1 Présentation et conventions de lecture

FileManager réunit dans un seul explorateur tous les documents de votre Dolibarr : ceux de la GED, ceux rangés sur les fiches (devis, commandes, factures, projets…) et ceux de vos stockages externes. Il ne se contente pas de les ranger : il les ouvre, les modifie, les versionne, les fait signer, les partage et en surveille l'échéance — sans quitter Dolibarr.

Ce que vous pouvez faire avec FileManager

À qui s'adresse ce manuel

Conventions de lecture

Le manuel décrit l'interface telle qu'elle s'affiche en français, version 4.5.470. Les libellés reprennent exactement ceux de l'écran.

Les procédures sont numérotées : faites les étapes dans l'ordre. Les encadrés signalent ce qui mérite attention :

Ce que vous voyez dépend de vos droits

FileManager applique les droits Dolibarr et ses propres permissions sur chaque dossier et chaque fichier. Deux personnes ne voient donc pas forcément les mêmes boutons : un bouton absent signifie en général que vous n'avez pas le droit correspondant, ou que la fonction n'est pas activée par l'administrateur. Les contrôles sont faits par le serveur : masquer un bouton n'est jamais la seule protection. Si un document vous est refusé, vous pouvez en demander l'accès (chapitre Permissions et accès).

Prérequis

2 Installation et premier démarrage

Installer FileManager prend quelques minutes : on dépose l'archive, on active le module, on donne les droits aux bons groupes, puis on ouvre l'explorateur. Ce chapitre s'adresse à l'administrateur Dolibarr.

Installer le module

1. Connectez-vous à Dolibarr avec un compte administrateur.
2. Ouvrez Accueil › Configuration › Modules/Applications, onglet Déployer/Installer un module externe.
3. Choisissez l'archive module_filemanager-4.5.470.zip reçue à l'achat, puis lancez l'envoi. Dolibarr la décompresse dans htdocs/custom/filemanager.
4. Revenez à la liste des modules et cherchez FileManager.
5. Cliquez sur l'interrupteur d'activation et attendez la fin de l'opération sans recharger la page.

À l'activation, FileManager crée ses tables, ses droits, ses menus, ses tâches planifiées et ses modèles d'e-mails (installés dans chaque entité). Dolibarr active au passage le module OAuth, dont FileManager dépend. FileManager remplace le module GED/ECM natif de Dolibarr, avec lequel il est déclaré incompatible : désactivez ce dernier s'il était actif. Les documents ne bougent pas : FileManager travaille sur les mêmes dossiers de documents que Dolibarr.

Donner les droits

FileManager ajoute ses propres droits dans Utilisateurs & Groupes. Attribuez-les de préférence à des groupes plutôt qu'à des utilisateurs : créez par exemple Lecteurs GED, Contributeurs GED et Administrateurs documentaires, puis ouvrez l'onglet Permissions de chaque groupe, section FileManager.

Premier démarrage

FileManager n'a pas de mot de passe propre : il utilise le compte, les groupes, l'entité et la session Dolibarr. Ouvrez le menu du haut GED : l'explorateur s'affiche sur la source choisie par l'administrateur (par défaut la GED). Le menu de gauche donne accès à toutes les fonctions.

1. Nouveau document : créer un document vide ou à partir d'un modèle, n'importe où.
2. Explorateur de fichiers : ouvrir l'explorateur sur la GED (Documents GED) ou sur les documents des fiches (Documents ERP).
3. Validité : la liste des documents à validité, l'ajout d'un document et les types de documents.
4. Demandes d'accès : les demandes que vous avez reçues et celles que vous avez envoyées.
5. Mes partages : les liens de partage que vous avez créés.
6. Signatures : créer une demande, suivre les demandes envoyées et reçues, les signatures externes et vos signatures.
7. Configuration : visible avec le droit de configuration ; ouvre la configuration du module (partie V).

Les entrées affichées dépendent de vos droits et des fonctions activées. Si le menu GED n'apparaît pas, voir le chapitre Dépannage.

Vérifier l'installation en cinq minutes

1. Avec le compte administrateur, créez dans la GED un dossier « Essai » et donnez au groupe Contributeurs GED la lecture et l'écriture sur ce dossier (clic droit, Gérer les permissions, voir le chapitre Permissions et accès).
2. Avec un compte de test du groupe Contributeurs GED, ouvrez GED › Explorateur de fichiers, entrez dans « Essai » et glissez-y un PDF depuis votre poste : il apparaît avec sa miniature.
3. Cliquez sur le fichier : le panneau d'aperçu l'affiche à droite.
4. Faites un clic droit sur le fichier, puis Supprimer : il part à la corbeille, d'où vous pouvez le restaurer.
5. Reconnectez-vous avec un compte qui n'a que la lecture : les commandes d'écriture n'apparaissent pas.

3 L'écran de l'explorateur

L'explorateur est l'écran principal de FileManager. Il s'ouvre depuis le menu du haut GED, ou par GED › Explorateur de fichiers. Il se lit de haut en bas : on choisit une source, on navigue dans ses dossiers, on agit sur les documents.

1. Menu de gauche de FileManager (chapitre Installation).
2. Onglets des sources : ERP, GED, Médias et les stockages connectés (chapitre Les sources).
3. Barre d'outils : navigation, bouton + Nouveau, recherche, tri et vues.
4. Fil d'Ariane : le chemin du dossier affiché ; cliquez sur un élément pour y remonter.
5. Zone des fichiers : dossiers puis fichiers du dossier courant, en grille ou en liste.
6. Barre d'actions de la sélection : apparaît quand un élément est sélectionné.
7. Panneau d'aperçu : le contenu et les informations de l'élément sélectionné.
8. Barre d'état : aide, nombre d'éléments, fichiers récents, favoris, espace disque.

La barre d'outils

Quand la fenêtre est étroite, certaines commandes passent automatiquement dans Plus d'actions ; leurs raccourcis restent actifs.

Le menu « Plus d'actions »

• Galerie d'images : fait défiler les images du dossier en plein écran (chapitre Vues et aperçu).
• Panneau d'aperçu (Ctrl+I) : affiche ou masque le panneau de droite.
• Corbeille : les éléments supprimés, à restaurer ou à supprimer définitivement (chapitre Supprimer et corbeille).
• Aide contextuelle (F1) : l'aide intégrée de l'écran.
• Masquer/Afficher le menu latéral (Ctrl+B) : donne toute la largeur à l'explorateur.

La barre d'actions de la sélection

Dès qu'un élément est sélectionné, une barre flottante apparaît en bas de la zone des fichiers 6. Elle reprend le nom de l'élément et ses actions les plus courantes : télécharger, envoyer par e-mail, renommer, partager, ajouter aux favoris, propriétés, supprimer, désélectionner. Avec plusieurs éléments sélectionnés, elle propose les actions groupées : Déplacer vers…, Copier vers…, Télécharger en ZIP, Envoyer par e-mail, Créer une archive ZIP, Supprimer, Désélectionner (chapitre Naviguer et sélectionner).

La barre d'état

1. Aide : présentation des fonctions de l'écran.
2. Nombre d'éléments du dossier, et nombre d'éléments sélectionnés.
3. Récents : les derniers fichiers que vous avez ouverts.
4. Favoris : vos fichiers et dossiers épinglés.
5. Espace disque : espace occupé par les documents et capacité du disque.

Selon votre situation, la barre d'état affiche aussi un bouton Manquants (n) (documents obligatoires absents des dossiers que vous pouvez ouvrir, chapitre Rechercher) et un accès aux demandes d'accès en attente.

Le menu contextuel

Un clic droit sur un fichier ou un dossier ouvre son menu contextuel. Il ne propose que les actions possibles pour cet élément, avec vos droits : un PDF propose l'éditeur PDF et les outils PDF, une image l'éditeur d'images, un document Office l'édition avec Collabora, un dossier la personnalisation et la liaison à un objet Dolibarr. Le détail des menus est donné au chapitre Organiser.

4 Les sources de documents

Les onglets en haut de l'explorateur sont les sources : chacune est un espace de stockage différent, avec ses propres règles. Un clic sur un onglet affiche la racine de la source.

L'administrateur choisit les sources visibles, leur ordre et celle qui s'ouvre par défaut (Configuration › Sources & stockage, chapitre Sources et stockage).

ERP : les documents des fiches Dolibarr

1. L'onglet ERP.
2. Le badge cadenas : la source est en lecture seule ; le bouton + Nouveau n'apparaît pas.
3. Accès rapide ERP : un clic ouvre directement un type d'objet (Factures clients, Propositions commerciales, Commandes, Expéditions…). La flèche à droite fait défiler la liste ; le chevron à gauche la replie.
4. Les dossiers par type d'objet. Chacun contient un dossier par objet, nommé d'après sa référence (par exemple FA2610-0042), qui contient ses documents.

Au survol d'un dossier d'objet, une infobulle résume l'objet : référence, montant, statut et tiers. La petite icône en haut à droite du dossier ouvre la fiche Dolibarr de l'objet.

Vous ne voyez que les objets que Dolibarr vous autorise à consulter : un commercial limité à ses clients ne voit que leurs pièces.

Ajouter un document à une fiche

La source ERP se consulte mais ne s'écrit pas depuis l'explorateur. Pour joindre un document à un devis ou une facture, utilisez la fiche de l'objet : l'onglet Fichiers joints de Dolibarr, ou le panneau Fichiers joints de FileManager sur la fiche (chapitre La banette sur la fiche d'un objet). Un dossier de la GED peut aussi être lié à un objet pour y déposer ses documents (chapitre Les documents d'une fiche Dolibarr).

GED : l'espace documentaire de l'entreprise

La GED est l'espace que vous organisez librement : dossiers par service, par client, par chantier… C'est là que se créent les dossiers, les documents et les arborescences. Chaque dossier et chaque fichier peut porter ses propres permissions (chapitre Permissions et accès). Les éléments supprimés passent par la corbeille.

Un petit cadenas sur la vignette d'un dossier ou d'un fichier signale un accès restreint : il n'est pas ouvert à tous. Si vous avez le droit de gérer les permissions, un clic sur le cadenas les ouvre.

Médias : la médiathèque

La source Médias correspond à la médiathèque de Dolibarr. Ses fichiers servent aux pages du module Site web, aux modèles de documents et aux communications (images insérées dans un e-mail, par exemple).

Les stockages connectés

Chaque connexion cloud créée par l'administrateur apparaît comme un onglet supplémentaire, avec le libellé qu'il lui a donné (par exemple « Nextcloud de l'agence »). Vous y naviguez comme dans la GED : créer, envoyer, renommer, déplacer, partager… Les droits Dolibarr et les permissions FileManager s'appliquent en plus des droits du compte distant.

Tous les fournisseurs n'offrent pas les mêmes fonctions : certaines opérations peuvent manquer selon le service (la configuration en donne le détail, chapitre Sources et stockage). Une connexion déclarée en lecture seule affiche le cadenas et masque les commandes d'écriture.

5 Vues, aperçu et états des documents

Grille ou liste, panneau d'aperçu, plein écran, galerie : FileManager montre le contenu d'un document sans le télécharger. Les petits badges posés sur les vignettes résument son état : partagé, versionné, en signature, proche de l'échéance…

Grille ou liste

Les deux boutons à droite de la barre d'outils basculent entre la vue grille (vignettes et miniatures, idéale pour les images et les PDF) et la vue liste (une ligne par élément, pour les dossiers volumineux). Votre choix est conservé d'une session à l'autre. Dans les deux vues, les dossiers sont toujours affichés avant les fichiers.

1. Nom : la flèche indique la colonne de tri et son sens.
2. Type : l'extension du fichier, ou « Dossier ».
3. Taille.
4. Date modification.
5. Actions : apparaissent au survol de la ligne.

Un clic sur un en-tête trie la liste par cette colonne ; un second clic inverse l'ordre. Les dossiers et les fichiers forment deux groupes repliables (« Fichiers 4 » sur la capture) : le chevron à droite du groupe le replie. En vue liste, le bouton Densité de la liste de la barre d'outils choisit l'espacement des lignes : Compacte, Normale ou Confortable.

Au survol d'une ligne, une miniature du document s'affiche, avec à droite les actions rapides : Télécharger (flèche) et Renommer (crayon), ce dernier si vous avez le droit d'écriture. La case à cocher à gauche du nom ajoute la ligne à la sélection.

Trier

Le bouton Trier propose quatre ordres : Nom (de A à Z), Date (le plus récent d'abord), Taille (le plus gros d'abord) et Type (par extension). L'ordre actif est surligné et marqué d'une flèche. Il est mémorisé pour vos prochaines visites.

Le panneau d'aperçu

Un clic sur un fichier l'affiche dans le panneau de droite. Le panneau s'ouvre et se ferme par Plus d'actions › Panneau d'aperçu ou par Ctrl+I ; sa bordure gauche se fait glisser pour l'élargir.

Sur la capture de gauche :

1. Le nom du fichier.
2. Plein écran : ouvre le document sur toute la fenêtre.
3. Fermer le panneau.
4. La visionneuse : pour un PDF, pagination (page courante / nombre de pages) et défilement.
5. Les informations : nom, taille, date de modification, état, propriétaire, chemin, objet Dolibarr lié le cas échéant.
6. Télécharger le fichier.
7. Favori : l'ajoute à vos favoris (ou l'en retire).

Sur la capture de droite :

1. État : les badges du document (voir plus bas) ; chacun est cliquable.
2. Accès effectif : ce que vous pouvez faire sur ce document — lecture, écriture, suppression, partage, signature, gestion des permissions. Une coche verte signifie autorisé, une croix grise refusé.
3. Origine du droit : d'où vient cet accès (administrateur, permission du dossier, héritage, partage…). Utile pour comprendre pourquoi une action est possible ou non.
4. Versions : le nombre de versions ; un clic ouvre l'historique (chapitre Versions).

Ce que l'aperçu sait afficher

L'aperçu affiche dans le navigateur les PDF, les images, les documents Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument (mis en page, avec les feuilles et les diapositives), les anciens formats .doc et .ppt (convertis à la volée), la vidéo et l'audio, le texte et le code (avec coloration), le Markdown et les pages HTML. Le détail, format par format, est au chapitre Documents Office : aperçu et édition en ligne. Pour les autres formats, le panneau affiche les informations du fichier et le bouton Télécharger.

Un double-clic sur un fichier l'ouvre en plein écran (ou, pour un dossier, entre dedans). En plein écran, les boutons en haut à droite permettent d'imprimer, de télécharger, de réduire et de fermer ; Échap referme.

La galerie d'images

1. Le nom de l'image affichée.
2. Sa position dans le dossier (ici 1 / 1).
3. Télécharger l'image.
4. Imprimer l'image.
5. Fermer la galerie (ou Échap).
6. Image précédente / suivante (ou les flèches du clavier).
7. Le bandeau des miniatures : un clic affiche l'image.

Les badges d'état

Les badges s'affichent sur la vignette (vue grille), à côté du nom (vue liste) et dans la ligne État du panneau d'aperçu. Leur infobulle donne le détail ; plusieurs sont cliquables.

6 Naviguer et sélectionner

On se déplace dans FileManager comme dans l'explorateur de son ordinateur : double-clic pour entrer dans un dossier, fil d'Ariane pour remonter, clic pour sélectionner. Le clavier permet de tout faire sans souris.

Se déplacer

• Entrer dans un dossier : double-clic sur sa vignette (ou Entrée quand il est sélectionné).
• Remonter : un clic sur un élément du fil d'Ariane ramène à ce niveau ; le bouton Dossier parent ou la touche Retour arrière remonte d'un niveau.
• Revenir en arrière : le bouton Retour rouvre le dossier affiché précédemment.
• Actualiser : le bouton ou F5 relit le dossier — utile si un collègue vient d'y déposer un document.
• Changer de source : un clic sur un onglet (ERP, GED, Médias…) en haut de l'explorateur.

Sélectionner

La barre d'actions de la sélection

1. Télécharger le fichier.
2. Envoyer par e-mail (chapitre Envoyer par e-mail).
3. Renommer.
4. Partage : créer un lien de partage (chapitre Partager).
5. Ajouter/retirer des favoris.
6. Créer une archive ZIP contenant l'élément.
7. Supprimer : envoie à la corbeille.
8. Désélectionner.

Pour un dossier, la barre propose aussi Personnaliser (couleur et icône) ; pour une archive ZIP, Extraire ; dans les résultats d'une recherche, Aller au dossier parent. Les actions affichées dépendent de vos droits : en lecture seule, seules la consultation, le téléchargement, l'e-mail et les favoris restent.

Avec plusieurs éléments sélectionnés, la barre affiche leur nombre et les actions groupées :

Glisser-déposer

• Depuis votre ordinateur : glissez des fichiers sur la zone des fichiers ; la zone se colore et l'envoi démarre (chapitre Créer et importer).
• Dans l'explorateur : glissez un ou plusieurs éléments sélectionnés sur un dossier pour les y déplacer.

Couper, copier, coller

Ctrl+C (copier) ou Ctrl+X (couper) sur la sélection, puis, dans le dossier de destination, Ctrl+V (coller). Le menu contextuel propose aussi Copier vers… et Déplacer vers…, qui ouvrent un sélecteur de dossier (chapitre Organiser).

Favoris et fichiers récents

Favoris : épinglez un fichier ou un dossier avec l'étoile (barre d'actions, panneau d'aperçu ou menu contextuel Ajouter aux favoris). La fenêtre Mes Favoris, ouverte depuis la barre d'état, les liste avec leur chemin et leur source :

1. Rechercher… : filtre la liste.
2. Les colonnes Nom, Chemin, Section (la source) et Actions.
3. Un clic sur une ligne ouvre l'élément dans l'explorateur.
4. La corbeille retire l'élément des favoris (le fichier lui-même n'est pas touché).
5. Fermer.

Récents : la fenêtre Fichiers récents de la barre d'état liste les derniers fichiers que vous avez ouverts, du plus récent au plus ancien, avec le même filtre et les mêmes colonnes ; un clic rouvre le fichier. Effacer l'historique 4 vide la liste. Favoris et fichiers récents sont personnels.

L'administrateur peut désactiver les favoris ou les fichiers récents (Configuration › Explorateur).

