_HIREDATE_END__.[[FIN]]

Y para que conste a los efectos oportunos, se expide el presente certificado.

En __COMPANY_TOWN__, a __DATE_TODAY__.
__FIRMA_DIRECCION__

Ajustes de los campos: __FIRMA_DIRECCION__ de tipo Firma (formal), firmante Yo mismo (firmar ahora). Todas las demás variables se rellenan a partir de la ficha del empleado y de la de la empresa.

1. Asistente: tema Usuario, marque el empleado.
2. Formato Editable si hay que revisar el certificado, y si no, PDF.
3. Al final, Sellar / firmar ahora abre el editor PDF en modo firma: firme y guarde. El documento firmado se puede verificar desde su ficha de firma.

3. Un presupuesto maquetado, con sus líneas y su desglose de IVA

Plantillas: « Devis stylisé (Office) » (entregada, Word) o « Devis stylisé (démo lignes) » (entregada, HTML). Tema: Presupuesto.

1. Asistente: tema Presupuesto (propuesto automáticamente por la categoría de la plantilla), marque el presupuesto.
2. Dé al archivo un nombre significativo, por ejemplo Presupuesto __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__; el administrador puede indicarlo como Formato del nombre de archivo de la plantilla para que se proponga automáticamente.
3. Rellene el firmante « Bon pour accord » (conforme) y compruebe la vista previa: una fila de tabla por línea del presupuesto, y después el desglose por tipo de IVA y los totales.

Para adaptarlo a su imagen, copie el archivo Word, cambie los colores, la fuente y el logotipo, y súbalo como plantilla nueva. El núcleo de la tabla cabe en una sola fila:

| [[LIGNES]]__LIGNE_DESC__ | __LIGNE_QTE__ __LIGNE_UNITE__ | __LIGNE_PU_HT__ | __LIGNE_TOTAL_HT__[[/LIGNES]] |

Añada una columna « Descuento » que solo se rellene cuando la línea tiene un descuento: [[SI __LIGNE_REMISE__ ne 0]]-__LIGNE_REMISE__%[[FIN]].

4. Una carta en el idioma de cada cliente

Plantilla: por crear. Tema: Tercero o Contacto. Cada ficha de tercero lleva su idioma (campo Idioma por defecto de Dolibarr).

__COMPANY_NAME__                                         __SOCIETE_NOM__
                                                         __SOCIETE_ADDRESS__
                                                         __SOCIETE_ZIP__ __SOCIETE_TOWN__

[[SI __LANGUE__ eq es]]Asunto: nuestro nuevo horario[[SINON]]Subject: our new opening hours[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq es]]Estimado/a señor/a:[[SINON]]Dear Sir or Madam,[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq es]]A partir del __FECHA_EFECTO__, nuestras oficinas abrirán de 8:00 a 18:00.
[[SINON]]From __FECHA_EFECTO__, our offices will be open from 8 am to 6 pm.[[FIN]]

En el asistente, deje Idioma del documento en Automático y marque todos los clientes: cada uno recibe su versión, con la fecha __FECHA_EFECTO__ escrita al modo de su idioma.

5. Agradecer a los mejores clientes su volumen de negocio

Plantilla: por crear. Tema: Tercero, filtro Relación: Clientes.

Estimado/a señor/a:

Este año, __SOCIETE_NOM__ nos ha confiado pedidos por valor de __VN_N__: gracias por su confianza.
A partir de ahora es usted « __CATEGORIA__ » de nuestra red.
[[SI __CRECIMIENTO__ gt 0]]Su actividad con nosotros ha crecido un __CRECIMIENTO__ % en un año.[[FIN]]

En el asistente, las fórmulas se recalculan para cada cliente del lote; un cliente sin factura este año obtiene 0 y la categoría « Cliente fiel ».

6. Un reconocimiento de deuda con plazos

Plantilla: por crear. Tema: Tercero o Entrada manual.

El/la abajo firmante, en representación de __SOCIETE_NOM__, reconoce adeudar a __COMPANY_NAME__ la suma de
__IMPORTE_LETRAS__ (__IMPORTE__ €), que se compromete a reembolsar a más tardar el
__FECHA_LIMITE__[[SI __NUM_CUOTAS__ gt 1]], en __NUM_CUOTAS__ cuotas mensuales de __CUOTA__ €[[FIN]].

Con 4500, « cuatro mil quinientos euros » y tres cuotas, el documento escribe « cuatro mil quinientos euros (4.500 €) … en 3 cuotas mensuales de 1500 € »: el campo Número se escribe con el separador de miles del idioma, mientras que un resultado calculado entero se queda tal cual. Para un documento en francés, el campo calculado EN_LETTRES(NOMBRE(__IMPORTE__)) escribe por sí solo el importe en letras (« quatre mille cinq cents euros »).

7. Un contrato sellado por la empresa y firmado por el cliente

Plantilla: por crear (Word). Tema: Tercero. Dos campos formales al pie del contrato:

1. Genere el contrato (Editable, para poder revisarlo).
2. Al final del asistente, Sellar / firmar ahora: FileManager convierte el contrato a PDF y abre una nueva solicitud de firma, ya que el firmante es el cliente. Indique su dirección de correo, coloque la zona de firma y envíe.
3. Aplique el sello de la empresa desde el editor PDF (herramienta Firma, Sellos de empresa), antes o después de la firma del cliente según su procedimiento.
4. Siga la solicitud en GED › Firmas › Solicitudes enviadas; los recordatorios automáticos se envían al ritmo fijado por el administrador.

El circuito de firma, el sello y el certificado de la empresa se describen en los capítulos Firmas electrónicas y Configuración de las firmas.

23 Los paquetes PDF

Un paquete reúne varios documentos en un único PDF numerado, con índice y marcadores: portada, presupuesto, condiciones generales de venta, fichas técnicas… Se define una vez por tipo de ficha (por ejemplo « Presupuesto completo » para los presupuestos) y después se genera con un clic. Incluso puede convertirse en el PDF oficial de los presupuestos.

Generar un paquete

En la ficha del presupuesto, la elección del paquete y de las partes se recuerda para este presupuesto y la reutilizan las regeneraciones automáticas (validación, modificación de las líneas). El paquete oficial no se modifica.

Definir un paquete (administrador)

Los paquetes se gestionan en Configuración › Office y PDF › Paquetes PDF.

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas de Office y PDF.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. Filtrar por tipo de objeto.
5. +: nuevo paquete.
6. La referencia: un clic abre la ficha del paquete.
7. La insignia oficial: el paquete que utiliza el modelo fmbundle.
8. El número de partes.
9. El estado: solo un paquete activo se propone en la generación.

La ficha de un paquete

1. Las subpestañas de Office y PDF.
2. Ref.
3. Etiqueta: título por defecto del PDF producido.
4. Tipo de objeto: el tipo de ficha al que se aplica el paquete; decide qué plantillas se proponen y qué variables están disponibles.
5. Estado: activo o no.
6. Paquete oficial del modelo PDF de presupuestos (fmbundle): uno solo por entidad.
7. Opciones de composición (véase más abajo).

Las opciones de composición

1. Índice: una página de índice, en la que cada entrada es un enlace hacia su parte.
2. Estilo: Clásico (líneas de puntos), Moderno (círculos numerados), Tabla (filas alternas), Minimalista (espaciado, sin puntos); se vuelve a dibujar una vista previa. El título, el color de acento y el tamaño del texto se ajustan encima y debajo.
3. Posición del índice: después de la primera parte (portada) o al principio del documento.
4. Numeración continua de páginas: un número en cada página del paquete; formato (Automático, en el idioma del documento, o un formato fijo: « Page {PAGE} / {TOTAL} », « {PAGE} / {TOTAL} »…).
5. Posición del número: se elige sobre una minipágina (arriba o abajo, a la izquierda, en el centro o a la derecha); vista previa de una página impar / una página par.
6. Doble cara (alternar izquierda/derecha): intercambia izquierda y derecha en las páginas pares.
7. Ocultar la paginación de los documentos Dolibarr: elimina el « n / N » de los modelos de Dolibarr incluidos, para conservar solo la numeración del paquete.
8. Banner (imagen de cabecera): una imagen colocada en la parte superior o inferior de las páginas.

Otros ajustes de la numeración: distancia a los bordes, tamaño, color, negrita, número inicial (Empezar en) y Fondo opaco (oculta lo que hay debajo, útil cuando el pie de página de un documento de Dolibarr se superpone al número).

El acabado y las partes

1. Fuente del índice y de la numeración.
2. Marcadores (uno por parte) y Abrir el PDF con los marcadores visibles.
3. Impresión a doble cara: cada parte empieza en una página impar (se insertan páginas en blanco si hace falta).
4. Las propiedades del archivo PDF: título, autor, asunto, palabras clave (se aceptan variables).
5. Fondo de página: un PDF, PNG o JPEG dibujado bajo cada página (papel con membrete), con opacidad y alcance.
6. Partes del paquete.
7. Una parte: su rol (Portada, Presupuesto, Condiciones generales…), su origen y el archivo o la plantilla correspondiente.
8. Sus opciones: Incluir en el índice, Incluir en la numeración de páginas, Aplicar el banner, Aplicar el fondo de página, A elegir en la generación.
9. Sus condiciones de inclusión: Idiomas, Condición, Páginas.
10. La papelera quita la parte.

La parte inferior de la ficha

1. Las flechas cambian el orden de las partes.
2. Título en el índice (opcional): si no, el rol de la parte.
3. Añadir una parte.
4. Objeto de la vista previa y Vista previa: compone el paquete sobre esta ficha sin guardar nada.
5. Grabar.
6. Anular.
7. Eliminar el paquete.

Hacer del paquete el PDF oficial de los presupuestos

1. En la ficha de un paquete activo de tipo presupuesto, marque Paquete oficial del modelo PDF de presupuestos (fmbundle). Compruébelo con Vista previa sobre un presupuesto existente.
2. En Configuración › Módulos › Presupuestos, sección de los modelos de documentos, active fmbundle (y, si lo desea, defínalo como modelo por defecto).
3. En una ficha de presupuesto, elija el modelo fmbundle y después Generar.

24 La bandeja de documentos en una ficha

La bandeja es un panel de documentos que se abre a la izquierda de cualquier ficha de Dolibarr: presupuesto, pedido, factura, envío, proyecto, tercero, contrato, intervención, producto… Muestra los archivos de la ficha y, si el administrador lo desea, los de las fichas vinculadas, con vista previa, sin salir de la ficha. En ella se sube, se lee, se envía y se firma: todo lo que hace el explorador, justo al lado de la ficha.

Abrir y cerrar la bandeja

En las fichas activadas por el administrador, junto a la referencia aparece un botón Documentos con el número de documentos. Un clic abre la bandeja; un segundo clic la cierra. FileManager recuerda, ficha por ficha, si la dejó abierta: al volver a la ficha, la encuentra en el mismo estado. Cuando el administrador lo ha configurado así, el menú izquierdo de Dolibarr se pliega mientras la bandeja está abierta y vuelve al pasar el ratón (o con el botón Mostrar menú).