7 Créer et importer

Tout ce qui ajoute un élément dans le dossier courant part du bouton + Nouveau : envoyer des fichiers, créer un dossier, un document Office ou un raccourci, importer depuis une adresse web ou depuis une autre source. Le bouton n'apparaît que si vous pouvez écrire dans le dossier.

Le menu comporte deux parties :

Créer

1. Envoyer des fichiers (Ctrl+U) : depuis votre ordinateur.
2. Nouveau dossier (Maj+F).
3. Nouveau document (Maj+D) : un document Office vierge ou à partir d'un modèle.
4. Créer un raccourci : vers une adresse web, un fichier ou un dossier.

Importer

5. Importer depuis une URL : télécharge un fichier public directement dans le dossier.
6. Importer des fichiers/dossiers externes : copie des éléments depuis une autre source (ERP, autre dossier de la GED, stockage connecté).

Envoyer des fichiers depuis votre ordinateur

1. Ouvrez le dossier de destination.
2. Cliquez sur + Nouveau puis Envoyer des fichiers (ou Ctrl+U), et choisissez un ou plusieurs fichiers.
3. Une barre de progression suit chaque fichier ; ne fermez pas la page avant la fin.

Plus rapide : glissez les fichiers depuis l'explorateur de votre ordinateur sur la zone des fichiers. Elle se colore, et l'envoi démarre dès que vous relâchez. Les fichiers sont envoyés l'un après l'autre.

Créer un dossier

1. Cliquez sur + Nouveau puis Nouveau dossier (ou Maj+F).
2. Saisissez le Nom du dossier 1. Accents, espaces et autres alphabets sont acceptés ; les caractères réservés par les systèmes de fichiers (/ \ : * ? " < > |) sont remplacés par un tiret bas.
3. Cliquez sur + Créer 3, ou Annuler 2.

Le nouveau dossier hérite des permissions du dossier parent (chapitre Permissions et accès).

Créer un document

La fenêtre Nouveau document crée un fichier Office vierge ou à partir d'un modèle de la bibliothèque. Elle s'ouvre par + Nouveau › Nouveau document, par Maj+D, ou par Nouveau document dans le menu de gauche.

1. Rechercher un modèle par nom, description ou format.
2. Filtres : tout, texte, tableur, présentation, modèles avec variables.
3. Affichage des modèles en vignettes ou en liste.
4. Document vierge : Word, Excel, PowerPoint (formats Microsoft) ou Writer, Calc, Impress (formats OpenDocument).
5. Modèles : la bibliothèque de modèles de votre entreprise.
6. L'aperçu du choix courant et sa description.
7. Nom du document ; l'extension est ajoutée d'office.
8. Destination : le dossier où le document sera créé ; Changer ouvre un sélecteur de dossier.
9. Ouvrir dans l'éditeur après création : ouvre le document dans l'éditeur Office (si l'édition Office est configurée).
10. Le récapitulatif : nom final et dossier de destination.
11. Annuler.
12. + Créer.

À partir d'un modèle avec variables

Un modèle marqué Variables contient des champs à remplir (nom du client, adresse, montant…). Après l'avoir choisi 1 (son aperçu s'affiche 2), deux modes sont proposés :

• Remplir avec l'assistant 3 : les variables sont pré-remplies à partir d'une fiche Dolibarr (tiers, contact, devis…) que vous choisissez ; vous complétez les autres champs dans un formulaire, puis le document est produit. Le bouton devient Continuer avec l'assistant 6.
• Modèle brut 4 : une simple copie du modèle, à compléter à la main.

Le récapitulatif 5 rappelle ce qui va être créé. L'assistant de publipostage est décrit au chapitre Publipostage : l'assistant pas à pas, la conception des modèles au chapitre Écrire un modèle de publipostage.

Créer un raccourci

Un raccourci est un élément du dossier qui pointe ailleurs : il évite de dupliquer un fichier ou de chercher un lien.

1. Type de raccourci : Lien web, Fichier ou Dossier virtuel.
2. Nom affiché dans le dossier.
3. URL (lien web) ou la cible choisie dans un sélecteur (fichier, dossier).
4. Mode d'ouverture : Ouvrir dans cet onglet ou Ouvrir dans un nouvel onglet.
5. Annuler.
6. Créer.

Un raccourci porte un badge (lien, dossier ouvert ou flèche sortante). Si sa cible est supprimée, un badge de lien barré le signale. Supprimer un raccourci ne supprime jamais sa cible.

Importer depuis une URL

1. Importer depuis une URL : l'adresse du fichier (http ou https). Les adresses locales, privées ou réservées sont bloquées.
2. Nom du fichier : proposé d'après l'adresse, modifiable.
3. Remplacer le fichier existant si le nom existe déjà : sinon, un nouveau nom est choisi.
4. Authentification du téléchargement : Aucune, Identifiant / mot de passe, Token Bearer ou en-tête personnalisé, pour un fichier protégé.
5. Annuler.
6. Importer.

Importer des fichiers ou dossiers d'une autre source

1. Sources : Documents ERP, Espace GED, stockages connectés.
2. Navigation : retour, suivant, dossier parent, actualiser.
3. Le chemin du dossier parcouru ; un clic remonte.
4. Cliquez sur les fichiers ou dossiers à importer : une coche les marque.
5. Le nombre d'éléments sélectionnés.
6. Annuler.
7. Sélectionner : copie les éléments dans le dossier courant. Les originaux restent en place.

Une notification indique le nombre d'éléments importés et, le cas échéant, ceux qui ont échoué (droits, nom invalide…).

8 Organiser les documents

Renommer, déplacer, copier, dupliquer, archiver, personnaliser un dossier : tout passe par le menu contextuel (clic droit) ou par la barre d'actions de la sélection. Les actions proposées dépendent du type d'élément et de vos droits.

Le menu contextuel d'un fichier

1. Aperçu : ouvre le document en plein écran.
2. Les outils propres au type : pour un PDF, Éditer le PDF, Outils PDF (sous-menu) et Signatures (grisé si la signature n'est pas disponible) ; pour une image, l'éditeur d'images ; pour un document Office, Éditer avec Collabora et Convertir en PDF.
3. Le rangement : Déplacer vers…, Copier vers…, Dupliquer, Créer une archive ZIP.
4. Renommer et Supprimer.
5. La diffusion : Télécharger, Partager le document, Envoyer par e-mail, Copier le lien.
6. Ajouter aux favoris et Propriétés.
7. La gestion : Gérer les permissions, Ajouter aux documents à validité, Versions du fichier.

Le menu contextuel d'un dossier

Un dossier propose Ouvrir, les mêmes actions de rangement, Renommer, Supprimer, Copier le lien, Ajouter aux favoris, Propriétés, Gérer les permissions et, avec le droit de configuration, Lier à un objet… (chapitre Les documents d'une fiche Dolibarr).

Renommer

1. Clic droit sur l'élément, Renommer (ou F2).
2. Le nom est présélectionné sans son extension 1 : tapez directement le nouveau nom.
3. Cliquez sur Renommer 3 ou Annuler 2.

Les permissions, versions, partages, favoris et liens vers des fiches suivent l'élément renommé.

Déplacer ou copier vers un autre dossier

1. L'élément (ou le nombre d'éléments) concerné.
2. Source de destination : vous pouvez déplacer ou copier vers une autre source (de la GED vers un stockage connecté, par exemple).
3. Le chemin parcouru ; un clic remonte.
4. Les sous-dossiers : un clic entre dans le dossier.
5. Annuler.
6. Déplacer ici (ou Copier ici) : dans le dossier affiché.

La fenêtre s'ouvre par Déplacer vers… ou Copier vers… (menu contextuel ou barre d'actions de la sélection multiple). Le glisser-déposer sur un dossier et Ctrl+X / Ctrl+V déplacent aussi.

Dupliquer

Dupliquer crée une copie de l'élément dans le même dossier, sous un nom distinct. C'est le moyen le plus rapide de partir d'un document existant.

Archives ZIP

• Créer une archive ZIP : sur un élément ou une sélection ; FileManager propose un nom d'archive, modifiable, puis crée le fichier .zip dans le dossier courant.
• Extraire : sur une archive (zip, tar, tar.gz, tar.bz2, gz, bz2), extrait son contenu dans un nouveau sous-dossier du dossier courant. Les archives trop volumineuses ou contenant trop d'éléments sont refusées par sécurité.
• Télécharger en ZIP (sélection multiple) : télécharge une archive sur votre ordinateur sans la créer dans le dossier.

Copier le lien

Copier le lien place dans le presse-papiers l'adresse de l'élément dans l'explorateur : pour un dossier, le dossier ; pour un fichier, son dossier avec le fichier mis en évidence. Collez-la dans un message à un collègue : il ouvrira l'élément s'il y a accès. Pour donner un document à une personne extérieure, utilisez plutôt un lien de partage (chapitre Partager).

Propriétés d'un dossier

Sélectionner un dossier (ou Propriétés dans son menu) affiche son résumé dans le panneau d'aperçu :

1. Le nombre de fichiers et de sous-dossiers, la taille totale et la date de dernière modification.
2. Les types de fichiers présents et leur nombre.
3. Le nom et le chemin.
4. Ouvrir le dossier.
5. Personnaliser sa couleur et son icône.

Personnaliser un dossier

Une couleur et une icône rendent les dossiers importants faciles à repérer.

1. Couleur : douze teintes.
2. Icône : vingt-quatre pictogrammes (archives, bâtiment, photo, comptabilité, courrier, sécurité, équipe…).
3. L'aperçu du résultat.
4. Personnalisation globale : visible par tous les utilisateurs ; réservée aux administrateurs. Sinon, la personnalisation n'est visible que par vous.
5. Réinitialiser : revient à l'apparence par défaut.
6. Annuler.
7. Enregistrer.

9 Supprimer et restaurer : la corbeille

Supprimer un document dans FileManager ne le détruit pas tout de suite : il part à la corbeille, d'où on peut le restaurer pendant le délai de conservation (30 jours par défaut).

Supprimer

1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis Supprimer (menu contextuel, barre d'actions, ou touche Suppr).
2. Vérifiez le nom rappelé dans la fenêtre 1.
3. Cliquez sur Déplacer vers la corbeille 3, ou Annuler 2.

Supprimer un dossier envoie à la corbeille tout son contenu. Les versions d'un fichier le suivent dans la corbeille et reviennent avec lui s'il est restauré.

Ouvrir la corbeille

Plus d'actions › Corbeille ouvre la corbeille de la source affichée.

1. Rechercher dans la corbeille.
2. Le délai de conservation appliqué.
3. Expire le : la date de suppression définitive et le nombre de jours restants. La pastille passe à l'orange puis au rouge à l'approche de l'échéance.
4. Restaurer : remet l'élément à son emplacement d'origine.
5. Supprimer définitivement l'élément, après confirmation.
6. Vider la corbeille : supprime définitivement tous les éléments, après confirmation.
7. Fermer.

Les colonnes indiquent aussi le chemin d'origine, la taille, la date de suppression et la personne qui a supprimé.

Qui voit quoi dans la corbeille

• Chacun voit ce qu'il a lui-même supprimé.
• Un responsable voit aussi ce qu'ont supprimé les personnes qu'il encadre (son équipe dans Dolibarr), pour les éléments qu'ils partageaient avec d'autres : un document commun supprimé par erreur peut ainsi être rattrapé sans l'administrateur.
• Un administrateur voit tout.

Sur une très grande installation, la fenêtre montre les éléments supprimés le plus récemment ; les plus anciens restent dans la corbeille jusqu'à leur expiration.

Restaurer

1. Ouvrez la corbeille et retrouvez l'élément (le champ de recherche filtre la liste).
2. Cliquez sur le bouton Restaurer de sa ligne.
3. L'élément revient dans son dossier d'origine, avec ses versions. Si le dossier n'existe plus, il est recréé.

Suppression définitive

Un fichier dont une version est protégée (« Marquer comme importante », chapitre Versions des documents) ne peut pas être supprimé définitivement : « Cet élément a des versions protégées : il ne peut pas être supprimé définitivement. Levez d'abord leur protection. » Il en va de même d'un dossier qui contient un tel fichier. Vider la corbeille supprime tout le reste et indique ce qu'il a gardé (« 1 élément(s) conservé(s) : versions protégées. ») ; le nettoyage automatique fait de même.

Une tâche planifiée supprime chaque jour les éléments dont le délai de conservation est dépassé, et peut prévenir l'administrateur par e-mail (adresse réglée dans Configuration › Notifications).

Un fichier supprimé d'un stockage connecté (Nextcloud, Google Drive…) passe lui aussi par la corbeille de FileManager : une copie y est conservée, et la restauration le renvoie sur le stockage d'origine.

La corbeille peut être désactivée par l'administrateur (Configuration › Explorateur) : la suppression devient alors immédiate et définitive, après confirmation.

10 Rechercher et retrouver

Le champ Rechercher… de la barre d'outils fait deux choses : il filtre instantanément le dossier affiché pendant que vous tapez, et lance une vraie recherche quand vous appuyez sur Entrée. Ses options ajoutent des filtres qui retrouvent des documents sans aucun mot-clé : toutes les factures d'un client, tous les documents en signature…

Filtrer le dossier affiché

Dès la première lettre tapée, le dossier ne montre plus que les éléments dont le nom contient le texte. Rien n'est envoyé au serveur : c'est instantané. Un bandeau au-dessus des résultats l'indique et propose de lancer la recherche complète. Échap ou la croix du champ efface le filtre.

Rechercher par mot-clé

Entrée lance la recherche dans les noms de fichiers — et dans leur contenu si l'option est cochée — selon les options choisies. Les résultats sont groupés par source ; chaque groupe s'arrête aux 50 premiers résultats et le signale. Un stockage connecté lent est interrompu au bout de quelques secondes : le groupe affiche alors « résultats partiels » et un lien Voir tous les résultats.

Les options et les filtres

1. Recherche approximative (fuzzy) : tolère les lettres oubliées et les fautes de frappe légères (voir les recettes en fin de chapitre).
2. Chercher dans le contenu : cherche aussi le texte à l'intérieur des documents (voir plus bas).
3. Inclure les sous-dossiers : étend la recherche sous le dossier affiché.
4. Sources unifiées : cherche à la fois dans la GED, les documents ERP et les stockages connectés.
5. Fiche : un tiers, un projet, une commande, un produit… ; les documents qui lui appartiennent et, avec Inclure les fiches liées, ceux des fiches que Dolibarr lui lie.
6. Type de document : une sorte de pièce Dolibarr (factures clients, devis…) ou un dossier type de la GED.
7. Date : Date du fichier ou Date de la pièce, entre deux jours.
8. État documentaire : Partagé, Workflow de signature, Alerte de validité, En cours d'édition, Favoris, Versionné, Lecture seule, Accès restreint.
9. Type de fichier : dossiers, PDF, documents bureautiques, images, audio, vidéo, archives, texte.
10. Réinitialiser : efface tous les filtres.
11. Appliquer : lance la recherche (comme Entrée).

Trouver sans mot-clé : les filtres

Les filtres suffisent : un mot-clé n'est pas nécessaire. Choisissez-les, puis cliquez sur Appliquer. Un mot-clé saisi en plus restreint le résultat.

Les filtres se combinent : un client en Fiche, Factures clients en Type de document et une période en Date de la pièce donnent les factures de ce client sur la période. Sans fiche ni type de document, les filtres parcourent le dossier affiché (et ses sous-dossiers si l'option est cochée), ou toutes les sources si Sources unifiées est cochée.

Exemple : tous les documents d'un client

1. Ouvrez les options de recherche.
2. Dans Fiche, laissez Tiers et tapez le début du nom du client.
3. Choisissez le client dans la liste.
4. Cliquez sur Appliquer.

Lire les résultats

1. Le fil d'Ariane indique que vous regardez un résultat de recherche, et son nombre de documents.
2. La croix rouge quitte la recherche et réaffiche le dossier.
3. Chaque filtre actif est une pastille : sa croix le retire.
4. Le nombre de documents trouvés.
5. Réinitialiser : efface tous les filtres.
6. La source de chaque document (ERP, GED, stockage connecté).
7. Son chemin ; l'action Aller au dossier parent ouvre son dossier.

Les résultats sont triés du plus récent au plus ancien selon la date choisie et arrivent par pages de 100.

Chercher dans le contenu des documents

Cochée, l'option Chercher dans le contenu retrouve un document par une phrase qu'il contient. Les fichiers texte (txt, csv, md, json, xml, html, code) sont lus directement. Les PDF et les documents bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument) sont cherchés dans un index : leur texte est extrait une fois, à l'avance, par une tâche planifiée.

• La recherche trouve les documents qui contiennent tous les mots saisis, sans tenir compte des accents ni des majuscules.
• Un extrait du passage trouvé s'affiche sous le nom du document.
• Si des fichiers du périmètre ne sont pas encore indexés, la barre des résultats l'indique (« … fichier(s) de ce périmètre pas encore indexé(s) »).
• Si l'administrateur n'a pas activé l'indexation, seul le contenu des fichiers texte est cherché, et c'est signalé.

Quand un document devient-il trouvable ?

Depuis la recherche de Dolibarr

Le champ Rechercher en haut du menu de gauche de Dolibarr propose, sous les tiers, factures et autres fiches, l'entrée Fichiers (GED). Tapez le mot, choisissez cette entrée : l'explorateur s'ouvre avec la recherche déjà lancée sur ce mot.

Ouvrir dans la GED depuis une fiche

Sur les fiches de Dolibarr (tiers, projet, commande, facture, produit, ticket, ordre de fabrication…), le bouton Ouvrir dans la GED ouvre l'explorateur directement sur les documents de la fiche et de ses fiches liées : le filtre Fiche est déjà appliqué.

Les documents manquants

Quand l'administrateur a défini des documents attendus dans les modèles d'arborescence (par exemple « Kbis » et « Attestation d'assurance » pour chaque fournisseur), FileManager repère ceux qui manquent. La barre d'état affiche alors un bouton Manquants (n) : il ouvre la liste des documents manquants des fiches que vous pouvez ouvrir.

Le champ Fiche ou document… filtre la liste, et Document attendu la limite à un type de document. Le bouton Déposer ouvre le dossier attendu pour y envoyer le document : une fois déposé, il ne compte plus comme manquant. Lorsqu'une recherche porte sur une fiche, ses documents manquants s'affichent au-dessus des résultats.

Recettes de recherche

11 Télécharger et envoyer par e-mail

Un document se télécharge en un clic, seul ou avec d'autres dans une archive ZIP. Pour l'envoyer à quelqu'un, Envoyer par e-mail prépare un e-mail Dolibarr avec les fichiers déjà joints : pas besoin de les télécharger puis de les rejoindre à la main.

Télécharger un fichier

Plusieurs chemins mènent au même téléchargement :

• le menu contextuel du fichier (clic droit), entrée Télécharger ;
• la barre d'actions qui apparaît quand un fichier est sélectionné ;
• le bouton Télécharger du panneau d'aperçu et de l'aperçu plein écran ;
• dans la vue liste, la flèche qui apparaît au survol de la ligne.

Le fichier arrive dans le dossier de téléchargement de votre navigateur, sous son nom. Quelques cas particuliers :

• un fichier chiffré par FileManager se télécharge en clair, sous son vrai nom, si vous avez le droit de l'ouvrir (chapitre Sécurité et accès) ;
• un fichier d'un stockage connecté (Nextcloud, S3, partage réseau…) est lu à la volée sur ce stockage ;
• si l'administrateur a activé le journal des consultations, le téléchargement est inscrit dans l'historique (chapitre Maintenance).

Télécharger plusieurs fichiers ou un dossier (ZIP)

1. Sélectionnez les fichiers et dossiers voulus (Ctrl + clic, ou cases à cocher en vue liste), ou un seul dossier.
2. Choisissez Télécharger en ZIP dans la barre d'actions ou le menu contextuel.
3. FileManager prépare l'archive : les dossiers y gardent leur arborescence. Seuls les fichiers que vous avez le droit de télécharger y entrent ; si aucun ne l'est, le message « Aucun fichier à télécharger » s'affiche.

Envoyer par e-mail

1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers, jusqu'à 100, dans l'explorateur, les résultats d'une recherche, la banette d'une fiche ou le tableau de ses documents.
2. Choisissez Envoyer par e-mail dans le menu contextuel ou la barre d'actions.
3. FileManager vérifie chaque élément :
   • les dossiers et les raccourcis ne s'envoient pas : ils sont laissés de côté, et un message le dit (« 2 élément(s) laissé(s) de côté : les dossiers et les raccourcis ne s'envoient pas ») ; pour envoyer un dossier, téléchargez-le en ZIP ou partagez-le ;
   • vous devez avoir le droit de télécharger chaque fichier ;
   • le poids total ne doit pas dépasser le plafond fixé par l'administrateur (20 Mo par défaut, la limite courante des messageries). Au-delà, l'envoi est refusé avant même d'ouvrir le message : retirez des fichiers, ou envoyez un lien de partage (voir plus bas).
4. Le formulaire d'e-mail de Dolibarr s'ouvre, les fichiers déjà joints. Complétez-le, puis cliquez sur Envoyer email.

1. Fichier(s) à envoyer.
2. Taille totale et plafond autorisé.
3. De : l'expéditeur, choisi parmi les adresses autorisées par Dolibarr (la vôtre, celle de la société…).
4. Adressé à : un ou plusieurs destinataires, séparés par des virgules.
5. Copie à.
6. Sujet, proposé d'après le nom du fichier : modifiez-le librement.
7. Fichiers joints : la loupe prévisualise, la corbeille retire un fichier ; Joindre ce fichier ajoute un fichier de votre poste.
8. Retour : revient à l'explorateur sans envoyer.

1. Message : éditeur de texte riche (mise en forme, liens, images, tableaux). Le modèle d'e-mail choisi par l'administrateur pré-remplit le texte ; votre signature Dolibarr y est insérée à l'envoi.
2. Envoyer email.
3. Annuler.

Ce que reçoit le destinataire

• Chaque fichier est joint sous son nom ; deux fichiers de même nom venant de dossiers différents sont renommés (« Devis.pdf », « Devis (2).pdf ») pour ne pas s'écraser.
• Un fichier chiffré est joint en clair, sous son vrai nom : le destinataire n'a besoin d'aucun outil.
• Un fichier d'un stockage connecté est d'abord copié sur le serveur Dolibarr pour être joint ; cette copie temporaire est effacée après l'envoi, et au plus tard après 48 heures. Un document Google est joint au format Office.

Depuis une fiche Dolibarr

Depuis la banette ou le tableau des documents d'une fiche, le formulaire s'ouvre dans une fenêtre séparée pour ne pas quitter la fiche. Si le module CommunicationHub est installé, sa fenêtre de rédaction s'ouvre à la place, avec les mêmes fichiers joints.

12 L'éditeur PDF

L'éditeur PDF travaille un PDF directement dans le navigateur : annoter, ajouter du texte et des images, signer, masquer une information, réorganiser les pages, fusionner, compresser, protéger. Il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ; l'explorateur reste ouvert derrière.

Ouvrir un PDF dans l'éditeur

1. Clic droit sur un PDF, puis Éditer le PDF.
2. L'éditeur s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur, sur la première page. Si rien ne s'ouvre, autorisez les fenêtres surgissantes (pop-up) pour l'adresse de Dolibarr.

Les documents Word, Excel et images peuvent aussi y être ouverts : ils sont d'abord convertis en PDF (la conversion des documents Office demande Stirling PDF, configuré par l'administrateur).

Un document ne peut être modifié que par une personne à la fois. S'il est déjà ouvert dans un éditeur (par un collègue, ou par vous dans une autre fenêtre), l'éditeur l'indique : fermez l'autre éditeur ou attendez l'expiration de sa session. Pendant l'édition, le badge « En cours d'édition par un autre utilisateur » s'affiche sur le document pour les autres.

L'écran de l'éditeur

1. La barre d'outils : sélection, texte, signature, formes, surligneur, masquage…
2. Les onglets : un par document ouvert ; + en ouvre un autre (pour fusionner, ou déplacer des pages de l'un à l'autre).
3. Afficher/Masquer les pages, Annuler, Refaire, page précédente / suivante et numéro de page.
4. Zoom, Ajuster à la page, Mode d'affichage, Outils avancés, Rotation, Extraire, Réorganiser.
5. Enregistrer (Ctrl+S). À sa gauche : Présentation (F5), Attributs, Télécharger sur l'ordinateur, Impression (Ctrl+P) ; à sa droite, Aide contextuelle (F1).
6. Les pages en miniatures : un clic va à la page.
7. La page affichée : c'est ici que l'on dessine, écrit et place les éléments.
8. Attributs : les propriétés de l'élément sélectionné (position, taille, couleurs, police…).
9. La barre d'état : outil actif, nombre d'objets ajoutés, état du document.

Les outils

Travailler les pages

Le panneau Pages montre les miniatures. Sélectionnez une ou plusieurs pages (Ctrl+clic) pour les faire pivoter, les supprimer, les copier ou les extraire dans un nouveau document. Réorganiser affiche toutes les pages pour les remettre dans l'ordre par glisser-déposer. Avec plusieurs documents ouverts en onglets, une page se fait glisser d'un document à l'autre.

Remplir un formulaire PDF

Beaucoup de PDF reçus sont des formulaires : fiche d'ouverture de compte, demande d'agrément, déclaration administrative, bon d'intervention. Leurs zones à remplir sont de vrais champs (on parle de formulaire « AcroForm »). L'éditeur les reconnaît à l'ouverture du document : un message indique « Formulaire détecté: 8 champs » et le bouton Mode formulaire apparaît dans la barre d'outils de gauche, avec le nombre de champs dans son info-bulle.

1. Le bouton Mode formulaire (ou la touche F) ouvre l'assistant de remplissage. Il n'apparaît que si le document contient des champs.
2. Le panneau Remplir le formulaire liste tous les champs du document, dans l'ordre, chacun avec la saisie adaptée à son type et le type indiqué en dessous (Texte, Texte multiligne, Date, Liste déroulante…). Le libellé est le nom alternatif que l'auteur du formulaire a donné au champ (son info-bulle, définie dans les propriétés du champ) : « Date de début du contrat ». Un champ sans nom alternatif montre son nom technique rendu lisible : « Raison_sociale » devient « Raison sociale », « AccepteCGV » devient « Accepte CGV ».
3. Les champs sont aussi posés sur la page, à leur place exacte : on peut saisir dans le panneau ou directement sur le document, les deux restent synchronisés.
4. Un champ reconnu comme une date (son nom contient « date », « jour », « mois », « fin », « naissance »…) reçoit un calendrier, prérempli avec la date déjà écrite dans le PDF. La date choisie est écrite au format de votre langue, jour et mois sur deux chiffres (02/11/2026 en français). Si le champ contient un texte qui n'est pas une date (« à définir »), il reste un champ texte : rien n'est effacé.
5. Les listes déroulantes et les boutons radio proposent les choix prévus par l'auteur du formulaire.
6. Les cases à cocher.
7. Un champ signature (nom contenant « signature », « visa », « paraphe », ou grande zone rectangulaire) affiche Cliquer pour signer : la fenêtre de signature s'ouvre ; dessinez votre signature, importez-en l'image ou tapez votre nom, et elle se place à l'échelle dans le cadre.
8. Un champ image (nom contenant « logo », « photo », « cachet », « tampon »…) affiche Cliquez pour ajouter une image : choisissez l'image dans la GED (le logo, le scan du cachet de l'entreprise) ; elle s'ajuste au cadre.
9. Appliquer et enregistrer écrit les valeurs dans les champs du PDF et enregistre aussitôt le document (une version de l'état précédent est conservée quand les versions sont actives). Fermer (ou la croix de l'en-tête) referme le panneau sans rien écrire. Pendant que le panneau est ouvert, la page se resserre pour laisser visibles tous les boutons de la barre d'outils.

Le document enregistré reste un formulaire : ses champs gardent leurs valeurs et peuvent encore être modifiés, par vous ou par votre correspondant dans n'importe quel lecteur PDF. Signatures et images sont, elles, incrustées dans la page.

Pour figer définitivement un formulaire avant de l'envoyer (plus personne ne peut changer une valeur), utilisez Outils avancés › Aplatir sur une copie (chapitre Les outils PDF).

Un scan n'est pas un formulaire

Un formulaire scanné ou imprimé puis numérisé n'a pas de champs : le bouton Mode formulaire n'apparaît pas. Remplissez-le avec l'outil Texte (T) et signez avec l'outil Signature (S).

Les outils avancés

Le bouton Outils avancés (baguette magique) réunit le filigrane, le tampon, les propriétés du document (métadonnées), l'aplatissement, la fusion et la division, la compression, l'OCR, la réparation, le mot de passe, les permissions et la signature avec certificat. Ils sont décrits un par un au chapitre Les outils PDF.

Enregistrer

Enregistrer (Ctrl+S) remplace le fichier à son emplacement. Si les versions sont activées, FileManager conserve d'abord l'état précédent comme version (« Version automatique avant modification dans l'éditeur ») : vous pouvez revenir en arrière (chapitre Versions). Un document issu d'une fusion ou d'une division vous demande un dossier et un nom.

Télécharger sur l'ordinateur récupère le document modifié sans toucher au fichier de FileManager. Fermer la fenêtre sans enregistrer abandonne les modifications ; le navigateur demande confirmation s'il en reste.

Les outils PDF depuis l'explorateur

Sans ouvrir l'éditeur, le sous-menu Outils PDF du menu contextuel compresse, répare, divise ou fusionne des PDF, et Convertir en PDF transforme un document Office ou une image : voir le chapitre Les outils PDF.

13 Les outils PDF

Compresser un scan trop lourd, réparer un PDF qui ne s'ouvre plus, assembler le devis, le bon de commande et la facture en un seul dossier, rendre un scan cherchable, poser un filigrane ou un tampon « PAYÉ », protéger un document par mot de passe, le signer avec un certificat : FileManager fait tout cela sans logiciel installé sur le poste. Ce chapitre décrit chaque outil, où le trouver et ce qu'il produit.

Deux façons d'y accéder

Les outils qui modifient un fichier demandent le droit d'écriture sur ce fichier ; un utilisateur en lecture seule ne les voit pas.

Les moteurs : Stirling PDF et Ghostscript

Les traitements lourds sont confiés à un moteur installé sur le serveur, choisi par l'administrateur (Configuration › Office & PDF, chapitre Office & PDF) :

• Stirling PDF, un service PDF complet. Quand il est configuré et joignable, il est utilisé en priorité.
• Ghostscript, un programme présent sur la plupart des serveurs Linux, utilisé en secours quand Stirling PDF n'est pas disponible.

Sans aucun moteur, les outils du menu contextuel répondent « Aucun moteur PDF n'est disponible » : adressez-vous à l'administrateur.

Compresser un PDF

1. Clic droit sur le PDF, Outils PDF › Compresser le PDF.
2. Confirmez : « Voulez-vous compresser le fichier … ? Le fichier original sera remplacé. »
3. Un message indique le gain obtenu, par exemple « PDF compressé avec succès (62 % économisé) ».

La compression ré-échantillonne les images du document à une résolution adaptée à l'écran et à l'impression bureautique (niveau moyen). Elle fait merveille sur les scans et les PDF chargés de photos ; sur un PDF fait de texte, le gain est faible.

Réparer un PDF

Outils PDF › Réparer le PDF reconstruit la structure d'un PDF abîmé : téléchargement interrompu, fichier produit par un vieux scanner, PDF que l'aperçu refuse d'afficher. Le fichier réparé remplace l'original. Si la réparation échoue, le fichier est trop endommagé : demandez une nouvelle copie à son émetteur.

Diviser un PDF

Outils PDF › Diviser le PDF crée un fichier par page, à côté de l'original, qui reste intact. Les fichiers sont numérotés d'après le nom d'origine : releve_part1.pdf, releve_part2.pdf… (releve_page1.pdf… quand le traitement passe par Ghostscript). Pour ne garder que certaines pages, ou couper en plusieurs blocs, utilisez plutôt l'éditeur (Diviser dans l'éditeur).

Fusionner des PDF

La fusion assemble plusieurs PDF en un seul, dans l'ordre de votre choix. Depuis la banette d'une fiche, elle propose aussi les PDF des fiches liées : c'est la façon la plus rapide de constituer le dossier complet d'une affaire (devis signé, bon de commande, bon de livraison, facture).

1. Les PDF de la fiche courante (badge Objet courant). Le fichier sur lequel vous avez fait le clic droit est déjà coché et porte le numéro 1.
2. Les PDF d'une fiche liée, groupés par fiche ; cliquez sur l'en-tête pour déplier le groupe. Chaque fichier coché reçoit le numéro suivant : l'ordre des numéros est l'ordre des pages dans le PDF fusionné. Décocher un fichier renumérote les autres.
3. Enregistrer dans l'objet : la fiche qui recevra le PDF fusionné, la fiche courante ou l'une des fiches liées.
4. Nom du fichier de sortie (« merged.pdf » par défaut) ; l'extension .pdf est ajoutée si vous l'oubliez.
5. Préfixer avec la référence de l'objet : le nom commence par la référence de la fiche de destination, par exemple PR-DEMO-FM-001_dossier-complet.pdf.
6. Compresser le PDF après fusion : réduit le poids du résultat (utile avant un envoi par e-mail). Votre choix est retenu pour la fois suivante.
7. Fusionner crée le fichier ; Annuler referme la fenêtre sans rien créer.

• Il faut au moins deux PDF cochés.
• Les fichiers d'origine ne sont pas modifiés.
• Si un fichier porte déjà le nom choisi, le nouveau reçoit un suffixe : dossier-complet_1.pdf.
• Dans l'explorateur, la fenêtre liste les PDF du dossier : les fichiers sélectionnés avant le clic droit sont proposés en tête, dans l'ordre de votre sélection, et le PDF fusionné est créé dans le dossier courant.

Convertir en PDF

Sur un document Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, texte, HTML, ou sur une image, Convertir en PDF produit sa version PDF (Stirling PDF requis) :

• dans l'explorateur, le PDF est créé à côté du document, sous le même nom avec l'extension .pdf, et sélectionné ; le document d'origine reste intact. Si un PDF de ce nom existe déjà, la conversion s'arrête (« Un fichier PDF portant ce nom existe déjà ») : renommez l'un des deux ;
• depuis la banette ou une fiche, le PDF converti s'ouvre dans l'éditeur PDF ; Enregistrer vous demande alors le dossier et le nom du PDF, sans toucher au document d'origine.

Les outils avancés de l'éditeur

Dans l'éditeur PDF, le bouton Outils avancés (baguette magique) ouvre un menu en colonnes :

• Édition : Filigrane, Tampon, Métadonnées, Aplatir.
• Multi-PDF : Fusionner, Diviser.
• Signature : Demander une signature (chapitre Signatures).
• Traitement : Compresser, OCR, Réparer.
• Sécurité : Mot de passe, Permissions, Signer (P12).

Les colonnes Traitement et Sécurité n'apparaissent que si Stirling PDF est configuré. Tout ce que font ces outils reste dans l'éditeur jusqu'à Enregistrer ; fermer l'éditeur sans enregistrer abandonne le résultat.

Filigrane

Un filigrane est un texte ou une image posé en transparence sur les pages : « CONFIDENTIEL », « COPIE », le logo de l'entreprise.

Réglage	Effet
Type de filigrane	Texte ou Image (un fichier de votre poste).
Texte, Taille, Rotation, Couleur	Pour un texte : taille 12 à 200 (48 par défaut), rotation de −180° à 180° (−45° par défaut, une diagonale montante), couleur (gris clair par défaut).
Opacité %	De 5 à 100 % (30 % par défaut) : plus elle est basse, plus le texte du document reste lisible.
Position	Centre, Répéter (mosaïque) sur toute la page, ou l'un des quatre coins.
Appliquer sur	Toutes les pages, la page actuelle, la première page, les pages impaires ou paires.

Appliquer pose le filigrane ; enregistrez ensuite le document.