1. El botón Documentos y el número de documentos.
2. La barra de herramientas (detallada más abajo).
3. Buscar... filtra el árbol a medida que escribe; la flecha circular recarga la lista.
4. Guardar como «REF-archivo.ext»: antepone la referencia de la ficha a los archivos subidos.
5. El árbol de documentos: la ficha, sus subcarpetas, y después las fichas vinculadas (aquí el pedido creado a partir del presupuesto) y sus documentos.
6. La barra del visor: páginas, zoom, rotación, anotación, descarga, impresión.
7. El visor: el documento seleccionado.

La barra de herramientas

El árbol de documentos

• La primera rama lleva la referencia de la ficha y contiene sus documentos, incluido el PDF generado por Dolibarr.
• Las subcarpetas del directorio de la ficha aparecen cuando el administrador las ha activado.
• Las fichas vinculadas (el pedido de un presupuesto, las facturas de un pedido, el envío…) forman ramas aparte, con su tipo, su referencia y su número de documentos, cuando el administrador ha activado Mostrar los documentos de los objetos vinculados. Sus documentos se abren igual que los de la ficha.
• Al pasar el ratón se muestra la ficha de identidad del archivo; unas pequeñas marcas señalan un documento compartido, con versiones o firmado.
• Arrastre archivos desde su ordenador al árbol: la zona cambia de color (« Arrastrar archivos aquí ») y los archivos se suben a los documentos de la ficha.

Añadir un enlace web

Un enlace a un documento que está en otro lugar (un sitio web, un espacio compartido, un archivo en la nube) se archiva con los documentos de la ficha.

1. La dirección: http, https, file o davs. Una dirección rechazada se señala debajo del campo.
2. La etiqueta, opcional; sin etiqueta, se muestra la dirección.
3. Añadir el enlace (o Intro); Anular cierra el panel.

El enlace aparece debajo de los documentos de la ficha; un clic lo abre en una pestaña nueva. Dos enlaces no pueden tener la misma etiqueta en una ficha.

El menú contextual de la bandeja

Un clic derecho en un documento de la bandeja abre el menú de FileManager, adaptado al tipo de archivo y a sus permisos. Para un PDF:

• Vista previa: el documento a tamaño completo.
• Editar el PDF: el editor PDF (capítulo El editor PDF).
• Herramientas PDF: Comprimir el PDF, Reparar el PDF, Dividir el PDF, Combinar PDF (capítulo Las herramientas PDF).
• Descargar, Enviar por correo electrónico, Compartir documento.
• Firmas: Firmar documento, Solicitar una firma.
• Renombrar, Eliminar.
• Gestionar permisos del archivo.
• Agregar a documentos con validez: seguir su fecha de vencimiento (capítulo Documentos con fecha de validez).
• Versiones de archivos.

Para una imagen, Editar imagen abre el editor de imágenes; para un documento Office, Editar con Collabora (u ONLYOFFICE) lo abre en línea y Convertir a PDF lo convierte en PDF; un archivo de texto propone Editar el texto. Las entradas que sus permisos no autorizan no aparecen; un usuario con acceso de solo lectura ve Solicitar acceso.

En un teléfono

En una pantalla pequeña, la bandeja ocupa todo el ancho: primero la lista de documentos, y después la vista previa, que se abre al tocar (« Toque para ver ») y se cierra para volver a la lista. El modo flotante (Fijar la vista previa) no existe en el teléfono.

Ajustes del administrador

En Configuración › Integración ERP › Fichas de objetos, el administrador elige las fichas que reciben la bandeja (por familias: ventas, proveedores, logística, productos y servicios, RR. HH., terceros, módulos personalizados…), y activa la visualización de las subcarpetas, de los documentos de los objetos vinculados y el plegado automático del menú izquierdo (capítulo Integración ERP).

25 Los documentos de una ficha de Dolibarr

Además de la bandeja, FileManager enriquece la propia ficha: la tabla de archivos vinculados de Dolibarr recibe su menú contextual, la ficha gana versiones que se pueden volver a cargar, botones de firma, una alerta cuando falta un documento obligatorio y un enlace directo a su carpeta en la GED.

El menú contextual de los archivos vinculados

En la pestaña Documentos de cada ficha, y en el bloque de los archivos generados en la parte inferior de la ficha, un clic derecho en un archivo abre el menú de FileManager en lugar del del navegador.

1. La pestaña Documentos de la ficha, con el número de documentos.
2. El menú: las mismas acciones que en la bandeja: vista previa, edición del PDF, herramientas PDF, descarga, envío por correo, uso compartido, firmas, cambio de nombre, eliminación, permisos, seguimiento de validez, versiones del archivo.

Así se puede renombrar, firmar, compartir o versionar el documento de una ficha sin abrir el explorador. El administrador puede desactivar este menú para recuperar el del navegador.

Las pestañas Documentos y Archivos

• Ocultar la pestaña Documentos: cuando la bandeja está activada para un tipo de ficha, el administrador puede ocultar la pestaña nativa de Dolibarr, para que todo pase por FileManager.
• Pestaña Archivos: una pestaña añadida a las fichas (presupuestos, pedidos, facturas…) enumera los archivos de la ficha, señala el Documento principal (el PDF generado por Dolibarr), propone para cada archivo la descarga, la vista previa y la eliminación, y agrupa debajo las versiones de la ficha. Sus botones de importación directa de documentos y Crear una versión suben archivos y congelan el estado de la ficha.

Las versiones de una ficha

En los presupuestos, pedidos, facturas, solicitudes de precio a proveedor, pedidos a proveedor y facturas de proveedor, el botón Versiones se añade a los botones de acción (y a la barra de la bandeja). Una versión congela el estado de la ficha: sus líneas, sus condiciones (fechas, condiciones y forma de pago, descuentos, notas, modelo de documento, moneda) y una copia de su PDF.

• Guardar versión, con una etiqueta opcional (« Antes del descuento negociado »), guarda el estado actual.
• La lista muestra para cada versión su número, su fecha, su autor, su importe sin IVA, su número de líneas, su margen y sus notas; la versión actual lleva la marca Versión actual.
• Cargar esta versión sustituye, tras confirmación, las líneas y las condiciones de la ficha por las de la versión, y recalcula los totales. Es la forma de volver a un presupuesto anterior después de una negociación. Dolibarr solo acepta modificar las líneas de una ficha en borrador: vuelva a poner la ficha en borrador antes de cargar.
• Una versión se puede eliminar.

El administrador también puede hacer que se cree una versión automáticamente en cada generación del documento de la ficha, o solo cuando cambian el estado, el importe o el número de líneas (capítulo Las versiones de los documentos), donde también se muestra la ventana de las versiones.

Firmar desde la ficha

Cuando el administrador ha activado los botones de firma para este tipo de ficha (capítulo Configuración de las firmas) y la ficha está validada:

• Solicitar una firma abre una solicitud sobre el PDF de la ficha, mientras no esté firmado.
• Una insignia junto a la referencia indica Firma pendiente o Firmada.
• Estado de la firma, con el número de solicitudes pendientes, abre el detalle de las solicitudes: firmantes, estados, fechas.

Los documentos que faltan

Cuando hay un árbol de documentos obligatorios definido para este tipo de ficha (tercero, contacto, usuario, proyecto, presupuesto, pedido, factura, contrato, miembro, ticket, intervención, envío; capítulo Árboles de carpetas y automatización), la ficha muestra una alerta en la parte superior: « 2 documento(s) obligatorio(s) faltante(s) y 1 documento(s) recomendado(s) », en naranja si falta un documento obligatorio, en azul si solo faltan recomendados. FileManager reconoce un documento por su nombre (código, sinónimos) y su extensión: nombre los archivos con el código del documento, por ejemplo KBIS_2026.pdf o RIB.pdf. La lista completa de los documentos que faltan está en el explorador, botón Faltantes (capítulo Buscar y encontrar).

Enviar un correo con los documentos de la ficha

Cuando el administrador activa la Selección de archivos para correos electrónicos, el formulario Enviar e-mail de una ficha muestra la lista Archivos de la bandeja de documentos: todos los archivos de la ficha, con el documento principal señalado, que se marcan para adjuntarlos al mensaje además del documento que propone Dolibarr.

Generar un paquete desde la ficha

Cuando existe un paquete PDF para este tipo de ficha, aparece en la lista de modelos de documento del bloque de generación de la ficha: elíjalo, elija las partes opcionales y después Generar. El PDF montado se convierte en el documento de la ficha (capítulo Los paquetes PDF).

Vincular una carpeta de la GED a una ficha

Vincular una carpeta a una ficha convierte esta carpeta en una « ventana » sobre los documentos de la ficha: muestra los documentos del objeto, y lo que se deposita en ella se archiva en los documentos del objeto (y aparece en su ficha). Es práctico para clasificar una obra o un cliente en el árbol de la GED sin dejar de tener los documentos en la ficha de Dolibarr.

1. Clic derecho en una carpeta vacía de la GED, Vincular a un objeto… (se necesita el permiso de configuración). Se recuerda la carpeta afectada 1.
2. Elija el Tipo de objeto 2: tercero, proyecto, presupuesto, pedido, factura, contrato, envío, solicitud de precio a proveedor, pedido a proveedor o factura de proveedor.
3. En Objeto 3, escriba al menos dos caracteres de la referencia o del nombre y después elija la ficha en la lista 4.
4. Haga clic en Vincular 5 (o en Anular 6).

La carpeta lleva entonces una insignia de vínculo. En la ficha de Dolibarr, un botón Carpeta GED: nombre de la carpeta abre esta carpeta en el explorador. Quitar el vínculo con el objeto, en el mismo menú, devuelve a la carpeta su propio contenido.

El administrador también puede vincular una carpeta a todo un tipo de objetos (todas las facturas, por ejemplo), y los modelos de árbol de carpetas crean, para cada tercero o proyecto nuevo, carpetas ya vinculadas (capítulo Árboles de carpetas y automatización).

Abrir los documentos de una ficha en el explorador

En las fichas de Dolibarr (tercero, proyecto, pedido, factura, producto, ticket, orden de fabricación…), Abrir en la GED abre el explorador sobre los documentos de la ficha y de sus fichas vinculadas; para un tercero o un proyecto, también sobre los de todos sus documentos comerciales (presupuestos, pedidos, facturas, carpetas vinculadas). El filtro Ficha ya está aplicado (capítulo Buscar y encontrar). Desde el explorador, la entrada Ver el objeto vinculado del menú contextual hace el camino inverso: abre la ficha de Dolibarr de un documento.

26 El visor automático de las listas

En las listas de Dolibarr (presupuestos, pedidos, facturas, envíos…), el visor automático muestra el PDF de la fila que está bajo el ratón en un panel a la izquierda. Así se pueden recorrer cincuenta facturas viéndolas desfilar, sin abrir ni una sola ficha.