Tampon

Le tampon imite un cachet encré, incliné, dans un cadre : ✓ APPROUVÉ, ✗ REJETÉ, BROUILLON, CONFIDENTIEL, COPIE, ORIGINAL, PAYÉ, REÇU, ou un texte personnalisé.

1. Outils avancés › Tampon ouvre la fenêtre Ajouter un tampon.
2. Choisissez le Type de tampon, sa Couleur (rouge par défaut), sa Taille (80 par défaut) et s'il doit Inclure la date du jour.
3. Ajouter le pose sur la page affichée : faites-le glisser à sa place avec l'outil Sélection, puis enregistrez.

Métadonnées

Les propriétés du document, ou métadonnées, sont les informations cachées du fichier, que montrent les propriétés du PDF et les moteurs de recherche : Titre, Auteur, Sujet, Mots-clés, Créateur (« FileManager Dolibarr » par défaut). La fenêtre affiche aussi la date de dernière modification. Vérifiez-les avant de publier un document à l'extérieur : un ancien titre ou le nom d'un collaborateur y traîne souvent.

Aplatir

Aplatir fond définitivement dans la page tout ce qui a été ajouté (textes, formes, masquages, tampons, champs remplis). Chaque page est redessinée sous forme d'image : plus personne ne peut déplacer un élément ni lire ce qu'un masquage recouvre. En contrepartie, le texte de la page n'est plus sélectionnable ni cherchable, et le fichier grossit. Aplatissez une copie destinée à l'extérieur, pas votre document de travail ; si besoin, rendez-la cherchable ensuite avec l'OCR.

Fusionner dans l'éditeur

La fusion de l'éditeur assemble le document affiché avec :

• les autres documents ouverts en onglets dans l'éditeur (cochez-les) ;
• des fichiers externes, choisis sur votre poste.

Position place les pages ajoutées après ou avant le document actuel. Cochez Créer dans un nouvel onglet pour obtenir le résultat dans un onglet à part, sans toucher au document actuel ; il vous sera demandé un dossier et un nom à l'enregistrement.

Diviser dans l'éditeur

Mode de division	Résultat
Extraire des pages	Un PDF fait des pages indiquées : 1,3-5.
Par plage de pages	Un PDF de la page De la page à la page À la page.
Chaque page séparément	Un PDF par page.

Avec Ouvrir dans un nouvel onglet coché, le résultat s'ouvre dans l'éditeur, prêt à être enregistré dans la GED ; décoché, il est téléchargé directement sur votre poste. Le document d'origine n'est pas modifié.

Travailler les pages

Le panneau Pages copie aussi des pages d'un document à l'autre : sélectionnez les miniatures, Ctrl+C, passez à l'onglet de l'autre document, sélectionnez une page puis Ctrl+V (collées après) ou Ctrl+Maj+V (collées avant).

Compresser, OCR, Réparer

• Compresser et Réparer font le même travail que dans le menu contextuel, mais sur le document affiché : rien n'est écrit tant que vous n'enregistrez pas.
• OCR (reconnaissance de caractères) lit le texte des pages scannées et l'ajoute, invisible, sous l'image : le texte devient sélectionnable, copiable et trouvable par la recherche dans le contenu (chapitre Rechercher et retrouver). Choisissez la langue du document : français, anglais, espagnol, allemand, italien, arabe, ou les mélanges français + anglais et français + arabe. La bonne langue améliore nettement la reconnaissance des accents.

Mot de passe

Mot de passe chiffre le PDF (AES-256) : il faudra le mot de passe pour l'ouvrir. Saisissez-le deux fois, puis Protéger. Transmettez le mot de passe par un autre canal que le document (par téléphone plutôt que dans le même e-mail).

Permissions

Permissions restreint ce qu'on peut faire du PDF une fois ouvert : Autoriser l'impression, Autoriser la copie de texte, Autoriser les modifications, Autoriser les annotations. Un mot de passe propriétaire est obligatoire : il protège ces réglages. Le document s'ouvre toujours sans mot de passe ; les logiciels de lecture respectent ces interdictions, sans qu'elles constituent une protection absolue.

Signer (P12)

Signer (P12) appose une signature numérique avec un certificat : la signature est liée au contenu exact du fichier, et toute modification ultérieure la rend invalide dans un lecteur PDF.

• Onglet Mes certificats : les certificats enregistrés dans votre fiche utilisateur ; choisissez-en un et saisissez son mot de passe. Sans certificat, le lien Gérer mes certificats ouvre l'onglet Signatures de votre fiche (chapitre Signatures).
• Onglet Charger un fichier : un certificat .p12 ou .pfx choisi sur votre poste, avec son mot de passe, pour cette signature seulement.
• Raison de la signature (« approbation du document ») et Lieu (« Paris, France ») sont inscrits dans la signature.

Signez en dernier : après la signature, n'ajoutez plus rien au document. L'éditeur enregistre un PDF signé tel quel, octet pour octet, pour ne pas casser la signature.

Recettes

Le dossier complet d'une affaire en un PDF

1. Ouvrez la banette sur la facture (ou le devis) de l'affaire. Les PDF des fiches liées (devis, commande, expédition) sont proposés avec ceux de la fiche.
2. Clic droit sur le PDF de la facture, Outils PDF › Fusionner.
3. Dépliez les groupes et cochez, dans l'ordre : le devis signé, la commande, le bon de livraison, la facture.
4. Enregistrer dans l'objet : la facture ; nom « dossier-complet.pdf », Préfixer coché, Compresser coché.
5. Fusionner : le PDF apparaît dans la banette de la facture, prêt à être envoyé par e-mail.

Un scan illisible par la recherche

1. Ouvrez le scan dans l'éditeur, Outils avancés › OCR, langue Français, Appliquer.
2. Si des pages sont à l'envers, Rotation sur ces pages.
3. Outils avancés › Compresser, puis Enregistrer. Le document est désormais trouvé par la recherche dans le contenu.

Envoyer un extrait à un client

1. Dans l'éditeur, Diviser, mode Extraire des pages, pages 1,4-6, Ouvrir dans un nouvel onglet coché.
2. Dans le nouvel onglet, masquez si besoin les informations internes (outil Masquer), puis Aplatir.
3. Enregistrer : choisissez le dossier et le nom de l'extrait. Le document complet n'a pas changé.

14 L'éditeur d'images

L'éditeur d'images prépare une photo, une capture ou un justificatif sans quitter Dolibarr : recadrer, annoter, flouter une information, signer, ajuster la luminosité. Il partage l'ergonomie de l'éditeur PDF.

Ouvrir une image

Clic droit sur une image (JPG, PNG, GIF, WebP, BMP), puis Modifier l'image. L'éditeur s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Il faut le droit de modifier le fichier ; sinon l'image se consulte seulement dans l'aperçu.

Une image ne se modifie que dans un éditeur à la fois : si quelqu'un (ou vous, dans une autre fenêtre) l'a déjà ouverte, l'éditeur affiche « Ce fichier est déjà en cours d'édition. Fermez l'autre éditeur ou attendez l'expiration de sa session. » Une session laissée ouverte sans activité expire au bout de quelques minutes ; un enregistrement après expiration est refusé (« La session d'édition a expiré. Rouvrez le fichier avant de l'enregistrer. ») pour ne pas écraser le travail d'un autre.

L'écran de l'éditeur

1. La barre d'outils (voir le tableau).
2. Annuler (Ctrl+Z), Refaire (Ctrl+Y), Zoom −, Zoom +, Ajuster à l'écran.
3. Les onglets : une image par onglet ; + en ouvre une autre.
4. Outils avancés, Réinitialiser (après confirmation, efface les ajouts et revient à l'image d'origine), Télécharger sur l'ordinateur.
5. Enregistrer. À sa droite : Fermer l'éditeur et Aide contextuelle (F1).
6. L'image en cours de modification ; ici une facture scannée dont le total est surligné, l'IBAN masqué par Censurer, avec une flèche et un texte ajoutés (le texte, à 44 pixels, reste lisible sur l'image affichée à 37 %).
7. Le panneau de droite : Couleur et Taille (épaisseur du trait) des outils de dessin, Taille du texte, ajustements de Luminosité et de Contraste (Réinitialiser remet les ajustements à zéro).
8. La barre d'état : nom du fichier, outil actif (dans votre langue), dimensions en pixels.

Les outils

Le menu Outils avancés regroupe :

• Transformer : Redimensionner, Rotation gauche, Rotation droite, Miroir horizontal, Miroir vertical, Rogner auto (retire les bords vides).
• Filtres : Niveaux de gris, Inverser, Netteté, Supprimer le fond blanc (utile pour une signature ou un tampon scanné).
• Plus : Tampon, Sélection lasso, Ligne, Dupliquer, Compresser / Exporter (format PNG, JPG ou WebP et qualité, avec estimation du poids).

Pas à pas

Ajouter un texte lisible

1. Choisissez la Couleur dans le panneau de droite.
2. Vérifiez la Taille du texte. Par défaut, elle suit la taille de l'image (un quarantième de son plus grand côté, 12 pixels au moins) : un texte posé sur un scan A4 de 1 240 × 1 754 pixels mesure 44 pixels, et reste lisible quand l'image est affichée réduite. Déplacez le curseur pour en choisir une autre ; votre choix vaut ensuite pour les textes suivants.
3. Choisissez l'outil Texte (T), cliquez à l'endroit voulu : un texte « Text » apparaît, prêt à être remplacé. Tapez votre texte.
4. Pour modifier un texte déjà posé, sélectionnez-le (V, puis clic) : le curseur Taille du texte reprend sa taille, et le déplacer le redimensionne. Un double-clic permet d'en changer les mots.

Désigner un point avec une flèche

1. Choisissez l'outil Flèche (A), la couleur et l'épaisseur (Taille).
2. Cliquez au point de départ : « Cliquez pour définir le point final » s'affiche en bas de l'écran.
3. Cliquez sur le point à désigner : la flèche est posée, le message se ferme et l'outil Sélectionner reprend la main, pour ajuster la flèche si besoin. Échap entre les deux clics abandonne le tracé.

Masquer une donnée personnelle

1. Choisissez Censurer (B).
2. Cliquez-glissez sur la zone à masquer (IBAN, numéro de sécurité sociale, visage…) : un bandeau noir opaque la recouvre.
3. Enregistrez, ou téléchargez une copie (voir l'astuce ci-dessous).

Réduire le poids d'une photo avant de l'envoyer

1. Outils avancés › Transformer › Redimensionner : saisissez la nouvelle largeur ; la hauteur suit tant que la case de conservation des proportions reste cochée (elle l'est par défaut). Des préréglages proposent des tailles courantes.
2. Outils avancés › Plus › Compresser / Exporter : choisissez le format (JPG pour une photo) et la qualité ; le poids estimé s'affiche avant de valider.

Enregistrer

Enregistrer remplace l'image à son emplacement ; si les versions sont activées, l'état précédent est d'abord conservé comme version (« Version automatique avant modification dans l'éditeur »). Télécharger sur l'ordinateur récupère l'image modifiée sans toucher au fichier. Fermer l'éditeur avec des modifications non enregistrées demande confirmation : « Cette image contient des modifications non enregistrées. Voulez-vous vraiment fermer ? »

15 Documents Office : aperçu et édition en ligne

FileManager affiche les documents Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument directement dans le navigateur, sans Office installé sur le poste ni téléchargement. Quand l'administrateur a raccordé un serveur Collabora Online ou ONLYOFFICE Docs, ces documents se modifient aussi en ligne, à plusieurs en même temps.

Voir un document sans l'ouvrir

Un clic sur un document l'affiche dans le panneau d'aperçu ; Plein écran (ou un double-clic) l'affiche sur toute la fenêtre. Le document est rendu dans le navigateur, à partir du fichier lui-même : ce que vous voyez est le contenu réel, mise en page comprise.

1. La barre de lecture : Ajuster à la largeur, Ajuster à la page, Zoom arrière, le niveau de zoom, Zoom avant.
2. Imprimer, Télécharger, Réduire (retour au panneau) et Fermer ; Échap referme aussi.
3. Le document, page après page : titres, polices, couleurs, tableaux, en-têtes et pieds de page, numéros de page.

1. Les onglets des feuilles : un clic affiche la feuille. Un classeur d'une seule feuille n'a pas d'onglets.
2. La feuille affichée, en tableau, avec les valeurs calculées des formules.

Ce que l'aperçu sait afficher

Dans les vues en grille et en liste, les images et les PDF ont une miniature : l'image réduite, ou la première page du PDF. Les autres fichiers ont l'icône de leur type.

Modifier un document en ligne

L'administrateur choisit l'éditeur en ligne : Collabora Online (moteur LibreOffice) ou ONLYOFFICE Docs (interface proche de Microsoft Office). Les deux lisent et enregistrent les fichiers de FileManager par le protocole standard WOPI ; le fonctionnement est le même pour l'utilisateur.

1. Clic droit sur un document Office (docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, txt, csv, selon les formats autorisés par l'administrateur), puis Éditer avec Collabora ; quand l'éditeur configuré est ONLYOFFICE Docs, l'entrée s'appelle Éditer avec ONLYOFFICE, dans le menu contextuel comme dans la banette et la page de partage.
2. L'éditeur s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ; l'explorateur reste ouvert derrière. Si rien ne s'ouvre, autorisez les fenêtres surgissantes pour l'adresse de Dolibarr.
3. Travaillez comme dans une suite bureautique ; fermez la fenêtre quand vous avez terminé.

Un document créé par Nouveau document s'ouvre directement dans l'éditeur si vous cochez Ouvrir dans l'éditeur après création (chapitre Créer et importer).

L'écran de Collabora Online

1. Les onglets du ruban : Fichier, Accueil, Insérer, Mise en page, Formules, Données, Révision, Format, Affichage, Aide.
2. Le nom du document.
3. Le mode Édition (ou lecture) ; le bouton à sa gauche ferme le document.
4. Le ruban de l'onglet choisi : presse-papiers, police, alignement, format des nombres, cellules…
5. La barre de formule (tableur) : référence de la cellule et contenu.
6. Le volet latéral : styles, caractère, format numérique.
7. Les feuilles du classeur et leurs boutons de navigation ; + ajoute une feuille.
8. La barre d'état : feuille, langue, sommes rapides, zoom.

Les documents texte et les présentations ont leur propre ruban. Avec ONLYOFFICE, l'écran diffère (un ruban à onglets proche de celui de Microsoft Office) mais on retrouve les mêmes fonctions.

Enregistrement, versions et travail à plusieurs

• Enregistrement automatique : l'éditeur enregistre le document dans FileManager pendant que vous travaillez et à la fermeture. Il n'y a pas de bouton à ne pas oublier.
• Une version avant vos modifications : au premier enregistrement d'une session d'édition, FileManager conserve l'état d'avant comme version (« Version automatique avant modification dans l'éditeur »), quand les versions sont actives pour ce document. Les enregistrements automatiques suivants de la même session ne créent pas de nouvelle version. Pour revenir en arrière : Versions du fichier (chapitre Versions).
• À plusieurs : plusieurs personnes peuvent ouvrir le même document en même temps ; chacun voit les modifications des autres en direct, avec la couleur et le nom de leur curseur (le nom de l'utilisateur Dolibarr).
• Vos droits s'appliquent : sans droit d'écriture sur le document, il s'ouvre en lecture seule (consultation, impression, téléchargement).
• Durée de la session : l'accès accordé à l'éditeur expire après la durée fixée par l'administrateur. Si l'éditeur signale qu'il ne peut plus enregistrer après une longue pause, refermez la fenêtre et rouvrez le document.

Documents Office et partage public

Sur la page d'un lien de partage public (chapitre Partager), votre correspondant lit le document Office sans rien installer : par l'éditeur en ligne en lecture seule quand le lien n'a pas de mot de passe, sinon par l'aperçu du navigateur. Un lien public ne permet jamais de modifier le document.

Convertir en PDF

Convertir en PDF (menu contextuel d'un document Office ou d'une image) crée la version PDF du document, à côté de l'original. La conversion utilise Stirling PDF ; le chapitre Les outils PDF détaille son fonctionnement.

Si l'aperçu ou l'éditeur ne s'ouvre pas

16 Versions des documents

Une version est une copie figée d'un document à un moment donné. FileManager en garde deux sortes : les versions d'un fichier (un PDF, un tableur…) et les versions d'une fiche Dolibarr (l'état documentaire d'un devis, d'une commande…). On peut ainsi revenir en arrière sans jamais perdre l'état courant.

Les versions d'un fichier

Un fichier qui a des versions porte le badge horloge « vn/total » (chapitre Vues et aperçu). L'historique s'ouvre par le menu contextuel Versions du fichier, par un clic sur le badge, ou par la ligne Versions du panneau d'aperçu.

1. Le nombre de versions.
2. Le fichier concerné.
3. + Créer une version : fige l'état actuel, avec un commentaire facultatif.
4. Le numéro de la version ; Actuelle marque celle qui correspond au fichier en place.
5. L'auteur, la date, la taille et le commentaire ; une version créée automatiquement dit ce qui l'a créée.
6. Restaurer (flèche circulaire) : remet cette version en place.
7. Télécharger cette version, sans toucher au fichier en place.
8. Marquer comme importante (bouclier) : protège la version (voir plus bas).
9. Le badge Protégée ; au survol, qui l'a protégée, quand et pourquoi. Le bouton de suppression de cette version est grisé.
10. Lever la protection (cadenas ouvert), visible seulement pour les personnes qui en ont le droit.
11. Supprimer (corbeille) : efface cette version, après confirmation.
12. Fermer.

Les boutons sont des icônes : leur nom s'affiche au survol. Un clic droit sur une ligne propose les mêmes actions dans un menu. La version actuelle n'a ni Restaurer ni Supprimer.

Créer une version

1. Ouvrez l'historique du fichier.
2. Cliquez sur + Créer une version, saisissez un commentaire (par exemple « Version remise au bureau de contrôle »), confirmez.