Dónde encontrarlo

El visor existe en las listas de presupuestos, pedidos, facturas, envíos, recepciones, solicitudes de precio a proveedores, pedidos a proveedores y facturas de proveedores, contratos, intervenciones y proyectos, para los tipos que haya elegido el administrador. Exige el permiso de lectura de la GED.

Utilizarlo

1. El botón del ojo (Mostrar/Ocultar panel de vista previa), junto al título de la lista, abre o cierra el visor; aparece tachado cuando el visor está abierto. La elección se recuerda para cada tipo de lista.
2. La fila cuyo PDF se muestra. Pase el ratón por una fila: su PDF aparece al cabo de un instante. Un clic en la fila (en cualquier sitio salvo en un enlace) lo muestra al momento.
3. La referencia del documento mostrado.
4. Los botones del panel, de izquierda a derecha: Mostrar menú (el menú izquierdo de Dolibarr, al que sustituye el visor), Descargar el PDF, Fijar la vista previa, Pantalla completa, Cerrar.
5. La vista previa del PDF, con la barra del lector (páginas, zoom, impresión).

• Las flechas ↑ y ↓ pasan a la fila anterior o siguiente, cuando el cursor no está en un campo de búsqueda.
• Fijar la vista previa separa el panel en una ventana flotante, que se mueve por encima de la lista; un segundo clic lo vuelve a colocar a la izquierda.
• Pantalla completa abre el PDF por encima de la página; Esc o la cruz lo cierran.
• El visor muestra el PDF generado por Dolibarr para la fila (el documento « referencia.pdf » de la ficha). Para una fila cuyo PDF todavía no se ha generado, el panel lo indica e invita a generarlo desde la ficha.

Ajustes del administrador

En Configuración › Integración ERP › Fichas de objetos, sección Visor automático, el administrador activa la función y elige las listas que la reciben (capítulo Integración ERP).

27 Fabricación, lotes y dosier de trazabilidad

Para una empresa que fabrica (con la norma ISO 9001, por ejemplo), FileManager conserva el rastro documental de cada producto entregado: las versiones de las órdenes de fabricación, de las listas de materiales y de los envíos, los documentos de cada lote o número de serie y, bajo demanda, un dosier de trazabilidad: un único PDF que reúne todos los documentos de una orden de fabricación o de un envío y de todo lo que está ligado a ellos.

Lo que FileManager aporta a la fabricación

Versiones de las órdenes de fabricación, listas de materiales y envíos

Como para un presupuesto o una factura, FileManager puede crear una versión de la ficha cada vez que se genera su documento. La versión contiene una copia del PDF generado (o del documento de la lista de materiales, producido por un modelo ODT) y el estado de la ficha en ese momento: referencia, estado, líneas.

1. Un administrador abre Configuración › Ciclo de vida › Versiones (capítulo Ciclo de vida).
2. Activa el Versionado automático de objetos y después marca, en Objetos que se versionarán automáticamente, Órdenes de fabricación (solo consulta), Listas de materiales (solo consulta) y/o Envíos (solo consulta). Estas filas solo aparecen si el módulo de Dolibarr correspondiente está activado.
3. Elige la Estrategia de creación. Estas fichas no tienen importe: la estrategia « Inteligente » crea una versión cuando cambian el estado o las líneas; « En cada generación de documento » conserva cada generación.
4. Guarda.

A partir de entonces, cada generación del PDF desde la ficha crea una versión, según la estrategia elegida. El botón Versiones de la ficha las enumera: número, fecha, autor, etiqueta, y el documento de cada versión para descargar.

Los documentos de los lotes y números de serie

La bandeja de documentos (capítulo La bandeja de documentos en una ficha) se puede mostrar en la ficha de un lote o de un número de serie: certificados de materiales, informes de control, fotos, fichas de seguimiento quedan al alcance de la mano.

1. Un administrador abre Configuración › Integración ERP › Fichas de objetos y marca Lotes / números de serie en los objetos activados (capítulo Integración ERP).
2. En la ficha de un lote (Productos › Lotes/Series), la bandeja muestra los documentos del lote, archivados en la carpeta de documentos que Dolibarr da al lote.

Los permisos son los de Dolibarr: hace falta el permiso de consultar productos para ver los documentos de un lote, y el de crear o modificar productos para añadirlos, como en la pestaña Documentos del lote.

También se puede desplegar automáticamente un árbol de carpetas al crear un lote o un número de serie, con las variables del lote (__LOT_NUMBER__, __LOT_ID__, la referencia y la etiqueta del producto): capítulo Árboles de carpetas y automatización.

Proteger la revisión aprobada

Una versión de archivo se puede marcar como importante: entonces no se elimina nunca, ni a mano, ni por la retención, ni a través de la papelera. Es la forma de garantizar que la revisión entregada al cliente o aprobada por calidad sigue disponible. El procedimiento completo está en el capítulo Las versiones de los documentos, sección « Proteger una versión ».

El dosier de trazabilidad

El dosier de trazabilidad es un único PDF, generado bajo demanda, que reúne todos los documentos de una orden de fabricación o de un envío y de las fichas que están ligadas a ellos. Se entrega al cliente con el producto, o a un auditor que pide « enséñeme todo sobre este lote de producción ».

Lo que contiene

• Una portada: la empresa, la ficha (orden de fabricación o envío) y su referencia, el producto y la cantidad para una orden de fabricación, la fecha de generación y su autor.
• Un índice clicable, organizado como el producto.
• Después, ficha por ficha, todos los documentos encontrados en la carpeta de documentos de cada ficha (subcarpetas incluidas, como la pestaña Documentos de Dolibarr), cada uno bajo un encabezado que indica de dónde procede:
  • los PDF, tal cual;
  • las imágenes (JPG, PNG, GIF): una página por imagen, fotos de la pieza terminada o etiquetas escaneadas incluidas;
  • los documentos ofimáticos (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument), convertidos a PDF cuando Stirling PDF está configurado (capítulo Office y PDF); sin él, se enumeran como no incluidos.
• Un inventario final: cada documento incluido (sección, ficha, nombre de archivo, tamaño, huella SHA-256 que demuestra que el archivo no ha cambiado), los documentos no incluidos con el motivo, y el número de fichas vinculadas que el autor no tenía permiso de leer (contadas, nunca nombradas).

Un módulo de Dolibarr de su empresa puede añadir sus propias fichas (controles de calidad, no conformidades…) vinculadas a la orden de fabricación o al envío mediante el bloque Objetos vinculados de Dolibarr: aparecen entonces en el índice con su propio nombre, con sus documentos (véase el capítulo Para los integradores).

Generar un dosier

1. Abra la ficha de la orden de fabricación (MRP › Órdenes de fabricación) o del envío.
2. Haga clic en Dosier de trazabilidad entre los botones de acción. El botón solo aparece si el administrador lo ha activado y si tiene el permiso de leer la ficha y de escribir sus documentos (para una orden de fabricación: leer y crear/modificar órdenes de fabricación; para un envío: leer y crear/modificar envíos).
3. Espere: la generación puede tardar de unos segundos a un minuto según el número de documentos.
4. Un mensaje da el resultado:
   • « Dosier de trazabilidad guardado: MO2610-0004-TRACE-20261018-143205.pdf (12 documentos, 47 páginas). »;
   • si falta algo: « Dosier parcial: 2 documento(s) no incluido(s), 1 ficha(s) no legible(s) con sus permisos; vea el inventario al final del dosier. »
5. El dosier está en los documentos de la ficha (pestaña Documentos, bandeja o explorador). Ábralo para revisarlo antes de entregarlo.

Cada generación crea un nuevo archivo con fecha, llamado <referencia>-TRACE-<fecha>-<hora>.pdf: un dosier ya entregado nunca se sustituye, y se conserva constancia de cada entrega. Un dosier de trazabilidad nunca entra en otro. Cada generación se anota en el historial de FileManager (« Dosier de trazabilidad generado »), con el número de fichas, de documentos y de páginas.

Quién ve qué

El dosier solo contiene lo que su autor podía abrir por sí mismo: cada documento se lee con los permisos de Dolibarr del autor (órdenes de fabricación, listas de materiales, productos, lotes, envíos, y los permisos de los módulos para sus fichas). Una ficha vinculada que el autor no puede leer no aporta ningún documento; el inventario la cuenta sin nombrarla. Dos personas con permisos distintos pueden obtener por tanto dos dosieres distintos para el mismo lote de producción: genere el dosier destinado al cliente con una cuenta que vea todo lo que debe figurar en él.

Límites

Una lista de materiales que se contiene a sí misma (directamente o a través de un subconjunto) no hace entrar la generación en bucle: la repetición se enumera una sola vez. Un PDF ilegible o protegido se enumera como « PDF ilegible ».

Ajustes (administrador)

En Configuración › Integración ERP › Fichas de objetos, sección « Integración con Dolibarr »:

• Dosier de trazabilidad: muestra el botón en las fichas de órdenes de fabricación y de envíos (desactivado por defecto);
• Profundidad del dosier de trazabilidad: el número de niveles de subconjuntos recorridos, de 1 a 5 (3 por defecto).

Demostrar quién consultó un documento

Una norma de calidad suele exigir saber quién tuvo acceso a un documento. La pestaña Configuración › Mantenimiento responde a ello (capítulo Mantenimiento):

• Registrar las consultas y descargas (subpestaña Purga automática, desactivado por defecto): cada apertura de un archivo (vista previa, visor) y cada descarga por un usuario conectado se anota en el historial, con la pantalla de origen y, para una versión, su número. El mismo archivo vuelto a leer por la misma persona en el plazo de un minuto solo cuenta una vez.
• Exportar (CSV) (subpestaña Historial): la lista del historial, con los filtros actuales, en un archivo CSV que se abre directamente en una hoja de cálculo; para adjuntar al dosier de auditoría.

28 Compartir un documento

Un enlace para compartir da acceso a un documento a una persona que no tiene cuenta en Dolibarr: un cliente, un proveedor, un perito. El enlace puede caducar, estar protegido por una contraseña, limitar el número de descargas; usted sabe quién lo abrió y cuándo.

Crear un enlace para compartir

1. Clic derecho en el documento, Compartir documento (o el botón de compartir de la barra de acciones).
2. Complete la ventana y después Crear el recurso compartido.
3. Aparece el enlace: cópielo para enviarlo, o deje que FileManager lo envíe por correo.

1. El documento compartido.
2. Nombre del recurso: para encontrarlo en sus recursos compartidos (por ejemplo « Planos eléctricos - cliente »).
3. Destinatarios (opcional): direcciones de correo o nombres. Déjelo vacío para crear un enlace público, válido para cualquiera que tenga el enlace.
4. Enviar notificación por email a los destinatarios, con un mensaje.
5. Fecha de vencimiento: pasada esa fecha, el enlace deja de funcionar.
6. Contraseña: déjela vacía para un enlace sin contraseña.
7. Descargas máximas: por encima, la descarga se rechaza (0 = ilimitado).
8. Anular.
9. Crear el recurso compartido.