FileManager crée aussi des versions tout seul, chaque fois qu'un document va être remplacé par un autre état :

• avant d'enregistrer un PDF, une image ou un fichier texte modifiés dans les éditeurs, ou un formulaire PDF rempli (« Version automatique avant modification dans l'éditeur ») ;
• au premier enregistrement d'une session d'édition en ligne (Collabora, ONLYOFFICE) : une seule version par session, quel que soit le nombre d'enregistrements automatiques ;
• avant qu'une compression ou une réparation ne remplace un PDF (chapitre Les outils PDF) ;
• avant qu'un import depuis une URL avec « Remplacer le fichier existant » n'écrase un fichier, sur la GED comme sur un stockage connecté (chapitre Créer et importer) ;
• avant qu'un programme raccordé par l'API de FileManager ne remplace un fichier (« Version automatique avant remplacement par l'API développeur ») ;
• avant une restauration (l'état remplacé est conservé) ;
• pour les documents à validité, à chaque renouvellement (chapitre Documents à validité).

Le commentaire de ces versions dit ce qui les a créées (« Version automatique avant compression du PDF », « Version automatique avant remplacement par un import depuis une URL »…). Si les versions sont activées pour la source du fichier et que l'état précédent ne peut pas être conservé (disque plein, fichier distant illisible), le remplacement est refusé et le fichier reste tel qu'il était : rien n'est écrasé sans sa copie.

Restaurer une version

1. Dans l'historique, cliquez sur Restaurer (flèche circulaire) sur la ligne de la version voulue.
2. Confirmez : l'état actuel du fichier est d'abord sauvegardé en nouvelle version, puis la version choisie prend sa place.

Rien n'est perdu : vous pouvez revenir à l'état d'avant la restauration de la même façon.

Supprimer une version

Supprimer efface une version ancienne, après confirmation. La version actuelle ne peut pas être supprimée, ni une version protégée (voir ci-dessous). Il faut le droit de suppression sur le document.

Protéger une version

Une version protégée n'est plus jamais supprimée : ni à la main, ni par la rétention automatique, ni par un nettoyage technique, ni avec son fichier vidé de la corbeille. Protégez la révision approuvée d'une procédure, le plan remis au client, le certificat transmis à l'auditeur : elle restera disponible quoi qu'il arrive au fichier.

1. Ouvrez l'historique des versions du fichier.
2. Sur la ligne de la version, cliquez sur le bouclier, Marquer comme importante. Il faut pouvoir modifier le fichier.
3. Saisissez si vous le souhaitez la raison de la protection (« Révision B approuvée par le client le 12/10 »), puis confirmez.
4. Le message « Version protégée : elle ne sera jamais supprimée. » s'affiche. La version porte le badge Protégée ; le survoler indique qui l'a protégée, quand, et la raison donnée. Son bouton de suppression est grisé ; le survoler explique : « Cette version est protégée : elle ne peut pas être supprimée. Levez d'abord sa protection. »

Ce que la protection change ailleurs :

• la rétention (« garder les 10 dernières versions », « garder 365 jours ») ignore les versions protégées et ne les compte pas : protéger d'anciennes révisions ne fait pas disparaître les récentes ;
• un fichier qui a des versions protégées peut aller à la corbeille et en revenir avec elles, mais sa suppression définitive est refusée ; Vider la corbeille et le nettoyage automatique de la corbeille suppriment tout le reste et indiquent les éléments gardés pour cette raison ; il en va de même d'un dossier dont un fichier a des versions protégées ;
• la protection et sa levée sont inscrites dans l'historique de FileManager, avec l'utilisateur, la date et la raison.

Lever la protection d'une version est une action à part, réservée aux personnes qui ont le droit « Lever la protection des versions » (accordé par l'administrateur dans les droits de l'utilisateur ou de son groupe ; personne ne l'a par défaut, les administrateurs exceptés). Après confirmation (« Lever la protection de cette version ? Elle pourra de nouveau être supprimée. »), la version redevient une version ordinaire.

Les versions d'une fiche Dolibarr

Sur les fiches des objets choisis par l'administrateur (propositions commerciales, commandes, factures…), un bouton Versions s'ajoute aux boutons d'action. Il ouvre l'historique des états documentaires de la fiche.

1. La liste des versions sauvegardées.
2. Libellé de la nouvelle version.
3. Sauvegarder version : enregistre l'état actuel de la fiche et de son document.
4. Fermer : ferme la fenêtre.

Quand l'administrateur active le versioning automatique, une version est aussi créée lors de la génération du document de la fiche, selon la stratégie choisie : à chaque génération, ou seulement lors d'un changement d'état, d'un changement de montant total, d'un changement du nombre de lignes, ou en mode « intelligent » (changement d'état ou de montant significatif).

Les ordres de fabrication, les nomenclatures et les expéditions ont aussi des versions, en consultation seule : elles se consultent et se téléchargent, mais ne se restaurent pas (chapitre Fabrication, lots et dossier de traçabilité).

17 Documents à validité

Certains documents expirent : extrait Kbis, attestation d'assurance, attestation URSSAF, habilitation, certificat, contrat. FileManager suit leur date de validité, prévient avant l'échéance et garde l'historique de chaque renouvellement.

La liste des documents à validité

GED › Validité › Liste des documents affiche tous les documents suivis, triés par date de validité.

1. Le titre et le nombre de documents.
2. Le nombre de lignes par page, l'affichage, l'export en tableur et le bouton + (nouveau document).
3. Les filtres de chaque colonne ; la loupe applique, la croix efface.
4. La référence : un clic ouvre la fiche ; l'icône ouvre le fichier.
5. Date de validité : la date d'expiration.
6. L'état : jours restants (vert, puis jaune à l'approche de l'échéance) ou jours depuis l'expiration (rouge « Expiré »).
7. Le rappel : combien de jours avant l'expiration l'alerte part.
8. Les actions : modifier, renouveler, voir le fichier, télécharger, supprimer.

Les colonnes Libellé, Type de document et Tag/catégorie aident à trier par nature (juridique, ressources humaines, assurances, qualité…).

Ajouter un document à suivre

Deux chemins :

• depuis l'explorateur : clic droit sur le fichier, Ajouter aux documents à validité ;
• depuis le menu : GED › Validité › Nouveau document.

1. Type de document : propose la durée de validité et le rappel par défaut de ce type.
2. Tag/catégorie : pour classer.
3. Libellé : par exemple « Attestation de vigilance URSSAF ».
4. Fichier : le + choisit le document dans FileManager.
5. Date de validité : la date d'expiration ; Maintenant met la date du jour.
6. Objets liés : le tiers, le projet ou l'utilisateur concerné (recherche par nom).
7. Activer le rappel.
8. Rappel : nombre de jours avant l'expiration.
9. Rappel quotidien après expiration : relance chaque jour tant que le document n'est pas renouvelé.
10. Emails additionnels : d'autres destinataires, séparés par des virgules.
11. Envoyer à l'email de l'objet : prévient aussi le tiers ou le contact lié.
12. Enregistrer.

Le document reçoit une référence automatique (par exemple DOC2610-0001) et un badge de validité dans l'explorateur : sablier plein tant qu'il est valide, sablier qui se vide à moins de 30 jours, triangle rouge une fois expiré.

La fiche d'un document et son historique

1. Les onglets Fiche (les informations) et Historique des versions.
2. Chaque version : période de validité (Valide à partir de, Valide jusqu'au) et fichier.
3. L'état de la version : Version actuelle ou version remplacée.
4. Voir et télécharger le fichier de la version.
5. Modifier la fiche.
6. Renouveler.

Renouveler un document

Quand une nouvelle attestation arrive, on ne remplace pas l'ancienne : on renouvelle. L'ancienne version reste consultable dans l'historique, avec sa période de validité.

1. Dans la liste (icône verte de renouvellement) ou sur la fiche, cliquez sur Renouveler.
2. Vérifiez le document 1 et sa validité actuelle 2.
3. Choisissez le nouveau fichier 3 : depuis votre ordinateur, ou dans FileManager (icône dossier).
4. Indiquez la nouvelle date de prise d'effet 4 et la nouvelle date d'expiration 5 (proposée d'après la durée du type).
5. Ajoutez une note de renouvellement 6 si utile.
6. Cliquez sur Renouveler 7 (Annuler 8 ferme le formulaire sans rien changer). L'historique des versions 9 s'enrichit d'une ligne.

Les rappels

Chaque jour, une tâche planifiée envoie les rappels des documents qui arrivent à échéance (selon leur délai de rappel) et, si l'option est cochée, des documents expirés. Les destinataires sont réglés par l'administrateur dans Configuration › Notifications : la personne qui a créé le suivi, l'adresse du tiers ou du contact lié, des destinataires supplémentaires communs ; s'y ajoutent les Emails additionnels saisis sur le document. Les modèles de ces e-mails se règlent au même endroit.

Les types de documents

GED › Validité › Types de documents (pour l'administrateur) définit les types proposés : référence, libellé, catégorie, type d'objet concerné, durée de validité par défaut et délai de rappel. À l'activation, FileManager crée une trentaine de types courants, dans la langue de l'administrateur : extrait Kbis, assurance RC Pro, attestation URSSAF, contrat de travail, habilitation, certificat médical… Ils n'ont pas de durée de validité par défaut : indiquez-la pour ceux que vous suivez (par exemple 90 jours pour un Kbis, 365 jours pour une attestation d'assurance), elle sera proposée à chaque nouveau document. Voir le chapitre Cycle de vie.

18 Signatures électroniques

FileManager fait signer des PDF sans quitter Dolibarr : vous signez vous-même, vous apposez le sceau de l'entreprise, vous signez avec un certificat numérique, ou vous envoyez le document à signer à un collègue ou à une personne extérieure, qui signe depuis un lien sécurisé. Chaque signature est horodatée, tracée et vérifiable.

Préparer votre signature

Votre signature manuscrite et vos certificats se règlent une fois pour toutes dans l'onglet Signatures de votre fiche utilisateur (votre nom en haut à droite › Fiche utilisateur › Signatures). Un administrateur peut le faire pour un autre utilisateur.

1. L'onglet Signatures de la fiche utilisateur.
2. La signature actuelle ; une fois enregistrée, ses boutons l'affichent en grand, la téléchargent ou la suppriment.
3. Les outils : importer une image (signature scannée sur fond blanc ou transparent), dessiner, Éditer (ouvre l'éditeur d'images pour recadrer, nettoyer le fond, ajuster le contraste), annuler la dernière modification, effacer.
4. Le rappel du mode dessin ; « Cliquer pour quitter » l'arrête.
5. La zone de dessin : signez à la souris, au stylet ou au doigt.
6. Enregistrer la signature : elle devient votre signature officielle, stockée chiffrée, et vous la retrouvez d'un clic dans l'éditeur PDF.

Plus bas, la section Certificats numériques conserve les certificats qui vous servent à signer cryptographiquement.

1. Le fichier certificat : .p12, .pfx ou .pem, 1 Mo au plus.
2. Son libellé (« Certificat RGS de la direction »).
3. Son mot de passe : il est vérifié à l'envoi et conservé chiffré.
4. Définir par défaut : le certificat proposé en premier.
5. Envoyer fichier.
6. La liste des certificats : libellé, titulaire, émetteur, dates de validité, état, certificat par défaut ; les actions par défaut, activer/désactiver, supprimer.
7. Le rappel : la signature visuelle s'appose sur les PDF ; un certificat P12/PFX signe cryptographiquement, avec une signature vérifiable par tout lecteur PDF.

Selon les réglages de l'administrateur, FileManager peut aussi générer votre certificat (auto-signé ou émis par l'autorité de certification interne de l'entreprise), au besoin automatiquement quand vous enregistrez votre signature ; et l'administrateur peut déposer un certificat pour vous, dont vous choisissez ensuite le mot de passe.

Signer vous-même un PDF

1. Clic droit sur le PDF, Signatures › Signer le document (ou ouvrez-le dans l'éditeur PDF). L'éditeur s'ouvre en mode signature.
2. Outil Signature (S) : l'onglet Mes modèles propose votre signature officielle enregistrée et, si vous y avez droit, les sceaux de l'entreprise (il n'apparaît que s'il y en a) ; les autres onglets permettent de Dessiner (avec le choix de la couleur), d'importer une Image ou d'écrire un Texte (votre nom dans une écriture manuscrite).
3. Ajouter, puis cliquez sur la page à l'endroit voulu ; déplacez et redimensionnez le bloc.
4. Enregistrer. Selon les réglages, la date, l'heure et votre nom accompagnent la signature ; vous pouvez demander à être prévenu, avec votre responsable ou d'autres collègues, chaque fois que votre signature est apposée.

Apposer le sceau de l'entreprise

Le sceau est le cachet de l'entreprise (logo, mention « Certifié conforme », tampon avec signature du dirigeant…). Avec le droit « Utiliser le sceau d'entreprise sur les PDF » et si l'administrateur vous a autorisé ce sceau, il apparaît dans l'onglet Mes modèles de l'outil Signature de l'éditeur PDF, sous Sceaux d'entreprise. Un sceau peut être horodaté par une autorité (TSA) : la date de l'apposition est alors certifiée par un tiers. Les sceaux sont créés par l'administrateur (chapitre Configuration des signatures).

Signer avec un certificat (P12)

Une signature par certificat est une signature cryptographique intégrée au PDF : tout lecteur PDF (Adobe Acrobat, par exemple) montre qui a signé et signale toute modification ultérieure du document.

1. Dans l'éditeur PDF, menu des outils avancés, section Sécurité, Signer (P12).
2. Choisissez l'un de Mes certificats ou Charger un fichier P12 pour cette seule signature.
3. Saisissez le mot de passe du certificat, et facultativement la raison (« Approbation du document ») et le lieu (« Paris, France »).
4. Validez : le PDF est signé numériquement. Signez en dernier : toute modification après coup invaliderait la signature.

Demander une signature

Trois points de départ : clic droit sur le PDF puis Signatures › Demander une signature ; l'outil Demander une signature de l'éditeur PDF ; ou GED › Signatures › Nouvelle demande. Depuis une fiche Dolibarr, le bouton Demander une signature prépare la demande sur le PDF de la fiche (chapitre Les documents d'une fiche Dolibarr).

1. Le document à signer et sa source ; Changer de fichier en choisit un autre, la croix retire cette demande.
2. Signataire : tapez le nom d'un utilisateur de Dolibarr ou l'adresse e-mail d'une personne extérieure.
3. Message joint à l'invitation.
4. Date limite de signature, et page où signer.
5. Notification : envoie l'invitation par e-mail (décochée, vous transmettez le lien vous-même, voir plus bas).
6. Exiger un document d'identité : le signataire devra joindre une pièce d'identité.
7. Zone de signature : la zone par défaut est rappelée ; Modifier ouvre l'aperçu pour dessiner où signer (voir ci-dessous).
8. + Ajouter une demande de signature : un autre signataire ou un autre document dans le même envoi.
9. Créer les demandes.
10. Annuler.

Placer la zone de signature

1. Le nombre de zones définies.
2. Les pages du document.
3. Le zoom.
4. + : ajouter une zone.
5. La consigne : Dessinez un rectangle pour définir une zone de signature.
6. La zone dessinée (« Signature 1 »).
7. La liste des zones, avec leur page ; la croix en retire une.
8. Annuler.
9. Valider.

Les positions courantes (bas gauche, bas droite, centre…) placent une zone en un clic. Un document peut porter plusieurs zones, par exemple une par page à parapher.

Ce que voit le signataire

1. Il reçoit un e-mail avec le lien vers le portail de signature. L'e-mail part de l'adresse d'envoi de Dolibarr, au nom de la personne qui a fait la demande, avec son adresse en « Répondre à » (sauf réglage contraire de l'administrateur).
2. Si l'administrateur l'exige, il confirme son identité par un code à usage unique à six chiffres reçu par e-mail (valable quelques minutes, nombre d'essais limité, nouveau code après une minute).
3. Il lit le document, joint si besoin sa pièce d'identité (carte d'identité, passeport, permis de conduire… en JPG, PNG ou PDF, 10 Mo au plus), puis signe dans chaque zone : dessin, texte manuscrit ou image. Selon les réglages, il retape son nom, accepte de partager sa position, laisse un commentaire, ou signe avec son propre certificat P12.
4. Il peut aussi refuser, en donnant un motif.

Une fois signé, le PDF signé est rangé à côté de l'original et la demande passe à l'état Signée. Si le document a été modifié depuis la demande, la signature est refusée par sécurité : refaites une demande sur la bonne version.

Suivre les demandes

GED › Signatures donne accès aux Demandes envoyées, aux Demandes reçues (celles où vous êtes signataire) et aux Signatures externes (celles adressées à des personnes hors de Dolibarr).

1. Le titre et le nombre de demandes ; l'œil affiche ou masque les demandes terminées.
2. Les vues : toutes, envoyées, reçues, externes.
3. + : nouvelle demande.
4. Les filtres de chaque colonne.
5. La référence de la demande (par exemple SR2609-0003) : un clic ouvre sa fiche.
6. Le signataire : utilisateur ou adresse e-mail.
7. La date limite.
8. L'état : En attente, Signée, Refusée, Annulée ou Expirée.

Dans l'explorateur, le badge de signature du document indique aussi s'il est en attente, signé ou si la demande a expiré.

La fiche d'une demande

1. Les onglets : Fiche, Document signé, Fichiers joints, Notes, Suivi (l'historique des événements : envoi, ouverture, relances, signature).
2. La référence et le fichier.
3. L'état.
4. Le chemin du fichier signé, avec téléchargement et aperçu.
5. Demandé par et Signataire.
6. Les dates : création, limite, signature, et le message.
7. Vérification de la signature : empreintes du document avant et après signature et empreinte de la signature ; Vérifié confirme que le document n'a pas été modifié depuis.
8. Traçabilité du signataire : nom saisi, date, temps passé sur la page, nombre de tentatives, adresse IP, position si elle a été demandée.
9. Télécharger le document signé et Supprimer.

Tant qu'elle est en attente, la demande peut être renvoyée (nouvel e-mail), son lien copié pour le transmettre autrement, ou être annulée par son auteur (droit « Annuler ses propres demandes de signature ») ou par un responsable autorisé. Quand une pièce d'identité a été jointe, un administrateur la marque vérifiée après l'avoir contrôlée.

Retrouver ce que vous avez signé

GED › Signatures › Mes signatures réunit tous les documents que vous avez signés dans FileManager, quelle que soit la façon dont vous l'avez fait : éditeur PDF, éditeur d'images, page de signature d'une demande, prestataire de signature.