Un documento compartido lleva la insignia de recurso compartido en el explorador; un clic en la insignia vuelve a abrir la ventana de uso compartido, con los recursos compartidos existentes del documento.

Lo que ve el destinatario

1. El nombre de su empresa: « ha compartido un archivo con usted ».
2. Enlace seguro.
3. La paginación del documento.
4. Pantalla completa y apertura en una pestaña nueva.
5. El archivo: nombre, tipo, tamaño.
6. Descargar (si el recurso compartido lo permite).
7. Detalles: tipo, tamaño, tiempo que queda antes del vencimiento, descargas restantes.
8. Correo del visitante: si el administrador lo ha activado, el visitante indica su dirección (puede ser obligatoria antes de descargar).
9. El aviso de privacidad: los accesos se registran.

Si el recurso compartido está protegido, la página pide primero la contraseña. Un enlace vencido, desactivado o agotado muestra un mensaje en lugar del documento.

Seguir y gestionar sus recursos compartidos

GED › Mis recursos compartidos enumera los recursos compartidos que ha creado (los responsables y los administradores ven también los de su equipo o los de todos, según sus permisos).

1. El título y el número de recursos compartidos.
2. Los filtros de cada columna.
3. La referencia (prefijo FS): un clic abre la ficha del recurso compartido.
4. Enlace: abrir la página pública, o copiar el enlace.
5. El archivo y el nombre del recurso compartido.
6. El estado: activo, vencido, desactivado.
7. Descargas realizadas sobre el máximo permitido.
8. Vencimiento (« Ilimitado » sin fecha).
9. +: crear un recurso compartido desde la lista.

La ficha de un recurso compartido

1. Las pestañas: Ficha del recurso compartido, Notas, Log (cada apertura y cada descarga, con fecha, dirección de correo del visitante si se recoge, dirección IP y ubicación aproximada).
2. La referencia y el archivo.
3. La URL de compartir, con copia y apertura.
4. La ruta del archivo, la sección (fuente) y el nombre del recurso.
5. Los destinatarios y el mensaje.
6. La fecha de expiración y las descargas realizadas.
7. Los permisos: descarga, vista previa, edición, contraseña.
8. Las acciones: Modificar, Desactivar (corta el enlace sin eliminarlo), Regenerar el token (el enlace antiguo deja de funcionar y se crea un enlace nuevo), Enviar por correo electrónico, Eliminar.

Compartir con otra entidad

Con el módulo Multiempresa, una entidad (la empresa matriz, por ejemplo) puede dar acceso a un archivo o a una carpeta a usuarios de otra entidad (una filial) sin duplicarlo. Necesita el permiso « Gestionar las comparticiones entre entidades », y el administrador debe haber autorizado el par de entidades (capítulo Configuración del uso compartido).

1. Clic derecho en el elemento, Gestionar permisos, tipo de acceso Compartido.
2. Abra la pestaña Hacia otras entidades, elija la entidad invitada y después los usuarios o grupos (Buscar un usuario o grupo) y sus permisos: lectura, escritura, eliminación.
3. Dé una etiqueta al recurso compartido y después Grabar.

Los usuarios invitados encuentran el elemento en la fuente Recursos compartidos de su explorador. Revocar el uso compartido corta el acceso al momento y desactiva los enlaces públicos creados a partir de este recurso compartido. Solo los archivos locales (GED, ERP) se pueden compartir entre entidades.

29 Permisos y solicitudes de acceso

Además de los permisos de Dolibarr, FileManager determina quién puede ver, descargar, modificar o eliminar cada carpeta y cada archivo. Los permisos se dan en una carpeta y bajan a sus subcarpetas; un documento que no puede abrir puede ser objeto de una solicitud de acceso.

Los principios

• Cuatro permisos distintos: Lectura (ver y previsualizar), Descargar (guardar en el propio ordenador), Escritura (crear, subir, renombrar, mover), Eliminar. Así se puede permitir a alguien consultar en pantalla un documento confidencial sin poder descargarlo.
• Herencia: un elemento sin regla propia sigue la regla de su carpeta superior, y así sucesivamente hasta la raíz.
• Modo: en modo restrictivo (por defecto), un elemento sin regla solo está abierto a los administradores; en modo permisivo, está abierto a todos los usuarios del módulo. El administrador elige el modo (capítulo Seguridad y acceso).
• Los administradores siempre tienen acceso a todo. Los permisos de Dolibarr siguen siendo necesarios: sin el permiso de lectura del módulo, no se ve nada.

Quién puede gestionar los permisos

• los administradores y las personas que tienen el permiso « Configurar los permisos de acceso a los archivos »;
• si el administrador lo ha activado, cada usuario sobre sus propios archivos (Restricción por usuario), y cada responsable sobre los archivos de su equipo (Jerarquía directiva).

Abrir los permisos de un elemento

Clic derecho en la carpeta o el archivo, Gestionar permisos (o clic en su insignia del candado). El panel de vista previa muestra, en Acceso efectivo, lo que puede hacer con el elemento y de dónde procede ese permiso (capítulo Vistas y vista previa).

1. El estado actual: aquí, ninguna regla propia; el elemento sigue la regla de su carpeta superior (o de la raíz), cuyo tipo se recuerda.
2. Privado: acceso reservado al propietario (y a los administradores).
3. Compartido: acceso dado a usuarios y grupos elegidos, con sus permisos.
4. Público: todos los usuarios de esta entidad.
5. Anular.
6. Grabar: queda en gris mientras no se elija ningún tipo, para no crear una regla por error.

Dar acceso a personas o grupos

1. Elija el tipo Compartido.
2. Quédese en la pestaña En esta entidad 1 (la otra pestaña sirve para compartir entre entidades, capítulo Compartir un documento).
3. En Buscar un usuario o grupo 2, escriba un nombre y elija la persona o el grupo. La leyenda 3 recuerda los cuatro permisos.
4. En la fila añadida 4, active los permisos deseados 5: Lectura, Descargar, Escritura, Eliminar. La cruz 6 quita la fila.
5. Deje marcado Notificar por correo 7 para avisar a las personas afectadas.
6. Haga clic en Grabar 8.

El campo Filtrar la lista... encuentra una fila cuando muchas personas tienen acceso.

Solicitar acceso a un documento

En las fichas de Dolibarr, el menú contextual de un documento (en el panel Documentos o en la tabla de documentos) propone Solicitar acceso cuando no puede modificarlo.

1. Clic derecho en el documento, Solicitar acceso.
2. Elija el Tipo de acceso solicitado: Solo lectura, Leer y escribir o Acceso completo (incluida la eliminación).
3. Si hace falta, Solicitar para otro usuario (opcional) (un compañero que usted nombra).
4. Explique su necesidad en Mensaje y después Enviar solicitud.
5. Se avisa al propietario o al responsable (por correo, por notificación de Dolibarr, o ambos, según la configuración). La insignia de la llave « Solicitud de acceso pendiente » aparece en el elemento.

Sus solicitudes se siguen en GED › Solicitudes de acceso › Solicitudes enviadas, y se le informa de la respuesta.

Tratar las solicitudes recibidas

GED › Solicitudes de acceso › Solicitudes recibidas enumera las solicitudes que esperan su respuesta. Para cada una: el solicitante, el elemento, el nivel solicitado y el mensaje. Aprobar da el acceso solicitado; Rechazar pide un Motivo del rechazo. Un Mensaje de respuesta puede acompañar a la decisión. Se informa al solicitante en ambos casos.

Una solicitud sin respuesta caduca al cabo de 7 días; se envía un recordatorio antes de que caduque (plazos fijados por el administrador). Los administradores ven todas las solicitudes en Configuración › Seguridad y acceso › Solicitudes de acceso.

Los documentos cifrados

El administrador puede hacer cifrar los archivos en el servidor (capítulo Seguridad y acceso). Para usted no cambia nada: los documentos se abren, se previsualizan y se editan normalmente. La insignia del escudo « Almacenado cifrado en el servidor » señala un archivo cifrado. Única diferencia: el contenido de un archivo cifrado no se indexa para la búsqueda en el contenido.

30 Configurar el módulo

Toda la configuración de FileManager se hace en una sola página, organizada en doce pestañas temáticas. Se abre mediante Configuración en el menú izquierdo de FileManager, o mediante el icono de configuración del módulo en Inicio › Configuración › Módulos. Necesita el permiso « Configurar el gestor de archivos ».

Orientarse en la configuración

1. Las doce pestañas: General, Fuentes y almacenamiento, Explorador, Integración ERP, Office y PDF, Ciclo de vida, Firmas, Estructura de árbol, Compartir, Seguridad y acceso, Notificaciones, Mantenimiento.
2. Las subpestañas de la pestaña abierta, en forma de pastillas.
3. Buscar un ajuste...: escriba una palabra (« papelera », « Collabora », « OTP »…): aparecen sugerencias, sea cual sea la pestaña donde está el ajuste. Elija una, o pulse Intro: la pestaña se abre y el ajuste queda resaltado.
4. El Estado de cada función principal: Activado o Desactivado.
5. Dónde ajustarla: el enlace lleva a la pestaña que contiene su interruptor.

La subpestaña Acerca de da la versión instalada, la compatibilidad y la información de soporte.

Subpestaña Extensiones: los módulos que amplían FileManager

Otros módulos de Dolibarr (desarrollados para su empresa, o comprados) pueden apoyarse en FileManager: denegar algunas acciones a algunos usuarios, añadir una entrada al menú contextual de los archivos o un botón a la bandeja, declarar carpetas que excluir, variables de árbol de carpetas o sus propios tipos de fichas. La subpestaña Extensiones (reservada a los administradores) indica cuáles lo hacen, para que ningún comportamiento quede sin explicación.

1. La subpestaña Extensiones, entre Parámetros y Acerca de.
2. Lo que puede hacer un módulo que amplía FileManager, y lo que no puede hacer nunca.
3. Las columnas: Módulo, Contextos, Hooks de FileManager utilizados.
4. Una fila por módulo; aquí « Ningún módulo amplía FileManager. »
5. La ruta de la guía para desarrolladores entregada con el módulo.

Para cada módulo, la tabla da:

• su nombre y su descripción;
• los contextos en los que se conecta (los de FileManager, o « Todos los contextos »);
• los Hooks de FileManager utilizados: lo que hace realmente; « Cargado, no utiliza ningún hook de FileManager » si está conectado sin hacer nada, « Clase de acciones no encontrada » si su código no se carga (módulo mal instalado).

« Ningún módulo amplía FileManager. » significa que FileManager funciona solo. Declare lo que declare, un módulo nunca puede conceder un permiso que FileManager deniega: solo puede restringir, o añadir acciones sujetas a las mismas comprobaciones. En la parte inferior de la pestaña, un enlace lleva a la guía para desarrolladores entregada con el módulo (capítulo Para los integradores).