1. Vérifier un document : Choisir un fichier, puis Vérifier.
2. Historique, avec le nombre de signatures.
3. Les colonnes : Date de la signature, Fichier, Type (signature visuelle, signature numérique par certificat, sceau d'entreprise, demande de signature), Objet (la fiche liée, s'il y en a une), Origine (l'espace où se trouvait le fichier) et Empreinte (le début de l'empreinte du fichier signé ; l'empreinte complète s'affiche au survol). Les filtres Fichier et Type réduisent la liste ; la loupe applique, la croix efface.
4. Les signatures, la plus récente en premier ; tant qu'il n'y en a aucune, la page l'indique.

Le vérificateur répond à la question « ce fichier est-il bien celui que j'ai signé ? ». FileManager calcule l'empreinte du fichier déposé et la compare à votre historique ; le fichier n'est pas enregistré.

• Trouvé dans votre historique : le message donne le nom du fichier signé, la date et le type de signature. Le fichier est identique, octet pour octet, à celui que vous avez signé.
• Ce document n'est PAS dans votre historique de signature : vous n'avez jamais signé exactement ce fichier dans FileManager, ou il a été modifié après la signature (la moindre modification change l'empreinte), ou il a été signé ailleurs.

Signer avec un prestataire : DocuSeal ou Yousign

L'administrateur peut confier les demandes de signature à un prestataire extérieur au lieu du portail interne : DocuSeal (plateforme open source, auto-hébergée ou en ligne) ou Yousign (prestataire français). Vous créez la demande de la même façon ; FileManager la transmet au prestataire, qui envoie l'invitation et recueille la signature, puis l'état de la demande et le document signé reviennent dans FileManager par le lien de retour (webhook) déclaré chez le prestataire. DocuSign n'est pas intégré.

Valeur des signatures

La signature interne de FileManager est une signature électronique avec piste d'audit (empreintes, horodatage, adresse IP, identification par code, pièce d'identité éventuelle). Pour une valeur juridique renforcée (signature avancée ou qualifiée au sens du règlement eIDAS), l'administrateur peut confier les demandes à un prestataire ou utiliser des certificats numériques émis par une autorité reconnue. Le niveau juridique dépend du prestataire, de l'offre souscrite, de la vérification d'identité et du certificat utilisés : FileManager n'attribue pas lui-même de niveau eIDAS.

19 Publipostage : l'assistant pas à pas

Le publipostage produit des documents personnalisés à partir de vos données Dolibarr : une relance pour chaque facture en retard, une attestation pour un salarié, un devis mis en page avec ses lignes, un courrier bilingue selon la langue du client… Vous choisissez un modèle, une ou plusieurs fiches, vous complétez ce qui manque, et FileManager écrit le document — en Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, HTML ou PDF — directement dans la GED.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

• Un modèle est un document ordinaire dans lequel certaines parties sont des variables écrites entre doubles soulignés, par exemple __SOCIETE_NOM__. Les modèles forment la bibliothèque de l'entreprise, gérée par l'administrateur (Configuration › Office & PDF › Modèles de documents).
• Le sujet est le type de fiche Dolibarr qui fournit les données : un tiers, un contact, un utilisateur, un projet, un devis, une commande, une facture ou une expédition. Avec Saisie manuelle, vous saisissez tout vous-même.
• Un enregistrement coché donne un document ; plusieurs enregistrements cochés donnent un document chacun (génération en série).
• Vous ne voyez que les modèles que l'administrateur vous a ouverts, et vous ne lisez dans Dolibarr que ce que vos droits permettent : une fiche que vous ne pouvez pas ouvrir ne remplit aucune variable.

Lancer l'assistant

1. Dans l'explorateur, ouvrez le dossier où le document doit être rangé.
2. Ouvrez Nouveau document : bouton + Nouveau, raccourci Maj+D, ou Nouveau document dans le menu de gauche.
3. Choisissez un modèle marqué Variables. Le filtre Avec variables n'affiche que ceux-là ; la recherche porte sur le nom, la description et le format.
4. Choisissez le mode : Remplir avec l'assistant (les variables sont remplies depuis Dolibarr) ou Modèle brut (une simple copie du modèle, variables comprises, à compléter à la main).
5. Cliquez sur Continuer avec l'assistant. L'assistant s'ouvre sur ses quatre étapes : Sujet, Contenu, Aperçu, Terminé.

Le dialogue Nouveau document lui-même est décrit au chapitre Créer et importer.

Étape 1 — Sujet : pour qui est le document ?

1. Les quatre étapes ; l'étape en cours est en couleur, les étapes faites sont cochées.
2. Le type de sujet. L'assistant présélectionne le sujet conseillé par le modèle (ici Facture) et retient le dernier sujet que vous avez utilisé avec ce modèle.
3. La recherche : référence, nom du tiers, ville, e-mail, notes… Plusieurs mots se cumulent, dans n'importe quel ordre (« alizés hôtelier » trouve « Groupe Hôtelier Les Alizés ») ; une faute de frappe sur un mot seul est souvent tolérée.
4. Les filtres propres au type choisi (voir le tableau ci-dessous).
5. La liste des enregistrements : cochez une ou plusieurs lignes. Les 50 premiers enregistrements s'affichent ; affinez par la recherche ou les filtres pour trouver les autres.
6. Le compteur d'enregistrements cochés.
7. Tout cocher (affichés) coche toute la liste filtrée ; Effacer décoche tout.
8. Continuer — 3 documents annonce le nombre de documents qui seront produits quand plusieurs lignes sont cochées ; avec une seule, le bouton s'appelle Suivant. Il reste grisé tant qu'aucune ligne n'est cochée. Entrée fait la même chose.

Les sujets et ce qu'ils apportent

La liste complète des variables, sujet par sujet, est au chapitre Écrire un modèle.

Étape 2 — Contenu : nom, format, langue et champs

La partie haute de l'étape règle le fichier produit.

1. Le rappel du sujet : le type et l'enregistrement choisi, ou le nombre d'enregistrements cochés.
2. Le nom du fichier, sans extension (l'extension suit le format). Il est proposé par le modèle ; pour un document unique, l'assistant y ajoute le nom de la fiche choisie. Les caractères \ / : * ? " < > | sont refusés, et l'assistant prévient si un fichier du même nom existe déjà dans le dossier.
3. Insérer une variable dans le nom : chaque pastille porte le libellé que le modèle donne à la variable (« Société émettrice », « Référence facture ») et sa valeur pour le premier enregistrement ; un clic l'ajoute au nom. Ici Relance __DOC_REF__ donnera « Relance IN2607-0022.docx », « Relance IN2607-0030.docx », « Relance IN2607-0034.docx ».
4. Le format de sortie : Éditable garde le format du modèle (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, HTML) ; PDF convertit le document. Un modèle HTML sort en PDF par défaut.
5. La langue du document : Automatique prend la langue de chaque destinataire (fiche tiers, contact ou utilisateur), sinon celle de l'interface. Choisissez une langue précise pour forcer la langue de tous les documents. La langue règle les dates, les montants, les libellés de Dolibarr (civilités, pays, forme juridique) et les blocs bilingues du modèle.
6. Regrouper les documents dans un sous-dossier (génération en série seulement) : crée le sous-dossier s'il n'existe pas, avec les droits du dossier courant.
7. Le nom du sous-dossier, proposé d'après le modèle.
8. Le rappel : 3 documents seront générés (un par enregistrement).
9. Précédent revient au sujet ; vos saisies sont conservées.
10. Aperçu montre le document avant de le créer.
11. Générer 3 documents crée les documents sans passer par l'aperçu. Ctrl+Entrée fait la même chose.

La partie basse de l'étape contient ce qu'il reste à dire au document.

1. Un champ Liste : ici le niveau de relance. Le modèle affiche un paragraphe différent pour la 1^re, la 2^e ou la 3^e relance.
2. Un champ Texte long, facultatif : un paragraphe ajouté à la lettre.
3. Des champs Texte : le nom et la fonction du signataire.
4. Rempli automatiquement : les valeurs lues dans Dolibarr pour le premier enregistrement, en lecture seule, sous le libellé que le modèle leur donne. Elles sont relues pour chaque enregistrement à la génération. Le badge 3 vide compte celles qui manquent.
5. Le signal des valeurs vides : ici l'adresse, la ville et l'e-mail de la société émettrice, absents de la fiche de votre société dans Dolibarr (Accueil › Configuration › Société/Organisation). Le document les laissera vides : complétez la fiche avant de générer.

Quelques règles :

• Un champ marqué obligatoire doit être rempli : le compteur « 2 / 3 obligatoires remplis » le rappelle et la génération est refusée tant qu'il en manque (« Complétez les champs obligatoires (1). »).
• Quand une valeur attendue est vide dans Dolibarr — un tiers sans adresse, une facture sans date d'échéance — l'assistant la nomme : « 1 valeur(s) vide(s) : Adresse. Complétez la fiche correspondante dans l'ERP. » Corrigez la fiche plutôt que le document : les documents suivants en profiteront.
• En série, les champs que vous remplissez valent pour tous les documents ; seules les valeurs lues dans Dolibarr et les champs calculés changent d'un enregistrement à l'autre.

Ce que chaque type de champ vous demande

Le modèle « Démo — tous les champs » de la bibliothèque montre chaque type de champ. Les deux captures suivantes en font le tour.

1. Texte : une ligne.
2. Texte long : un paragraphe ; les retours à la ligne sont conservés dans le document.
3. Texte riche : gras, italique, souligné, listes à puces ou numérotées, lien, effacement de la mise en forme. La mise en forme est reproduite telle quelle dans Word, Excel et PowerPoint ; un modèle OpenDocument reçoit le texte sans mise en forme.
4. Date : un calendrier.
5. Nombre : un nombre, avec le séparateur décimal de votre navigateur.
6. Oui / Non : une case à cocher.

1. Liste : un choix parmi des valeurs fixées par le modèle.
2. URL (lien) : une adresse web ; un modèle HTML en fait un lien cliquable, les autres formats l'écrivent en clair.
3. Photo : une image que vous recadrez et redimensionnez avant de l'insérer ; elle prend la place de la variable dans le document (Word, OpenDocument, HTML).
4. Liste multiple : plusieurs choix (Ctrl+clic) ; le document reçoit les valeurs séparées par des virgules, par exemple « Bleu, Vert ».
5. Liste éditable : des suggestions, mais vous pouvez taper autre chose.
6. Autocomplétion : un texte libre, avec des suggestions tirées de Dolibarr quand le modèle indique une source (tiers, contacts, produits, utilisateurs, projets, devis, commandes, factures).
7. Référence objet : tapez deux lettres, choisissez la fiche dans la liste (ici un tiers) ; le document reçoit son libellé.
8. Pièce jointe : un fichier de 5 Mo au plus ; une image est insérée dans le document à la place de la variable, un autre fichier y inscrit son nom.

1. Une Donnée ERP n'est jamais saisie : FileManager la calcule sur le serveur pour la fiche choisie (ici le chiffre d'affaires de l'année du tiers) et l'affiche avec les valeurs automatiques.
2. Variables calculées : le résultat d'une formule, recalculé à chaque frappe (ici 1 250 × 1,2 = 1 500). En série, la formule est recalculée pour chaque enregistrement.
3. Le rappel des champs Sceau et Signature : ils ne se remplissent pas dans l'assistant mais après la génération, par le circuit de signature sécurisé (horodaté et journalisé).

Ce que le document reçoit, type par type

Ce que vous saisissez n'est pas toujours écrit tel quel : le document reçoit une valeur lisible, dans la langue du document, tandis que les conditions du modèle ([[SI …]]) testent une valeur stable, la même quelle que soit la langue. Un modèle écrit pour le français fonctionne ainsi en anglais sans retouche.

Dans le nom du fichier, une date reste au format AAAA-MM-JJ (« Attestation 2026-11-15 ») : les fichiers se trient ainsi dans l'ordre chronologique.

Un champ peut aussi n'apparaître qu'à une condition (par exemple « Motif du refus » seulement si « Accepté » vaut Non) : l'administrateur la règle dans la colonne Condition des champs du modèle. Tant qu'elle est fausse, le champ est masqué dans l'assistant, n'est plus obligatoire, et le document le reçoit vide.

La configuration de chaque type par l'administrateur et le langage des formules sont décrits au chapitre Champs, formules et données Dolibarr.

Composer un bundle

Quand un seul enregistrement est choisi et que l'administrateur a défini des bundles pour ce type de fiche, l'étape Contenu propose aussi Composer un bundle : choisissez le bundle, les parties facultatives, puis Composer le bundle. FileManager assemble en un seul PDF les pièces de la fiche (devis, conditions générales, plans, attestations…) et le range dans la GED. Voir le chapitre Bundles PDF.

Étape 3 — Aperçu : vérifier avant de créer

1. Le bandeau rappelle que rien n'est encore enregistré et, en série, que l'aperçu montre le premier enregistrement (ici IN2607-0022).
2. La barre de l'aperçu : pleine largeur, plein écran, zoom.
3. La date du jour, écrite par FileManager. La ville qui la précède est vide : c'est l'une des trois valeurs signalées à l'étape précédente.
4. Les variables remplies : la référence de la facture dans l'objet de la lettre.
5. Un bloc conditionnel : le modèle n'imprime ce paragraphe que pour une 2^e relance.
6. Le complément saisi à l'étape précédente.
7. Générer 3 documents (Ctrl+Entrée).

Un modèle Word s'affiche directement dans le navigateur ; un classeur ou une présentation est converti en PDF pour l'aperçu. Pour corriger un champ ou une erreur, revenez à l'étape Contenu avec Modifier : rien n'a été créé.

Étape 4 — Terminé : ouvrir, ranger, envoyer, signer

Un document. L'assistant affiche « Document créé », le nom du fichier, et propose :

• Ouvrir : un PDF s'ouvre dans l'éditeur PDF ; un document Office s'ouvre dans l'éditeur en ligne (Collabora ou ONLYOFFICE) quand il est activé ; sinon l'explorateur se place sur le document.
• Voir dans le dossier : l'explorateur affiche le dossier et sélectionne le document, sans recharger la page.
• Envoyer par e-mail : ouvre le formulaire d'envoi avec le document en pièce jointe (chapitre Envoyer par e-mail).
• Demande de signature : ouvre une nouvelle demande de signature sur le document (chapitre Signatures électroniques) ; un document éditable est d'abord converti en PDF, à côté de l'original.
• Nouveau document avec ce modèle : recommence l'assistant sur le même modèle.

Quand le modèle comporte un champ Sceau ou Signature, un rappel l'annonce et le bouton principal devient Sceller / signer maintenant : le document est converti en PDF s'il est éditable, puis l'éditeur PDF s'ouvre en mode signature quand c'est à vous de signer, ou une nouvelle demande de signature s'ouvre quand le signataire est un tiers, un collègue ou une adresse e-mail (chapitre Champs, formules et données Dolibarr). L'envoi par e-mail ne se propose pas avant la signature.

Plusieurs documents. Une barre de progression suit la génération (« Génération 2 / 3… ») et la liste se remplit au fur et à mesure, une coche verte par document créé, une croix rouge et le motif pour un échec.

• Arrêter interrompt après le document en cours ; les suivants sont marqués « Arrêté par l'utilisateur ».
• Relancer les 2 échecs recommence seulement ceux qui ont échoué.
• Le résumé indique « 3 / 3 documents créés ».

Chaque génération est inscrite au journal du module, avec le modèle, la fiche, le document produit et son auteur.

Bonnes pratiques

• Faites un aperçu avant une génération en série : le premier document montre tout de suite une variable mal remplie.
• Générez dans un sous-dossier les envois en nombre (relances, attestations annuelles) : ils se retrouvent, se relisent et se partagent d'un coup.
• Choisissez Éditable quand le document doit être relu ou complété, PDF quand il part tel quel.
• Corrigez les fiches Dolibarr, pas les documents : une adresse manquante corrigée sur la fiche sert à tous les documents suivants.
• Un modèle qui manque, un champ mal libellé, une valeur à ajouter à une liste : demandez à l'administrateur, qui les règle dans la fiche du modèle (chapitre Office & PDF).

20 Écrire un modèle de publipostage

Un modèle de publipostage n'a rien de technique : c'est un document Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument ou une page HTML, écrit et mis en forme comme d'habitude, dans lequel on place des variables. Ce chapitre donne toutes les variables que Dolibarr remplit, la façon d'afficher un passage sous condition, de répéter les lignes d'un devis ou d'une facture, et les règles qui évitent les surprises.

Le principe : des variables entre doubles soulignés

Une variable s'écrit en majuscules, chiffres et soulignés, entre deux soulignés de chaque côté : __SOCIETE_NOM__, __DOC_TOTAL_TTC__, __DATE_TODAY__. À la génération, chaque variable est remplacée par sa valeur.

• Une variable que FileManager connaît (la liste est plus bas) est remplie automatiquement selon le sujet choisi dans l'assistant.
• Toute autre variable — __OBJET__, __MONTANT_ACOMPTE__, __NOM_DU_CHANTIER__ — devient un champ à remplir dans l'assistant. L'administrateur lui donne un libellé, un type (date, liste, formule…) et une valeur par défaut (chapitre Champs, formules et données Dolibarr).
• Une variable peut apparaître plusieurs fois : elle prend partout la même valeur.

Objet : Relance — facture __DOC_REF__

__CIVILITE__,

Sauf erreur de notre part, la facture __DOC_REF__ du __DOC_DATE__,
d'un montant de __DOC_TOTAL_TTC__, demeure impayée à ce jour.

Formats acceptés

Écrire les variables sans piège

• Tapez chaque variable d'un seul trait, sans changer de police ni de couleur au milieu. Word découpe parfois le texte en morceaux invisibles ; FileManager recolle les variables coupées dans un .docx, mais un OpenDocument ne pardonne pas une variable dont une partie est en gras.
• Mettez la forme sur la variable entière : si __SOCIETE_NOM__ est en gras dans le modèle, le nom du client sera en gras dans le document.
• Pas d'espace ni d'accent dans le nom d'une variable : __NOM_CHANTIER__, pas __Nom chantier__.
• Les blocs [[…]] (conditions, lignes) s'écrivent eux aussi d'un seul trait, dans du texte ordinaire.
• Pagination et table des matières sont des fonctions du traitement de texte : insérez Numéro de page et Nombre de pages dans le pied de page, et une table des matières à partir des styles Titre 1, Titre 2. Mettez-la à jour avant d'enregistrer le modèle ; elle fonctionne dans le document produit et dans sa version PDF.