Lo que ajusta cada pestaña

Los capítulos siguientes recorren las pestañas una por una. Cada ajuste tiene además una ayuda integrada: el icono i junto a su nombre, y la ayuda contextual (F1).

31 Fuentes y almacenamiento

La pestaña Fuentes y almacenamiento decide qué fuentes aparecen en el explorador, en qué orden, cuál se abre por defecto, qué archivos se pueden subir, y conecta almacenamientos externos (Nextcloud, Google Drive, OneDrive, S3, FTP, recurso compartido de red).

Subpestaña Fuentes

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas Fuentes y Conexiones en la nube.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. Fuentes de archivos: documentos ERP, documentos GED, Medios, y después las conexiones en la nube creadas.
5. Activado: muestra u oculta la fuente en el explorador.
6. Orden: la posición de la pestaña (1 = la de más a la izquierda).
7. Sección para abrir por defecto: la fuente que se muestra al abrir el explorador.
8. Grabar.
9. Los Parámetros de carga (más abajo): Tamaño máximo de un archivo subido (50 MB por defecto, dentro del límite de los ajustes PHP upload_max_filesize y post_max_size) y Extensiones permitidas.

Subpestaña Conexiones en la nube

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Recordatorio: la edición Office en línea y las herramientas PDF se configuran en Office y PDF.
5. Nueva conexión.
6. La lista de las conexiones: referencia, etiqueta, tipo, servidor, estado, fecha de la última prueba, seguimiento de cambios, acciones (modificar, probar, eliminar).
7. Cambios incrementales en la nube: para Google Drive y OneDrive, una tarea programada lee los flujos de cambios del proveedor, sin volver a leer todo el árbol (Activar la comprobación programada de cambios, Máximo de páginas por ejecución).
8. La matriz de capacidades: lo que cada proveedor sabe hacer de forma nativa (compatible, parcial, no disponible) y lo que añade FileManager.

Crear una conexión

1. Ref. y Etiqueta: la etiqueta es el nombre de la pestaña en el explorador.
2. Tipo: Nextcloud / ownCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon S3 (y compatibles), FTP, recurso compartido de red SMB/CIFS. Los campos siguientes dependen del tipo.
3. La ayuda propia del tipo elegido.
4. URL del servidor.
5. Las credenciales.
6. Más opciones: carpeta raíz, comprobación SSL…
7. Estado: Activo, Solo lectura (ni subida, ni eliminación, ni cambio de nombre), Posición.
8. Grabar.
9. Probar la conexión.
10. Anular.

Después de grabar, pruebe siempre la conexión y abra la pestaña de la fuente en el explorador con una cuenta que no sea de administrador: cree una carpeta, suba un archivo, descárguelo y elimínelo.

Nextcloud u ownCloud

1. En Nextcloud, cree una cuenta de servicio, o una contraseña de aplicación para la cuenta elegida (Configuración › Seguridad › Dispositivos y sesiones).
2. En FileManager, Nueva conexión, tipo Nextcloud / ownCloud.
3. URL del servidor: la dirección que utiliza en el navegador (por ejemplo https://cloud.example.com).
4. Nombre de usuario y Contraseña / Token (la contraseña de aplicación).
5. En Más opciones, indique la carpeta raíz que exponer si hace falta.
6. Grabar y después Probar la conexión.

También es posible la autenticación OAuth2 por usuario: cree un cliente OAuth 2.0 en Nextcloud (Configuración › Administración › Seguridad › Clientes OAuth 2.0) con la URL de retorno que indica FileManager, y después copie el Client ID y el Client Secret.

Google Drive

1. En Google Cloud Console, cree un proyecto y active la API de Google Drive.
2. Configure la pantalla de consentimiento OAuth.
3. En Credenciales, cree un ID de cliente OAuth 2.0 de tipo Aplicación web.
4. Añada como URI de redirección autorizado la dirección que indica FileManager, exactamente (protocolo, dominio, ruta).
5. En FileManager, cree la conexión Google Drive e indique el ID de cliente y el Secreto de cliente (o utilice el servicio Google del módulo OAuth de Dolibarr).
6. Guarde, conecte después la cuenta de Google y autorice el acceso.
7. Elija Mi unidad o una Unidad compartida de Google (Descubrir unidades compartidas) y después pruebe la conexión.

Microsoft OneDrive y SharePoint

1. En el portal de Azure (Microsoft Entra ID), registre una aplicación; anote su ID de cliente y su ID de inquilino.
2. Cree un Secreto de cliente (Certificados y secretos).
3. Añada el permiso de Microsoft Graph Files.ReadWrite.All (y Sites.ReadWrite.All para SharePoint) y haga conceder el consentimiento del administrador.
4. Configure la URL de redirección que indica FileManager.
5. En FileManager, cree la conexión Microsoft OneDrive: Tipo de cuenta OneDrive (Cuenta personal, Cuenta profesional o Biblioteca de documentos de SharePoint), ID de cliente, Secreto de cliente, ID de inquilino.
6. Para SharePoint: guarde, después Buscar sitios, y elija el sitio y la biblioteca (ID de unidad SharePoint).
7. Guarde, conecte la cuenta de Microsoft y pruebe.

Amazon S3 y almacenamientos compatibles (MinIO…)

1. Cree un bucket dedicado y un usuario técnico limitado a ese bucket.
2. Cree la conexión Amazon S3: Bucket S3, Región S3, Clave de acceso S3, Clave secreta S3.
3. Para un almacenamiento compatible (MinIO…), rellene el Punto de conexión S3 y marque Direccionamiento por ruta (path-style) si su servicio lo exige.
4. Guarde y pruebe.

Recurso compartido de red (SMB/CIFS) y FTP

• SMB: host, Nombre del recurso (p. ej. Documents), Dominio (opcional), usuario, contraseña. El servidor de Dolibarr debe tener el cliente SMB (smbclient); se muestra su estado.
• FTP: host, Puerto, usuario, contraseña, Modo pasivo, Usar SSL (FTPS).

En ambos casos, utilice una cuenta limitada al directorio expuesto, y pruebe nombres con espacios y acentos.

32 Explorador y búsqueda en el contenido

La pestaña Explorador fija lo que los usuarios encuentran en el explorador (papelera, favoritos, accesos directos, vista por defecto, miniaturas, panel de vista previa, información emergente) y la indexación del contenido de los documentos para la búsqueda.

Subpestaña Visualización

1. Las pestañas de la configuración; Explorador está abierta.
2. Las subpestañas Visualización (esta página) y Búsqueda en contenido.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra (« papelera », « miniatura ») para ir al ajuste.
4. Funciones del explorador.
5. El nombre y la descripción de cada ajuste.
6. Los interruptores, aplicados al momento.
7. La sección siguiente, Modo de visualización.

Subpestaña Búsqueda en contenido

Para que la búsqueda encuentre una palabra dentro de los PDF y de los documentos Office, hay que extraer su texto y guardarlo en un índice. La indexación está desactivada por defecto: consume tiempo de cálculo y espacio.

1. Las pestañas de la configuración.
2. La subpestaña Búsqueda en contenido.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. Índice actual: número de documentos indexados y tamaño del índice; extracción: las herramientas disponibles en el servidor (lectura de archivos Office; para los PDF, pdftotext, Ghostscript o el analizador integrado).
5. Activar la indexación del contenido.
6. Almacenamiento del índice: Base de datos (MySQL FULLTEXT), o archivos en disco (para que la base de datos no crezca).
7. Fuentes indexadas (documentos GED, documentos ERP) y Extensiones indexadas (vacío = todas las compatibles: pdf, docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, txt, csv, md…).
8. Tamaño máximo por archivo (bytes) y Caracteres máximos almacenados por documento: los archivos muy grandes no se indexan, y el texto guardado se trunca por encima del límite.

Más abajo: Límite indicativo del índice (MB), Ruta de pdftotext, y los botones Reindexar ahora y Purgar las entradas huérfanas.

33 Integración ERP

La pestaña Integración ERP fija la presencia de FileManager en las fichas de Dolibarr: el panel de documentos (bandeja), el visor automático de las listas, el menú contextual de los archivos adjuntos, la pestaña Archivos y la selección de archivos para los correos.

1. Las pestañas de la configuración.
2. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
3. Bandeja de documentos (fichas de objetos).
4. Bandeja de documentos: el interruptor principal.
5. Objetos activados: los tipos de fichas que muestran la bandeja (presupuesto, pedido, factura, solicitud de precio a proveedor, pedido y factura de proveedor, envío, proyecto, tercero, lote…).
6. Subcarpetas (muestra el árbol de subcarpetas de la ficha) y Contraer el menú lateral (pliega el menú izquierdo de Dolibarr cuando el panel está abierto).
7. Ocultar la pestaña Documentos: oculta la pestaña nativa « Documentos » de las fichas en las que la bandeja está activa.

Los tipos de fichas propuestos

La lista Objetos activados agrupa las fichas por familias; marque las que recibirán la bandeja:

El visor de las listas

La sección Visor automático (páginas de lista) activa la vista previa de los PDF al pasar el ratón por las filas, y elige las listas afectadas: presupuestos, pedidos, facturas, envíos, recepciones, solicitudes de precio, pedidos y facturas de proveedor, contratos, intervenciones, proyectos. Su funcionamiento para el usuario se describe en el capítulo El visor automático de las listas.

Lo que ve el usuario, ajuste por ajuste

Otros ajustes que afectan a las fichas

Varias funciones visibles en las fichas se configuran en otro lugar, con su tema:

• las versiones de las fichas (presupuestos, pedidos, facturas, y en solo consulta órdenes de fabricación, listas de materiales, envíos) y su creación automática: Ciclo de vida › Versiones (capítulo Ciclo de vida);
• los botones de firma por tipo de ficha: Firmas › Configuración por tipo de objeto (capítulo Configuración de las firmas);
• los documentos obligatorios y la alerta de documentos que faltan: Estructura de árbol › Árbol automático (capítulo Árboles de carpetas y automatización);
• los paquetes PDF propuestos en la lista de modelos de la ficha: Office y PDF › Paquetes PDF;
• quién puede ver los documentos de una ficha (modo restrictivo, que exige además el permiso de Dolibarr sobre la ficha): Seguridad y acceso › Permisos (capítulo Seguridad y acceso).

34 Office y PDF

La pestaña Office y PDF reúne los editores (texto, imágenes, Office en línea), las herramientas PDF (Stirling PDF, Ghostscript, marca de agua), las plantillas de Office, la biblioteca de plantillas de documentos y los paquetes PDF.

Subpestaña Editores

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas de Office y PDF.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. Editores integrados.
5. Editor de texto (archivos de texto) y Editor de imágenes (capítulo El editor de imágenes).
6. Sus interruptores.
7. Editor Office activo: Collabora Online, ONLYOFFICE Docs o ninguno, y después Grabar.
8. El bloque del editor elegido (aquí Collabora Online, Activado).

Subpestaña Herramientas PDF

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Stirling PDF: la suite que comprime, repara, divide, combina, convierte a PDF, hace OCR y firma con un certificado.
5. URL del servidor Stirling PDF (y Clave API si su servidor la exige).
6. Desactivar la verificación SSL: solo para un certificado autofirmado.
7. Probar la conexión con Stirling PDF.
8. Ghostscript PDF: herramientas PDF locales (miniaturas, compresión, reescritura de PDF); se muestra la versión detectada.
9. Ruta del binario de Ghostscript (normalmente /usr/bin/gs).

Más abajo, la Marca de agua PDF automática: Activar marca de agua en PDF, Aplicar a los tipos de objeto, Texto de la marca de agua, Opacidad, Tamaño de fuente, Color, Ángulo de rotación.

Subpestaña Plantillas de Office

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Combinación de correspondencia: variables y plantillas: la lista plegable de todas las variables disponibles, por tipo de ficha, y la sintaxis de los bloques.
5. Usar plantillas de empresa: los documentos en blanco (Word, Excel, PowerPoint…) se crean a partir de las plantillas de la empresa (membrete, estilos) en lugar de archivos vacíos.
6. Gestionar la biblioteca de plantillas: abre la subpestaña Plantillas de documentos.
7. Gestionar paquetes: abre la subpestaña Paquetes PDF.
8. Seleccionar un tipo de documento: elige el formato cuya plantilla de empresa se sube.

Subpestaña Plantillas de documentos

Es la biblioteca de las plantillas de combinación: las que los usuarios ven en Nuevo documento. Su uso se describe en el capítulo Combinación de correspondencia: el asistente paso a paso, y su redacción en los capítulos Escribir una plantilla y Campos, fórmulas y datos de Dolibarr.

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. El número de plantillas; + crea una plantilla: un archivo Office que subir (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument) o una página HTML que escribir en el editor integrado.
5. El nombre: un clic abre la ficha de la plantilla. Las columnas siguientes dan su tipo y su categoría (el tipo de ficha de Dolibarr al que se refiere).
6. Visibilidad: Público (todos) o Restringido (grupos, usuarios).
7. Variables: el número de campos de la plantilla.

Una instalación nueva contiene cinco plantillas prácticas (Carta tipo, Certificado, Portada, Nota interna, Recordatorio de factura) y demostradores que muestran todas las posibilidades: Demo — todos los campos, Presupuesto con estilo (HTML y Word), los demostradores Word, Excel y PowerPoint, el Demostrador completo (índice y numeración de páginas de Word) y Demostrador — fórmulas avanzadas. Están redactadas en el idioma del administrador que activa el módulo (FileManager 4.5.470 o posterior: español, inglés, alemán, italiano o árabe, de derecha a izquierda; francés para otro idioma): el nombre, las etiquetas de los campos, los valores propuestos y el texto de los documentos; las variables y las palabras clave (__SOCIETE_NOM__, [[SI]]…) son las mismas en todos los idiomas. Una instalación anterior a la 4.5.470 conserva las plantillas francesas (Courrier type, Relance facture…). Modifíquelas, duplíquelas o elimine las que no utilice: una plantilla eliminada no se vuelve a crear nunca.

La ficha de una plantilla

1. Combinación de correspondencia: variables y plantillas: un recordatorio plegable de las variables, los bloques condicionales, las filas de tabla y las fórmulas.
2. El nombre mostrado en « Nuevo documento ».
3. La descripción mostrada debajo del nombre. Indique en ella el tema recomendado (« Tema recomendado: Presupuesto »): el asistente la lee para preseleccionar este tema.
4. El Formato del nombre de archivo propuesto por el asistente, variables incluidas: Presupuesto __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__.
5. El tipo de la plantilla y su archivo.
6. La Imagen de vista previa (PNG, JPEG, GIF o WebP), opcional: sin imagen, se utiliza un icono del formato.
7. La Categoría (objeto vinculado): el tipo de ficha al que se refiere la plantilla. El asistente preselecciona este tema, y el editor HTML propone las variables de esta ficha.
8. Restringir al permiso del objeto: la plantilla solo se propone a los usuarios que pueden leer este tipo de ficha, y el asistente impone este tema.
9. La visibilidad: Público, o Restringido con los Grupos permitidos y los Usuarios permitidos.
10. La vista previa del archivo de la plantilla, con sus variables visibles.

Una plantilla HTML escrita en línea

Una plantilla HTML no tiene archivo: su contenido se escribe en la ficha, con un editor de texto completo (títulos, tablas, imágenes, colores, código fuente).

1. El recordatorio Combinación de correspondencia: variables y plantillas.
2. El nombre.
3. La descripción.
4. El Formato del nombre de archivo (el texto en gris es solo un ejemplo).
5. El tipo: HTML.
6. Insertar una variable: la paleta de variables, por grupos: Variables del sistema, variables de la ficha vinculada (según la categoría), Campos de la plantilla, Índice (paquete PDF); un clic inserta la variable en el cursor.
7. El editor del cuerpo de la plantilla.

Los campos que completar

La sección Campos a completar, en la parte inferior de la ficha, configura cada variable de la plantilla: etiqueta, tipo, opciones, valor predeterminado, fórmula, dato ERP, firmante. Se describe en detalle en el capítulo Campos, fórmulas y datos de Dolibarr. La parte inferior de la ficha lleva Grabar, Anular y Eliminar.

Subpestaña Paquetes PDF

Véase el capítulo Los paquetes PDF.

35 Ciclo de vida: versiones y fechas de validez

La pestaña Ciclo de vida configura el historial de los documentos (versiones de archivos y de fichas, retención, limpieza) y los documentos con fecha de validez (numeración, tipos de documentos).

Subpestaña Versiones

1. Las pestañas de la configuración; Ciclo de vida está abierta.
2. Las subpestañas Versiones (esta página) y Docs con validez.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra (« retención », « importe ») para ir al ajuste.
4. Estadísticas de versiones: número de versiones, de archivos con versiones, espacio ocupado. Vigile el espacio: cada versión es una copia completa del archivo.
5. Activar el control de versiones de archivos (activado por defecto): los editores, la sustitución de un archivo y el botón Crear una versión conservan el estado anterior (capítulo Las versiones de los documentos).
6. Secciones con control de versiones activado: las fuentes cuyos archivos tienen versiones. Por defecto la GED y los documentos ERP; se pueden añadir los recursos compartidos de red (SMB), Nextcloud, S3, Google Drive, OneDrive y FTP.
7. Versionado automático de objetos (véase más abajo).

1. Gestión de versiones de objetos: el botón « Versiones » de las fichas de Dolibarr.
2. Activar el versionado automático de objetos: se crea una versión de la ficha al generar su documento.
3. Objetos que se versionarán automáticamente: presupuestos, pedidos y facturas de cliente, solicitudes de precio, pedidos y facturas de proveedor; y, cuando sus módulos están activados, las órdenes de fabricación, las listas de materiales y los envíos, cuyas versiones son de solo consulta (capítulo Fabricación, lotes y dosier de trazabilidad).
4. Estrategia de creación: cuándo una generación del documento de la ficha crea una versión (véase la tabla siguiente). Por defecto: Inteligente.
5. Cambio de importe significativo (%): el umbral de las estrategias « importe » e « inteligente »; 1 % por defecto.
6. Modo de retención: Ilimitado (conservar todas las versiones), Por número (el valor por defecto), Por duración o Combinado (número Y duración).
7. Número máximo de versiones que conservar por archivo: 10 por defecto.
8. Retención (días): 365 por defecto.
9. Activar la limpieza automática (desactivada por defecto): aplica la retención cada día. Mientras esté desactivada, no se elimina nada, sea cual sea el modo elegido. La fila siguiente, Destinatario de los informes de limpieza de versiones, recuerda que los destinatarios de sus informes se configuran en la pestaña Notificaciones.
10. Tarea programada: el estado de la tarea de limpieza y un enlace a su configuración.

Cómo elige la retención las versiones que eliminar, archivo por archivo:

• Por número: se conservan las N versiones más recientes y se eliminan las más antiguas.
• Por duración: se eliminan las versiones con más de N días.
• Combinado: una versión se elimina en cuanto una de las dos reglas lo pide (más allá de las N más recientes, o con más de N días).
• Nunca se eliminan: la versión actual y las versiones protegidas (« Marcar como importante », capítulo Las versiones de los documentos), que tampoco cuentan en el número.

Subpestaña Docs con validez

1. Las pestañas de la configuración.
2. La subpestaña Docs con validez.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. La máscara de numeración del modelo personalizable (por ejemplo DOC{yy}{mm}-{0000}) y su botón Grabar. El modelo Simple produce DOCAAMM-NNNN.
5. Estado: el modelo de numeración activo.
6. Nuevo tipo de documento.
7. La validez y el recordatorio por defecto de cada tipo (la tabla da también su referencia, su etiqueta, su categoría, el tipo de objeto afectado y si está activo).
8. Acciones: modificar, eliminar.

Un tipo de documento describe una familia de documentos con fecha de vencimiento (certificado de seguro, extracto del registro mercantil, certificado de formación, inspección técnica de un vehículo…). Nuevo tipo pide:

• una referencia y una etiqueta, una descripción opcional;
• una categoría, para ordenar los tipos;
• los tipos de objeto permitidos: las fichas a las que se puede adjuntar este documento (tercero, contacto, usuario, proyecto…);
• la Validez por defecto (días): la fecha de vencimiento propuesta al registrar un documento de este tipo (365 para un documento anual);
• el recordatorio: cuántos días antes del vencimiento se envía el recordatorio;
• la posición en las listas, y activo (un tipo inactivo ya no se propone para los documentos nuevos).

Estos valores son solo propuestas: cada documento puede tener sus propias fechas (capítulo Documentos con fecha de validez). La página GED › Validez › Tipos de documento del menú izquierdo abre la misma pantalla.

36 Configuración de las firmas

La pestaña Firmas tiene siete subpestañas: sellos de empresa, proveedores de firma, recordatorios, visualización, certificados digitales, ajustes por tipo de ficha y seguridad de los firmantes externos. Está reservada a los administradores y a los usuarios que gestionan los sellos.

Sellos de empresa

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las siete subpestañas.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. La lista de sellos: referencia, etiqueta, vista previa, sellado de tiempo certificado (TSA), estado, y las acciones modificar y eliminar.
5. Agregar un sello.

1. La referencia, la etiqueta (mostrada a los usuarios) y la descripción.
2. La Imagen del sello: el tampón escaneado, preferiblemente un PNG con fondo transparente.
3. Los Usuarios autorizados a aplicar este sello (además del permiso « Usar el sello de la empresa en los PDF »).
4. Sellado de tiempo certificado: hace certificar la fecha de cada aplicación por una autoridad de sellado de tiempo.
5. La URL del servidor TSA de esa autoridad (por ejemplo un servicio RFC 3161).
6. La posición: el orden de visualización entre los sellos.
7. El estado: un sello inactivo ya no se propone.
8. Grabar o Anular.