Les variables remplies automatiquement

Toujours disponibles : votre société, vous, la date, la langue

Les dates et montants sont écrits dans la langue du document : « 17/10/2026 » et « 4 068,00 € » en français, avec la notation anglaise pour un document en anglais. Une valeur absente de la fiche (un capital non renseigné, pas de logo) laisse la place vide : la variable disparaît sans laisser de trace.

Le tiers (sujets Tiers, Devis, Commande, Facture, Expédition)

Le document commercial (Devis, Commande, Facture, Expédition)

Le contact, le projet

L'utilisateur (sujet Utilisateur : contrats, attestations, avenants)

Le panneau Publipostage : variables et modèles, en haut de la fiche de chaque modèle, rappelle ces variables. Le bouton Insérer une variable de l'éditeur HTML les propose par groupe : Variables système, variables de l'objet lié au modèle, Champs du modèle et Sommaire (bundle PDF).

Afficher un passage sous condition

Un bloc conditionnel n'imprime son texte que si une condition est vraie :

[[SI variable opérateur valeur]] texte si vrai [[SINON]] texte si faux [[FIN]]

[[SINON]] est facultatif. Les blocs s'imbriquent. La variable s'écrit avec ses soulignés.

Quelques points de règle :

• eq, ne et in comparent le texte exactement, majuscules comprises. Pour un champ Liste, la condition accepte la valeur de l'option (la partie avant le | dans la configuration du champ) comme son libellé : avec l'option 2|2e relance, [[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]] et [[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2e relance]] sont vraies. Préférez la valeur : elle ne change pas si le libellé est traduit ou reformulé. De même, un champ Oui / Non se teste avec eq 1 (ou eq Oui).
• empty, notempty et les comparaisons de nombres lisent la valeur saisie, avant sa mise en forme : une date au format AAAA-MM-JJ, un nombre sans séparateur de milliers (voir « Ce que le document reçoit, type par type » au chapitre Publipostage).
• gt, ge, lt, le lisent les nombres dans la notation de la langue du document (« 1 250,50 » en français) ; écrivez de préférence la valeur de comparaison avec un point (999.99), elle vaut alors quelle que soit la langue. Une valeur qui n'est pas un nombre rend la condition fausse.
• Un bloc peut couvrir plusieurs paragraphes. Gardez-le dans la même cellule de tableau, ou entourez des lignes entières : un bloc qui commence dans un tableau et finit en dehors abîme la mise en page.
• Un bloc mal fermé (un [[FIN]] oublié) n'est pas interprété : ses marqueurs restent visibles dans le document, ce qui signale l'erreur au premier aperçu.

[[SI __SOCIETE_TVA_INTRA__ notempty]]N° TVA : __SOCIETE_TVA_INTRA__[[SINON]]TVA non applicable, art. 293 B du CGI[[FIN]]

[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 1]]Il s'agit probablement d'un oubli.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]]Il s'agit de notre deuxième relance.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 3]]Sans règlement sous huit jours, le dossier sera transmis à notre service contentieux.[[FIN]]

Un modèle en plusieurs langues

Avec la langue Automatique de l'assistant, chaque destinataire reçoit le document dans la langue de sa fiche. Un seul modèle suffit pour plusieurs langues :

[[SI __LANGUE__ eq en]]Dear Sir or Madam,[[SINON]]Madame, Monsieur,[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq en]]Please find enclosed our quotation __DOC_REF__.
[[SINON]]Veuillez trouver ci-joint notre devis __DOC_REF__.[[FIN]]

Les dates, montants et libellés de Dolibarr suivent la même langue.

Répéter les lignes d'un devis, d'une commande, d'une facture

Avec un sujet Devis, Commande, Facture ou Expédition, le document connaît ses lignes. Entourez une ligne de tableau de [[LIGNES]] et [[/LIGNES]] : elle est répétée pour chaque ligne du document.

Le bloc [[TVA]] … [[/TVA]] répète de même le récapitulatif de TVA, une ligne par taux, avec __TVA_TAUX__, __TVA_BASE_HT__ et __TVA_MONTANT__.

• Dans Word ou OpenDocument, écrivez [[LIGNES]] au début de la première cellule et [[/LIGNES]] à la fin de la dernière cellule de la même ligne du tableau. La ligne d'en-tête reste en dehors du bloc.
• Dans un modèle HTML, le bloc peut entourer une ligne <tr>, se placer dans la première et la dernière cellule (comme dans Word), ou entourer des cellules pour les répéter côte à côte.
• Une condition peut se placer dans la ligne ; elle est évaluée ligne par ligne : [[SI __LIGNE_REMISE__ ne 0]]-__LIGNE_REMISE__ %[[FIN]].
• Excel et PowerPoint ne répètent pas les lignes : le bloc y est simplement retiré.
• Avec un sujet qui n'a pas de lignes (Tiers, Contact…), le bloc et ses variables disparaissent.

| N°                     | Désignation     | Qté                         | P.U. HT          | Total HT                       |
| [[LIGNES]]__LIGNE_NUM__ | __LIGNE_DESC__  | __LIGNE_QTE__ __LIGNE_UNITE__ | __LIGNE_PU_HT__ | __LIGNE_TOTAL_HT__[[/LIGNES]] |

[[TVA]]TVA __TVA_TAUX__ % sur __TVA_BASE_HT__ : __TVA_MONTANT__[[/TVA]]
[[SI __DOC_REMISE_GLOBALE__ notempty]]Remise globale : __DOC_REMISE_GLOBALE__ %[[FIN]]
Total TTC : __DOC_TOTAL_TTC__

Les modèles livrés « Devis stylisé (démo lignes) » (HTML) et « Devis stylisé (Office) » (Word) montrent ce tableau complet, récapitulatif de TVA et totaux compris.

Le sommaire d'un bundle PDF

Un modèle utilisé comme page de sommaire dans un bundle PDF peut contenir un bloc [[SOMMAIRE]] … [[/SOMMAIRE]] autour d'une ligne de tableau, avec __SOMMAIRE_NUM__, __SOMMAIRE_TITRE__, __SOMMAIRE_PAGE__ et __SOMMAIRE_ROLE__ : chaque partie du bundle y figure avec son vrai numéro de page, et chaque ligne devient un lien cliquable vers sa partie. Hors d'un bundle, le bloc n'affiche rien.

Le nom des documents produits

Dans la fiche du modèle, le Format du nom de fichier fixe le nom proposé par l'assistant ; il accepte les variables du modèle, résolues pour chaque enregistrement : Attestation - __SOCIETE_NOM__, Devis __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__, Contrat __EMP_LASTNAME__ __EMP_FIRSTNAME__. Sans format, le nom du modèle est proposé. Les caractères interdits dans un nom de fichier sont remplacés.

Quand le document n'est pas celui attendu

21 Champs, formules et données Dolibarr

Chaque variable qu'un modèle ne connaît pas d'avance devient un champ de l'assistant. L'administrateur décide pour chacun de ce que l'utilisateur verra : une simple ligne, une liste, un calendrier, une photo à recadrer, une valeur calculée par formule ou un chiffre tiré de la comptabilité. Ce chapitre décrit l'éditeur de champs, les 18 types, les données calculées par Dolibarr et le langage des formules.

L'éditeur de champs

Ouvrez Configuration › Office & PDF › Modèles de documents, puis le modèle. La section Champs à compléter, en bas de la fiche, liste les variables trouvées dans le fichier, une ligne par variable. Elle se met à jour à chaque enregistrement du fichier : une variable ajoutée au modèle y apparaît, une variable retirée disparaît, les réglages des autres sont conservés.

1. La variable, telle qu'elle est écrite dans le modèle.
2. Le libellé que l'assistant affiche au-dessus du champ.
3. Le type de champ (voir le tableau ci-dessous).
4. Options / Source : les choix d'une liste, la source d'une recherche dans Dolibarr, le signataire d'une signature, ou la donnée ERP à calculer.
5. Requis : l'assistant refuse de générer tant que le champ est vide.
6. Défaut : la valeur proposée au départ.
7. Pour un champ Calculé, la colonne Défaut contient la formule, et le bouton calculatrice ouvre l'assistant de formule.
8. Pour une Donnée ERP, la donnée à calculer et, pour le chiffre d'affaires, la base (HT ou TTC) et la période.

La dernière colonne, Condition, ne fait demander le champ que lorsqu'une autre valeur le justifie. Elle s'écrit comme une condition de bloc, sans les crochets : __TYPE_CONTRAT__ eq CDD ne demande la date de fin que pour un CDD. Un champ masqué par sa condition reste vide dans le document.

1. Les options d'une liste : valeur|Libellé séparés par des virgules. Le libellé s'affiche dans l'assistant ; la valeur est ce que reçoit le document et ce que testent les conditions.
2. Une autocomplétion sans source : simple texte libre avec la valeur par défaut.
3. Une référence d'objet avec la source societe : l'assistant cherche dans les tiers.
4. Un champ Sceau d'entreprise.
5. Un champ Signature et son signataire.
6. Enregistrer garde les réglages ; Annuler les abandonne ; Supprimer retire le modèle de la bibliothèque (après confirmation).

Les 18 types de champs

Sceau et signature

Ces deux types ne remplissent pas de texte : ils annoncent qu'une fois produit, le document doit être scellé ou signé par le circuit de signature de FileManager (horodaté, journalisé, vérifiable — chapitre Signatures électroniques). Le document est produit dans le format choisi ; s'il est éditable, il est converti en PDF au moment de signer, à côté de l'original. Le signataire d'un champ Signature se choisit dans la colonne Options :

Un champ Sceau est toujours apposé par vous-même, avec le sceau de l'entreprise configuré par l'administrateur (chapitre Configuration des signatures).

Les données calculées par Dolibarr (Donnée ERP)

Un champ Donnée ERP n'est jamais saisi : FileManager le calcule sur le serveur, à la génération, pour le tiers du sujet — le tiers lui-même, ou le client du devis, de la commande, de la facture ou de l'expédition choisis. Le calcul respecte vos droits : sans le droit de lire les tiers (ou les devis, les commandes), le champ reste vide.

Les formules

Un champ Calculé évalue une formule à la manière d'un tableur, en français. La formule peut utiliser les champs saisis, les variables remplies automatiquement et les données ERP ; elle est recalculée à chaque frappe dans l'assistant, et pour chaque enregistrement d'une génération en série.

• Une variable s'écrit telle quelle : __MONTANT_HT__.
• Un texte s'écrit entre guillemets : "Grand compte".
• Le séparateur d'arguments est le point-virgule ; (la virgule est aussi acceptée) ; le séparateur décimal est le point : * 1.2, pas * 1,2.
• Opérateurs : + - * / % et les comparaisons = <> < <= > >=, qui valent 1 (vrai) ou 0 (faux). Une division par zéro donne 0.
• Un champ saisi comme texte se convertit avec NOMBRE() avant un calcul : l'assistant de formule le signale quand une variable texte est utilisée dans un calcul.
• MONTANT, NOMBRE_FR, DATE_FR et EN_LETTRES écrivent dans la langue de la personne qui génère le document (FileManager 4.5.468 ou plus récent), avec les séparateurs de Dolibarr pour cette langue : « 1 234,50 € », « 17 octobre 2026 », « mille deux cents euros » en français ; « €1,234.50 », « October 17, 2026 », « one thousand two hundred euros » pour un utilisateur anglophone ; « 1.234,50 € », « 17 de octubre de 2026 », « mil doscientos euros » pour un utilisateur hispanophone. Leur nom reste français.
• Les fonctions numériques rendent un nombre brut (1234.57). Dans le document, un résultat à décimales est écrit dans la langue du document (« 1 234,57 ») ; un résultat entier reste tel quel (« 2026 »). Enveloppez le résultat dans MONTANT() pour ajouter la devise (« 1 234,57 € »), ou dans NOMBRE_FR() pour fixer le nombre de décimales et grouper les milliers d'un entier (« 12 500 »).
• Les noms anglais sont acceptés : IF, ROUND, SUM, UPPER, CONCATENATE, LEFT, RIGHT, MID, LEN, ISBLANK…

L'assistant de formule

1. La recherche d'une variable ou d'une fonction.
2. Les variables disponibles (avec leur type : texte, nombre, date) puis les fonctions, par famille. Un clic sur une variable l'insère à l'emplacement du curseur ; un clic sur une fonction affiche sa fiche.
3. La formule.
4. Le contrôle : Formule valide, ou l'erreur et l'endroit où elle se trouve.
5. La fiche de la fonction : sa syntaxe, ce qu'elle fait, un exemple, et Insérer cette fonction.
6. Le testeur : une valeur d'exemple pour chaque variable de la formule.
7. Le résultat avec ces valeurs.
8. Le rappel des opérateurs et du séparateur.
9. Annuler ou Appliquer la formule au champ (pensez ensuite à Enregistrer le modèle).

Les 43 fonctions

Formules utiles

Le modèle livré « Démonstrateur — formules avancées » montre remise, net, TVA, TTC, conversion en toutes lettres, mise en forme du texte et conditions, prêts à copier.

22 Publipostage : exemples pas à pas

Sept cas concrets, du plus simple au plus complet. Chacun donne le texte du modèle, le réglage des champs et la marche à suivre dans l'assistant. Les modèles marqués « livré » existent déjà dans la bibliothèque d'une installation neuve ; les autres se créent en quelques minutes dans Word ou dans l'éditeur HTML de la fiche du modèle.

1. Relancer d'un coup toutes les factures en retard

Modèle : « Relance facture » (livré, Word). Sujet : Facture.

1. Ouvrez le dossier où ranger les relances (par exemple Comptabilité / Relances), puis Nouveau document, modèle « Relance facture », Remplir avec l'assistant.
2. Étape Sujet : Facture est déjà choisi. Réglez Paiement sur En retard, puis Tout cocher (affichés).
3. Étape Contenu : nommez les fichiers Relance __DOC_REF__, cochez Regrouper les documents dans un sous-dossier et nommez-le avec la date, par exemple « Relances 2026-10 ». Choisissez PDF si les relances partent telles quelles.
4. Choisissez le Niveau de relance, ajoutez un complément si besoin, renseignez le signataire.
5. Aperçu pour relire la première, puis Générer.

Le modèle n'imprime que le paragraphe du niveau choisi :

[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 1]]Il s'agit sans doute d'un oubli de votre part.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 2]]Il s'agit de notre deuxième relance. Nous vous remercions de bien
vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais.[[FIN]]
[[SI __NIVEAU_RELANCE__ eq 3]]Sans règlement de votre part sous huit jours, nous serons contraints
de transmettre le dossier à notre service contentieux.[[FIN]]

2. Une attestation employeur pour un salarié

Modèle : à créer (Word). Sujet : Utilisateur. Catégorie du modèle : Utilisateurs, pour que l'assistant propose directement ce sujet.

__COMPANY_LOGO__
__COMPANY_NAME__ — __COMPANY_FORME_JURIDIQUE__ au capital de __COMPANY_CAPITAL__
__COMPANY_ADDRESS__, __COMPANY_ZIP__ __COMPANY_TOWN__ — SIRET __COMPANY_IDPROF2__

ATTESTATION D'EMPLOI

Je soussigné(e), __COMPANY_MANAGERS__, agissant pour __COMPANY_NAME__, atteste que
[[SI __EMP_GENDER__ eq woman]]Madame[[SINON]]Monsieur[[FIN]] __EMP_FIRSTNAME__ __EMP_LASTNAME__,
[[SI __EMP_GENDER__ eq woman]]née[[SINON]]né[[FIN]] le __EMP_BIRTHDATE__, est
[[SI __EMP_GENDER__ eq woman]]employée[[SINON]]employé[[FIN]] dans notre société depuis le
__EMP_HIREDATE__ en qualité de __EMP_JOB__, à raison de __EMP_WEEKLYHOURS__ heures par semaine.
[[SI __EMP_HIREDATE_END__ notempty]]Son contrat prend fin le __EMP_HIREDATE_END__.[[FIN]]

Attestation délivrée pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à __COMPANY_TOWN__, le __DATE_TODAY__.
__SIGNATURE_DIRECTION__

Réglage des champs : __SIGNATURE_DIRECTION__ en type Signature, signataire Moi-même. Toutes les autres variables sont remplies par la fiche du salarié et celle de la société.

1. Assistant : sujet Utilisateur, cochez le salarié.
2. Format Éditable si l'attestation doit être relue, sinon PDF.
3. À la fin, Sceller / signer maintenant ouvre l'éditeur PDF en mode signature : signez, enregistrez. Le document signé est vérifiable depuis sa fiche de signature.

3. Un devis mis en page, ses lignes et son récapitulatif de TVA

Modèles : « Devis stylisé (Office) » (livré, Word) ou « Devis stylisé (démo lignes) » (livré, HTML). Sujet : Devis.

1. Assistant : sujet Devis (proposé d'office par la catégorie du modèle), cochez le devis.
2. Donnez au fichier un nom parlant, par exemple Devis __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__ ; l'administrateur peut l'inscrire comme Format du nom de fichier du modèle pour qu'il soit proposé d'office.
3. Renseignez le signataire « Bon pour accord », vérifiez l'aperçu : une ligne de tableau par ligne du devis, puis le récapitulatif par taux de TVA et les totaux.

Pour l'adapter à votre charte, copiez le fichier Word, changez couleurs, police et logo, et chargez-le comme nouveau modèle. Le cœur du tableau tient en une ligne :

| [[LIGNES]]__LIGNE_DESC__ | __LIGNE_QTE__ __LIGNE_UNITE__ | __LIGNE_PU_HT__ | __LIGNE_TOTAL_HT__[[/LIGNES]] |

Ajoutez une colonne « Remise » qui ne s'affiche que si la ligne est remisée : [[SI __LIGNE_REMISE__ ne 0]]-__LIGNE_REMISE__ %[[FIN]].