Proveedores de firma

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. El proveedor por defecto: Firma interna (el portal de firma de FileManager), DocuSeal o Yousign.
5. Activado: activa DocuSeal.
6. La URL de su instancia de DocuSeal (alojada por usted o en línea).
7. La Clave API creada en DocuSeal.
8. Probar la conexión comprueba la dirección y la clave.

1. Permitir la carga de certificados P12 externos: el firmante externo puede firmar con su propio certificado digital en el portal (desactivado por defecto). El certificado solo se utiliza durante la firma y después se elimina del servidor.
2. Activado: activa Yousign.
3. Modo sandbox: el entorno de pruebas de Yousign, sin valor jurídico; desactívelo para la producción.
4. La Clave API de Yousign.
5. Probar la conexión.
6. Grabar las direcciones y las claves (los interruptores, por su parte, se aplican al momento).

Para DocuSeal y Yousign, declare en el proveedor la dirección de retorno (webhook) que indica FileManager, para que el estado de las solicitudes y el documento firmado vuelvan solos. Las claves API se guardan cifradas.

Recordatorios

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Activar los recordatorios automáticos de las solicitudes pendientes.
5. Días antes del primer recordatorio (3 por defecto), contados desde la creación de la solicitud.
6. Días entre los recordatorios (2).
7. Número máximo de recordatorios por solicitud (3).
8. Notificar al caducar: avisa al autor cuando una solicitud caduca sin firma.
9. El texto del correo de recordatorio se modifica en las plantillas de correo de Dolibarr (plantilla « Correos electrónicos de recordatorio de firma »); el enlace lleva a ellas.
10. Grabar.

Más abajo, Prueba y estadísticas: Probar el cron ahora ejecuta al momento la tarea de recordatorios, y una tabla cuenta las solicitudes en total, pendientes, pendientes con o sin recordatorio, y vencidas pero todavía pendientes. Los recordatorios los envía la tarea programada Recordatorios de firma FileManager (capítulo Tareas programadas).

Visualización

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Mostrar el sellado de tiempo en las firmas: la fecha y la hora debajo de cada firma o sello.
5. Mostrar el nombre del autor: el nombre de la persona que aplicó la firma o el sello.
6. Mostrar enlaces sociales de la empresa en la página de firma.
7. Habilitar sección de comentarios: el firmante puede dejar un comentario al firmar.
8. El recordatorio del efecto de estos ajustes en el editor PDF.

Certificados digitales

FileManager puede crear un certificado digital para cada usuario, que este utiliza para firmar criptográficamente (capítulo Firmas electrónicas).

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Activar la generación de certificados.
5. El Tipo de certificado: autofirmado (cada certificado responde de sí mismo) o firmado por la CA interna (la autoridad de certificación de la empresa, creada por FileManager, los firma todos).
6. El Tamaño de la clave: 2048 o 4096 bits.
7. La Duración de validez: 1, 2 o 3 años.
8. Generar automáticamente al guardar una firma: un usuario que guarda su firma recibe su certificado al momento.

1. Requerir una contraseña para proteger cada certificado.
2. Longitud mínima de la contraseña (8 caracteres).
3. Permitir a los usuarios importar su propio certificado (un certificado comprado a una autoridad reconocida, por ejemplo).
4. Permitir al administrador cargar certificados para los usuarios; el usuario elige después su contraseña.
5. La Organización inscrita en los certificados de la autoridad interna.
6. El País (código de dos letras).
7. El estado de la autoridad: mientras no esté inicializada, un botón la crea; una vez creada, Exportar el certificado CA proporciona el certificado raíz que instalar en los ordenadores que deben reconocer sus firmas.

En la parte inferior, unas estadísticas cuentan los certificados emitidos, activos y caducados.

Configuración por tipo de objeto

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. El modelo Simple: un número de la forma SIGAAMM-NNNN (año, mes, contador por entidad); el Prefijo se puede cambiar, y después Grabar.
5. El modelo Avanzado (máscara): un número que sigue una máscara de Dolibarr, por ejemplo SR{yy}{mm}-{0000}.
6. El Ejemplo del número siguiente.
7. El estado: el modelo activo.
8. La sección Botones de firma en las fichas, más abajo.

1. Botones de firma (fichas y explorador) (véase el recuadro al principio del capítulo).
2. Remitente de los correos de firma: desactivado (recomendado), la invitación sale de la dirección de envío de Dolibarr, en nombre del usuario, con su dirección como « Responder a »; activado, sale directamente de la dirección del usuario, solo si su dominio autoriza al servidor a enviar en su nombre (SPF, DKIM), ya que si no puede rechazarse como correo no deseado.
3. Tipos de objeto activados: las fichas que muestran el botón « Solicitar una firma » (presupuestos, pedidos, facturas, contratos, envíos, intervenciones, pedidos a proveedor). El botón solo aparece en una ficha validada.
4. Grabar.

Seguridad, pruebas y sellado de tiempo

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Habilitar verificación OTP: se envía un código de un solo uso por correo al firmante externo antes de que pueda firmar.
5. Expiración OTP: el tiempo de validez del código (15 minutos).
6. Tiempo de espera de sesión: la inactividad permitida después de verificar el código antes de pedir un código nuevo (10 minutos).
7. Intentos máximos de OTP antes del bloqueo (5).

1. Nivel de garantía de la firma: el nivel jurídico y el nivel eIDAS dependen del proveedor, del plan contratado, de la verificación de identidad y del certificado; FileManager no atribuye por sí mismo un nivel eIDAS.
2. Requerir geolocalización: el firmante debe aceptar compartir su ubicación, que se registra en las pruebas.
3. Requerir confirmación de nombre: el firmante vuelve a escribir su nombre para confirmar su identidad.
4. Grabar.

37 Árboles de carpetas: importación, scripts y automatización

La pestaña Estructura de árbol estructura la GED: importar de una vez un plan de clasificación completo, vincular carpetas a fichas de Dolibarr, subir archivos en masa desde un ordenador, y crear automáticamente las carpetas de cada tercero, proyecto o usuario nuevo.

Subpestaña Importar estructura

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas Importar estructura, Scripts de importación y Árbol automático.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra para ir directamente al ajuste deseado.
4. Descargar plantilla: un archivo CSV en el formato numerado (véase más abajo), con una guía de uso y una estructura de ejemplo, ambas en francés.
5. Estructuras predefinidas por tipo de empresa: PYME General, Comercio / Distribución, Empresa de Servicios, Industria / Fabricación, Construcción / BTP, Asociación / ONG.
6. El icono i muestra el detalle de la estructura.
7. Descargar (CSV): la estructura, para adaptarla antes de importarla.
8. Importar directamente: crea la estructura tal cual.

Importar un árbol personalizado

1. Formato del archivo: CSV (separador punto y coma) o Excel; columnas, en este orden, Ruta, Descripción, Color, Icono, Enlace ERP; una ruta se escribe 01-DIRECCION/Asambleas generales. La primera línea contiene los nombres de las columnas; solo cuenta su orden.
2. Columna EnlaceERP: vincula la carpeta a un tipo de objeto de Dolibarr, con los valores enumerados (societe, propal, commande, facture, projet, supplier_proposal, commande_fourn, facture_fourn, expedition, contrat, fichinter, ticket, product, stock, holiday, expensereport, member, don, mrp_mo).
3. Origen de destino: la GED o un almacenamiento conectado.
4. Carpeta de destino: Examinar...; vacío = raíz.
5. El archivo que importar.
6. Importar estructura.

Ejemplo de archivo de importación

Ruta;Descripción;Color;Icono;Enlace ERP
01-Direccion;Dirección general;#2c3e50;fa-building;
01-Direccion/Comites;Actas de los comités;;fa-users;
02-Clientes;Una carpeta por cliente;#2980b9;fa-handshake;societe
03-Ventas/Presupuestos;Todos los presupuestos;;fa-file-invoice;propal
03-Ventas/Facturas;Todas las facturas de cliente;;fa-file-invoice-dollar;facture
04-Compras/Facturas de proveedor;;;fa-receipt;facture_fourn
05-RRHH/Informes de gastos;;;fa-wallet;expensereport

Una línea por carpeta; las carpetas superiores se crean si hace falta. Una columna Enlace ERP rellenada convierte la carpeta en una ventana sobre los documentos de ese tipo de ficha: « 03-Ventas/Facturas » mostrará los documentos de todas las facturas, clasificados por factura.

El archivo también puede seguir el formato numerado de la plantilla descargada: Numero;Parent;Libelle;Description;Couleur;Icone;LiaisonERP;Permissions. Cada carpeta tiene un número (1, 1.1, 1.2…), el número de su carpeta superior (vacío para una carpeta de primer nivel) y su nombre en Libelle; la columna Permissions no se utiliza. Deje esta primera línea tal cual, en francés: es lo que permite a FileManager reconocer el formato numerado. Las líneas que empiezan por # se ignoran.

Vincular una carpeta a fichas de Dolibarr

1. Sección de origen: la GED, o un almacenamiento conectado. El contenido vinculado es siempre el de los documentos ERP.
2. Ruta de la carpeta de origen: la carpeta de la GED; Examinar la elige, + la crea.
3. Tipo de objeto de destino: terceros, presupuestos, pedidos, facturas…
4. ID de objeto específico: una ficha concreta (búsqueda por referencia, nombre, cliente…); vacío = todos los objetos del tipo.
5. Subcarpeta en documentos (opcional): una subcarpeta de los documentos del objeto (archivos, contratos…).
6. Nombre de visualización personalizado en el árbol.
7. Mostrar como carpeta virtual: el contenido ERP se muestra directamente en esta carpeta.
8. Crear enlace.
9. La lista de los Enlaces de objeto ERP: filtros, acciones agrupadas (activar, desactivar, eliminar).

Vincular una carpeta a todas las facturas, por ejemplo, da en la GED una carpeta « Facturas » que muestra los documentos de cada factura, clasificados por factura. Para vincular una sola carpeta a una sola ficha, lo más sencillo sigue siendo el menú contextual Vincular a un objeto… (capítulo Los documentos de una ficha de Dolibarr).

Subpestaña Scripts de importación

Los scripts de importación suben en masa el contenido de una carpeta de un ordenador o de un servidor (una antigua GED, un recurso compartido de red) a FileManager, conservando el árbol.

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. La Advertencia de seguridad: la clave API permite depositar archivos en el servidor; no la comparta y cámbiela en caso de duda.
5. El estado de las tablas de importación.
6. Clave API actual (enmascarada) y su estado.
7. Regenerar clave API.

1. Autorización de importación externa: se activa justo antes de una importación; se desactiva sola después de cada importación (correcta o no).
2. Análisis antivirus: los archivos importados pasan por el antivirus de Dolibarr si está configurado.
3. Notificación por correo al administrador después de cada importación.
4. Extensiones bloqueadas por la configuración de seguridad de Dolibarr.
5. La dirección de correo de notificación de la importación.
6. Los scripts para descargar: PowerShell (Windows 10 y posteriores), Windows Batch (CMD), Shell (Linux y macOS).

Importar una carpeta con un script

1. Genere una clave API si aún no lo ha hecho (Regenerar clave API) y después descargue el script adaptado al ordenador que contiene los archivos.
2. En FileManager, active la Autorización de importación externa.
3. Más abajo, Cómo usar muestra la orden lista para copiar de cada script, con su clave; elija el origen de destino (la GED o un almacenamiento conectado).
4. Ejecute la orden en el ordenador; el script recorre la carpeta, vuelve a crear sus subcarpetas y sube los archivos, mostrando su progreso.
5. La autorización se desactiva al final; la importación aparece en el historial de importaciones, con su carpeta de destino y su resultado.
6. Compruebe el resultado en el explorador y después aplique los permisos.

• -TargetPath "/" importa en la raíz de la fuente; -TargetPath "/Archivos/2025" importa en esa carpeta. Se conserva la estructura de subcarpetas.
• Para un almacenamiento conectado, añada su referencia: -Section "<referencia>" (PowerShell), /SECTION:<referencia> (Batch), o como cuarto argumento (Shell).
• Las extensiones bloqueadas por la seguridad de Dolibarr se rechazan, y se aplica el antivirus si está configurado.

Subpestaña Árbol automático

1. Las pestañas de la configuración.
2. Las subpestañas.
3. La búsqueda de ajustes.
4. Despliegue automático activado y Recordatorios de documentos faltantes activados.
5. Sus interruptores.
6. Crear una plantilla de árbol.
7. Volver a desplegar un árbol: aplica una plantilla a fichas existentes.
8. Plantillas predefinidas: árbol de directorios de cliente, de proveedor, empleado, árbol de directorios de proyecto…
9. El evento que desencadena la creación: Creación de tercero, Creación de usuario, Creación de proyecto, Validación de presupuesto, Creación de miembro…, y la ruta creada, con sus variables (Clients/__THIRDPARTY_NAME__).
10. Instalar: añade la plantilla predefinida a sus plantillas.

Una plantilla describe las carpetas que crear, sus permisos, sus vínculos con la ficha y los documentos esperados (obligatorios o recomendados). Los documentos esperados que faltan alimentan la lista de documentos faltantes del explorador, y se envían recordatorios cada día si están activados (capítulo Buscar y encontrar).

Las plantillas predefinidas

La tabla muestra las rutas de una instalación en francés. A partir de FileManager 4.5.466, las carpetas raíz se escriben en el idioma del administrador que instala la plantilla, como las carpetas que contienen: Clientes, Proveedores, RRHH/Empleados, Proyectos, Negocios, Miembros en español; una plantilla instalada antes conserva su ruta. Instalar copia la plantilla en sus plantillas: después puede modificarla libremente (carpetas, documentos esperados, ruta: Clientes/__THIRDPARTY_NAME__, por ejemplo).

Crear una plantilla

1. Ref., Etiqueta y Descripción de la plantilla.
2. El Evento desencadenante: elija el grupo (Terceros, Usuarios, Comercial (Ventas), Compras (Proveedores), Proyectos, Contratos, Intervenciones, Envíos/Recepciones, Tickets, Miembros, Productos, Stock, Agenda…) y el objeto, y después marque uno o varios eventos: Creación, Modificación, Validación, cierre, Pagado, Firmado… Cada evento seleccionado aparece como una pastilla. FileManager reacciona a 66 eventos de Dolibarr.
3. Las Condiciones de aplicación, opcionales: la plantilla solo se aplica a las fichas que las cumplen (véase más abajo).
4. La Ruta raíz de la carpeta creada, con sus variables: Examinar elige la carpeta de partida, Añadir variable inserta una variable del evento elegido.
5. Notificar al desplegar: avisa por correo cuando se crea un árbol.
6. Prioridad: el orden de ejecución cuando varias plantillas reaccionan al mismo evento (0 = primero, 100 = último). Activo, justo debajo, pone la plantilla en servicio.
7. Crear guarda la plantilla; después añade sus carpetas y sus documentos esperados.

Las variables de ruta

Las variables se sustituyen por los valores de la ficha en el momento del despliegue. Todas las fichas tienen las variables de fecha y de entidad; cada tipo de ficha añade las suyas.

Ejemplos: Clientes/__THIRDPARTY_NAME__, Obras/__YEAR__/__PROJECT_REF__ - __PROJECT_TITLE__, Proveedores/__THIRDPARTY_COUNTRY__/__THIRDPARTY_NAME__, RRHH/Vacaciones/__YEAR__/__USER_NAME__.

Las condiciones de aplicación

Las condiciones restringen la plantilla a algunas fichas: los clientes y no los proveedores, los terceros de un país, los proyectos de un tipo determinado… El editor se maneja con el ratón:

• Agregar condición: un campo de la ficha (para un tercero: tipo de cliente, proveedor, estado, nombre, códigos de cliente y de proveedor, población, código postal, país, provincia, forma jurídica, número de empleados, tipo de entidad, IVA intracomunitario…), un operador y un valor.
• Operadores: es igual a, es distinto de, está en, no está en, contiene, no contiene, empieza por, termina por, está vacío, no está vacío, es mayor que, es menor que, está entre, coincide con el patrón.
• Combinar con: Y (todas las condiciones), O (al menos una), XOR (un número impar de ellas; una sola si hay dos); NO (invertir) invierte el resultado. Agregar grupo anida un grupo de condiciones con su propio operador.
• Modo experto (JSON) muestra y edita las mismas condiciones en forma de texto, por ejemplo {"condition": "AND", "rules": [{"field": "client", "operator": "in", "value": [1, 3]}, {"field": "country_code", "operator": "equal", "value": "ES"}]}: los clientes (y clientes potenciales) establecidos en España.

Las carpetas de la plantilla

Una vez creada la plantilla, su ficha muestra la Estructura de carpetas. Para cada carpeta: su nombre, su Carpeta superior (o la raíz), su icono (un icono Font Awesome, fa-folder por defecto) y, si hace falta, un Elemento relacionado:

• una carpeta vinculada a Presupuestos, Pedidos, Facturas, Contratos, Proyectos… no es una carpeta vacía: muestra los documentos de esos documentos comerciales;
• con Filtrar por objeto desencadenante marcado, solo muestra los documentos de la ficha que desencadenó la plantilla (los presupuestos de este cliente); sin marcar, todos los documentos de este tipo.

La tabla de las carpetas recuerda la ruta de cada una, su elemento relacionado (con una pastilla de embudo cuando está filtrado) y el número de documentos esperados. Más abajo, el Historial de despliegues enumera las fichas para las que la plantilla creó un árbol, con la fecha y el resultado.

Los documentos esperados

En una carpeta de la plantilla, declare los documentos que deberían encontrarse en ella:

FileManager reconoce un documento por su nombre de archivo: la extensión debe estar en la lista, y después el nombre debe contener el código, un sinónimo conocido, o parecerse a la etiqueta. Existen sinónimos para los códigos habituales (sobre todo palabras francesas): KBIS (k-bis, extrait_k, rcs…), RIB (iban, banque, coordonnees_bancaires…), ID (cni, passeport, piece_identite…), CONTRAT, ASSURANCE (rc_pro, attestation_assurance…), URSSAF (vigilance, attestation_vigilance…), DEVIS, FACTURE, BC, BL, PHOTO, CV, DIPLOME. Así, Kbis-2026.pdf, extrait_k_mars.pdf o IBAN_Banco.pdf se reconocen sin ningún ajuste. Para nombres de archivo en español, elija códigos que sus usuarios escriban realmente (CIF, SEGURO, DNI, PASAPORTE…).

Los recordatorios de documentos faltantes

Cada día, la tarea programada de documentos faltantes enumera los documentos ausentes y envía los recordatorios que tocan. Un recordatorio agrupa en un solo correo todos los documentos que faltan de una ficha. Se dirige a las personas que pueden conseguirlos:

• el usuario que desencadenó el árbol (el que creó la ficha);
• para un tercero: sus comerciales asignados;
• para un usuario: el propio empleado y su responsable;
• para un proyecto: el jefe de proyecto;
• para un miembro: el propio miembro;
• y las direcciones en copia fijadas por el administrador.

Cada uno recibe el mensaje en su idioma. Los recordatorios se detienen en cuanto se sube el documento, o al alcanzar el número máximo previsto. El seguimiento se ve en la lista Faltantes del explorador (columna Recordatorios, capítulo Buscar y encontrar).

Volver a desplegar una plantilla en fichas existentes

Una plantilla solo reacciona a los eventos que ocurren después de su creación. Para las fichas ya presentes: Volver a desplegar un árbol, elija la empresa, la plantilla y la ruta (Usar la ruta por defecto de la plantilla o una ruta personalizada), y después Desplegar. La página muestra también los despliegues existentes y los vínculos de carpetas de la ficha; Limpiar los datos existentes vuelve a empezar de cero para una ficha cuyo árbol se ha movido a mano.

Eliminar una plantilla

Al eliminar una plantilla, FileManager pregunta qué hacer con las carpetas ya creadas: Conservar las carpetas con contenido, archivar las vacías (la opción prudente), Archivar todas las carpetas en _archives (con fecha), o Eliminar todas las carpetas (a la papelera si está activada).

38 Configuración del uso compartido

La pestaña Compartir configura el seguimiento de los enlaces públicos (dirección de correo del visitante, ubicación), el portal público externo, la numeración de los recursos compartidos y la lista de autorizaciones del uso compartido entre entidades.

Subpestaña Compartidos públicos

1. Las pestañas de la configuración; Compartir está abierta.
2. Las subpestañas Compartidos públicos (esta página) y Uso compartido entre entidades.
3. Buscar un ajuste: escriba una palabra (« correo », « IP ») para ir al ajuste.
4. La sección Seguimiento de enlaces públicos: lo que se registra cuando alguien abre un enlace público.
5. Recopilar correo del visitante (activado por defecto): la página pública muestra un campo opcional Correo del visitante; la dirección indicada se asocia a las consultas y descargas en el registro del recurso compartido.
6. Exigir correo antes de descargar (desactivado por defecto): el campo pasa a ser obligatorio, bajo el título Antes de descargar; sin una dirección válida, la descarga se rechaza con el mensaje « Introduzca su correo electrónico antes de descargar este documento. »
7. Geolocalización IP (activada por defecto): estima el país y la ciudad de un visitante (registro de los recursos compartidos) y de un firmante del portal de firma cuyo navegador no da su ubicación, a partir de su dirección IP, enviada al servicio indicado debajo.
8. URL de API de geolocalización: el servicio consultado, con {ip} (o {IP}) en lugar de la dirección; por defecto https://ipapi.co/{ip}/json/.
9. Timeout de API de geolocalización: cuánto tiempo esperar como máximo al servicio, en segundos (2 por defecto). Pasado ese tiempo, el acceso continúa sin ubicación: el visitante no espera.