4. Un courrier dans la langue de chaque client

Modèle : à créer. Sujet : Tiers ou Contact. Chaque fiche tiers porte sa langue (champ Langue par défaut de Dolibarr).

__COMPANY_NAME__                                         __SOCIETE_NOM__
                                                         __SOCIETE_ADDRESS__
                                                         __SOCIETE_ZIP__ __SOCIETE_TOWN__

[[SI __LANGUE__ eq en]]Subject: our new opening hours[[SINON]]Objet : nos nouveaux horaires[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq en]]Dear Sir or Madam,[[SINON]]Madame, Monsieur,[[FIN]]

[[SI __LANGUE__ eq en]]From __DATE_EFFET__, our offices will be open from 8 am to 6 pm.
[[SINON]]À compter du __DATE_EFFET__, nos bureaux seront ouverts de 8 h à 18 h.[[FIN]]

Dans l'assistant, laissez Langue du document sur Automatique — selon chaque destinataire et cochez tous les clients : chacun reçoit sa version, avec la date __DATE_EFFET__ écrite à la mode de sa langue.

5. Remercier les meilleurs clients avec leur chiffre d'affaires

Modèle : à créer. Sujet : Tiers, filtre Relation : Clients.

Madame, Monsieur,

Cette année, __SOCIETE_NOM__ nous a confié __CA_TEXTE__ de commandes : merci de votre confiance.
Vous êtes désormais « __STATUT__ » de notre réseau.
[[SI __EVOLUTION__ gt 0]]Votre activité avec nous progresse de __EVOLUTION__ % sur un an.[[FIN]]

Dans l'assistant, les formules sont recalculées pour chaque client de la série ; un client sans facture cette année obtient 0 et le statut « Client fidèle ».

6. Une reconnaissance de dette avec le montant en toutes lettres

Modèle : à créer. Sujet : Tiers ou Saisie manuelle.

Je soussigné(e), représentant __SOCIETE_NOM__, reconnais devoir à __COMPANY_NAME__ la somme de
__MONTANT_LETTRES__ (__MONTANT_CHIFFRES__), que je m'engage à rembourser au plus tard le
__DATE_LIMITE_LONGUE__[[SI __NB_ECHEANCES__ gt 1]], en __NB_ECHEANCES__ mensualités de __MENSUALITE__[[FIN]].

Avec 4 500 et trois mensualités, le document écrit « quatre mille cinq cents euros (4 500,00 €) … en 3 mensualités de 1 500,00 € ».

7. Un contrat scellé par l'entreprise et signé par le client

Modèle : à créer (Word). Sujet : Tiers. Deux champs formels en bas du contrat :

1. Générez le contrat (Éditable pour pouvoir le relire).
2. À la fin de l'assistant, Sceller / signer maintenant : FileManager convertit le contrat en PDF et ouvre une nouvelle demande de signature, puisque le signataire est le client. Indiquez son adresse e-mail, placez la zone de signature, envoyez.
3. Apposez le sceau de l'entreprise depuis l'éditeur PDF (outil Sceau), avant ou après la signature du client selon votre procédure.
4. Suivez la demande dans GED › Signatures › Demandes envoyées ; les relances automatiques partent selon le rythme réglé par l'administrateur.

Le circuit de signature, le sceau et le certificat de l'entreprise sont décrits aux chapitres Signatures électroniques et Configuration des signatures.

23 Bundles PDF

Un bundle assemble plusieurs pièces en un seul PDF numéroté, avec sommaire et signets : page de garde, devis, conditions générales, fiches techniques… Il se définit une fois par type de fiche (par exemple « Devis complet » pour les propositions commerciales) et se génère ensuite en un clic. Il peut même devenir le PDF officiel des propositions.

Générer un bundle

Sur la fiche proposition, le choix du bundle et des parties est mémorisé pour cette proposition et réutilisé par les régénérations automatiques (validation, modification des lignes). Le bundle officiel n'est pas modifié.

Définir un bundle (administrateur)

Les bundles se gèrent dans Configuration › Office & PDF › Bundles PDF.

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets d'Office & PDF.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Filtrer par type d'objet.
5. + : nouveau bundle.
6. La référence : un clic ouvre la fiche du bundle.
7. Le badge officiel : le bundle utilisé par le modèle fmbundle.
8. Le nombre de parties.
9. L'état : seul un bundle actif est proposé à la génération.

La fiche du bundle

1. Les sous-onglets d'Office & PDF.
2. Réf.
3. Libellé : titre par défaut du PDF produit.
4. Type d'objet : le type de fiche auquel le bundle s'applique ; il décide des modèles proposés et des variables disponibles.
5. État : actif ou non.
6. Bundle officiel du modèle PDF des propositions (fmbundle) : un seul par entité.
7. Options de composition (voir ci-dessous).

Options de composition

1. Sommaire (table des matières) : une page de sommaire, chaque entrée étant un lien vers sa partie.
2. Style : Classique (points de conduite), Moderne (pastilles), Tableau, Minimal ; un aperçu se redessine. Titre, couleur d'accent et taille du texte se règlent au-dessus et au-dessous.
3. Emplacement du sommaire : après la première partie (couverture) ou tout au début.
4. Numérotation continue des pages : un numéro sur toutes les pages du bundle ; format (Automatique, « Page {PAGE} / {TOTAL} »…).
5. Position du numéro : choisie sur une mini-page (haut ou bas, gauche, centre ou droite) ; aperçu page impaire / page paire.
6. Recto-verso : échange gauche et droite sur les pages paires.
7. Masquer la pagination des documents Dolibarr : retire le « n / N » des modèles Dolibarr inclus, pour ne garder que la numérotation du bundle.
8. Bandeau (image d'en-tête) : une image apposée en haut ou en bas des pages.

Autres réglages de la numérotation : distance aux bords, taille, couleur, gras, numéro de départ (Commencer à) et Fond opaque (masque ce qui est dessous, utile quand le pied de page d'un document Dolibarr chevauche le numéro).

Finition et parties

1. Police du sommaire et de la numérotation.
2. Signets (un par partie) et Ouvrir le PDF avec les signets affichés.
3. Impression recto-verso : chaque partie commence sur une page de droite (des pages blanches sont insérées au besoin).
4. Les propriétés du fichier PDF : titre, auteur, sujet, mots-clés (variables acceptées).
5. Fond de page : un PDF, PNG ou JPEG dessiné sous chaque page (papier à en-tête), avec opacité et portée.
6. Parties du bundle.
7. Une partie : son rôle (Page de garde, Devis, CGV…), sa source et le fichier ou le modèle correspondant.
8. Ses options : Inclure dans le sommaire, Inclure dans la numérotation, Appliquer le bandeau, Appliquer le fond de page, Au choix à la génération.
9. Ses conditions d'inclusion : Langues, Condition, Pages.
10. La corbeille retire la partie.

Bas de la fiche

1. Les flèches changent l'ordre des parties.
2. Titre dans le sommaire (optionnel) : sinon, le rôle de la partie.
3. Ajouter une partie.
4. Objet de l'aperçu et Aperçu : compose le bundle sur cette fiche sans rien enregistrer.
5. Enregistrer.
6. Annuler.
7. Supprimer le bundle.

Faire du bundle le PDF officiel des propositions

1. Sur la fiche d'un bundle de type proposition, actif, cochez Bundle officiel du modèle PDF des propositions (fmbundle). Vérifiez-le avec Aperçu sur un devis existant.
2. Dans Configuration › Modules/Applications › Propositions commerciales, section des modèles de documents, activez fmbundle (et, si vous le souhaitez, définissez-le comme modèle par défaut).
3. Sur une fiche proposition, choisissez le modèle fmbundle puis Générer.

24 La banette sur la fiche d'un objet

La banette est un panneau de documents qui s'ouvre à gauche de n'importe quelle fiche Dolibarr — devis, commande, facture, expédition, projet, tiers, contrat, intervention, produit… Elle montre les fichiers de la fiche et, si l'administrateur l'a voulu, ceux des fiches liées, avec un aperçu, sans quitter la fiche. On y dépose, on y lit, on y envoie, on y signe : tout ce que fait l'explorateur, à portée de la fiche.

Ouvrir et refermer la banette

Sur les fiches activées par l'administrateur, un bouton Fichiers joints, avec le nombre de documents, s'affiche à côté de la référence. Un clic ouvre la banette ; un second la referme. FileManager retient, fiche par fiche, si vous l'avez laissée ouverte : en revenant sur la fiche, vous la retrouvez dans le même état. Quand l'administrateur l'a réglé, le menu de gauche de Dolibarr se replie pendant que la banette est ouverte et réapparaît au survol (ou par le bouton Afficher le menu).

1. Le bouton Fichiers joints et le nombre de documents.
2. La barre d'outils (détaillée ci-dessous).
3. Rechercher… filtre l'arbre au fil de la frappe ; la flèche circulaire recharge la liste.
4. Enregistrer sous « RÉF-fichier.ext » : préfixe les fichiers envoyés par la référence de la fiche.
5. L'arbre des documents : la fiche, ses sous-dossiers, puis les fiches liées (ici la commande issue du devis) et leurs documents.
6. La barre de la visionneuse : pages, zoom, rotation, annotation, téléchargement, impression.
7. La visionneuse : le document sélectionné.

La barre d'outils

L'arbre des documents

• La première branche porte la référence de la fiche et contient ses documents, y compris le PDF généré par Dolibarr.
• Les sous-dossiers du répertoire de la fiche apparaissent quand l'administrateur a activé leur affichage.
• Les fiches liées (la commande d'un devis, les factures d'une commande, l'expédition…) forment des branches à part, avec leur type, leur référence et leur nombre de documents, quand l'administrateur a activé Afficher les documents des objets liés. Leurs documents s'ouvrent comme ceux de la fiche.
• Un survol montre la fiche d'identité du fichier ; de petites marques signalent un document partagé, versionné ou signé.
• Glissez des fichiers depuis votre poste sur l'arbre : la zone se colore (« Déposez vos fichiers ici ») et les fichiers sont envoyés dans les documents de la fiche.

Ajouter un lien web

Un lien vers un document qui vit ailleurs (un site, un espace partagé, un fichier du cloud) se range avec les documents de la fiche.

1. L'adresse : http, https, file ou davs. Une adresse refusée est signalée sous le champ.
2. Le libellé, facultatif ; sans libellé, l'adresse s'affiche.
3. Ajouter le lien (ou Entrée) ; Annuler referme le panneau.

Le lien apparaît sous les documents de la fiche ; un clic l'ouvre dans un nouvel onglet. Deux liens ne peuvent pas porter le même libellé sur une fiche.

Le menu contextuel de la banette

Le clic droit sur un document de la banette ouvre le menu de FileManager, adapté au type de fichier et à vos droits. Pour un PDF :

• Aperçu : le document en grand.
• Éditer le PDF : l'éditeur PDF (chapitre Éditeur PDF).
• Outils PDF : Compresser le PDF, Réparer le PDF, Diviser le PDF, Fusionner PDF (chapitre Outils PDF).
• Télécharger, Envoyer par e-mail, Partager le document.
• Signatures : Signer le document, Demander une signature.
• Renommer, Supprimer.
• Gérer les permissions du fichier.
• Ajouter aux documents à validité : suivre son échéance (chapitre Documents à validité).
• Versions du fichier.

Pour une image, Modifier l'image ouvre l'éditeur d'images ; pour un document Office, Éditer avec Collabora (ou ONLYOFFICE) l'ouvre en ligne et Convertir en PDF en fait un PDF ; un fichier texte propose Modifier le texte. Les entrées que vos droits n'autorisent pas n'apparaissent pas ; un utilisateur en lecture seule voit Demander l'accès.

Sur un téléphone

Sur un petit écran, la banette occupe toute la largeur : la liste des documents d'abord, puis l'aperçu, qui s'ouvre au toucher (« Toucher pour voir ») et se referme pour revenir à la liste. Le mode flottant (Épingler l'aperçu) n'existe pas sur téléphone.

Réglages de l'administrateur

Dans Configuration › Intégration ERP › Fiches objets, l'administrateur choisit les fiches qui reçoivent la banette (par familles : commercial, fournisseurs, logistique, produits et services, RH, tiers, modules personnalisés…), et active l'affichage des sous-dossiers, des documents des objets liés et le repli automatique du menu de gauche (chapitre Intégration ERP).

25 Les documents d'une fiche Dolibarr

Au-delà de la banette, FileManager enrichit la fiche elle-même : le tableau des fichiers joints de Dolibarr reçoit son menu contextuel, la fiche gagne des versions qu'on peut recharger, des boutons de signature, une alerte quand un document obligatoire manque, et un lien direct vers son dossier dans la GED.

Le menu contextuel des fichiers joints

Dans l'onglet Fichiers joints (ou Documents) de chaque fiche, et dans le bloc des fichiers générés en bas de la fiche, le clic droit sur un fichier ouvre le menu de FileManager au lieu de celui du navigateur.

1. L'onglet Fichiers joints de la fiche, avec le nombre de documents.
2. Le menu : les mêmes actions que dans la banette — aperçu, édition PDF, outils PDF, téléchargement, envoi par e-mail, partage, signatures, renommage, suppression, permissions, suivi de validité, versions du fichier.

Vous pouvez ainsi renommer, signer, partager ou versionner la pièce d'une fiche sans ouvrir l'explorateur. L'administrateur peut désactiver ce menu pour retrouver celui du navigateur.

Les onglets Documents et Fichiers

• Masquer l'onglet Documents : quand la banette est activée pour un type de fiche, l'administrateur peut cacher l'onglet natif de Dolibarr, pour que tout passe par FileManager.
• Onglet Fichiers : un onglet ajouté aux fiches (devis, commandes, factures…) liste les fichiers de la fiche, marque le Document principal (le PDF généré par Dolibarr), propose pour chaque fichier le téléchargement, l'aperçu et la suppression, et regroupe en dessous les versions de la fiche. Ses boutons Importation directe de documents et Créer une version déposent des fichiers et figent l'état de la fiche.

Les versions d'une fiche

Sur les devis, commandes, factures, demandes de prix, commandes et factures fournisseurs, le bouton Versions s'ajoute aux boutons d'action (et à la barre de la banette). Une version fige l'état de la fiche : ses lignes, ses conditions (dates, conditions et mode de règlement, remises, notes, modèle de document, devise) et une copie de son PDF.

• Sauvegarder version, avec un libellé facultatif (« Avant remise négociée »), enregistre l'état actuel.
• La liste montre pour chaque version son numéro, sa date, son auteur, son montant HT, son nombre de lignes, sa marge et ses notes ; la version en cours est marquée Version actuelle.
• Charger cette version remplace, après confirmation, les lignes et les conditions de la fiche par celles de la version, et recalcule les totaux. C'est le moyen de revenir à une proposition antérieure après une négociation. Dolibarr n'accepte de modifier les lignes que d'une fiche en brouillon : repassez la fiche en brouillon avant de charger.
• Une version peut être supprimée.

L'administrateur peut aussi faire créer une version automatiquement à chaque génération du document de la fiche, ou seulement quand l'état, le montant ou le nombre de lignes change (chapitre Versions). Le chapitre Versions montre la fenêtre des versions.

Signer depuis la fiche

Quand l'administrateur a activé les boutons de signature pour ce type de fiche (chapitre Configuration des signatures) et que la fiche est validée :

• Demander une signature ouvre une demande sur le PDF de la fiche, tant qu'il n'est pas signé.
• Un badge près de la référence indique Signature en attente ou Signée.
• Statut signature, avec le nombre de demandes en attente, ouvre le détail des demandes : signataires, états, dates.

Les documents manquants

Quand une arborescence de documents obligatoires est définie pour ce type de fiche (tiers, contact, utilisateur, projet, devis, commande, facture, contrat, adhérent, ticket, intervention, expédition — chapitre Arborescences et automatisations), la fiche affiche en tête une alerte : « 2 document(s) obligatoire(s) manquant(s) et 1 document(s) recommandé(s) », en orange s'il manque un obligatoire, en bleu s'il ne manque que des recommandés. FileManager reconnaît un document par son nom (code, synonymes) et son extension : nommez les fichiers avec le code du document, par exemple KBIS_2026.pdf ou RIB.pdf. La liste complète des pièces manquantes est dans l'explorateur, bouton Manquants (chapitre Rechercher et retrouver).

Envoyer un e-mail avec les documents de la fiche

Quand l'administrateur active Sélection de fichiers pour emails, le formulaire Envoyer email d'une fiche affiche la liste Fichiers du panneau documents : tous les fichiers de la fiche, le document principal signalé, à cocher pour les joindre au message en plus de la pièce proposée par Dolibarr.

Générer un bundle depuis la fiche

Quand un bundle PDF existe pour ce type de fiche, il apparaît dans la liste Modèle de document du bloc Fichiers joints de la fiche : choisissez-le, choisissez les parties facultatives, puis Générer. Le PDF assemblé devient le document de la fiche (chapitre Bundles PDF).

Lier un dossier de la GED à une fiche

Lier un dossier à une fiche fait de ce dossier une « fenêtre » sur les documents de la fiche : il affiche les documents de l'objet, et ce qu'on y dépose est rangé dans les documents de l'objet (et apparaît sur sa fiche). C'est pratique pour ranger un chantier ou un client dans l'arborescence de la GED tout en gardant les pièces sur la fiche Dolibarr.

1. Clic droit sur un dossier vide de la GED, Lier à un objet… (droit de configuration requis). Le dossier concerné est rappelé 1.
2. Choisissez le Type d'objet 2 : tiers, projet, proposition, commande, facture, contrat, expédition, demande de prix, commande ou facture fournisseur.
3. Dans Objet 3, tapez au moins deux caractères de la référence ou du nom, puis choisissez la fiche dans la liste 4.
4. Cliquez sur Lier 5 (ou Annuler 6).

Le dossier porte alors un badge de liaison. Sur la fiche Dolibarr, un bouton Dossier GED : nom du dossier ouvre ce dossier dans l'explorateur. Retirer la liaison à l'objet, dans le même menu, rend au dossier son propre contenu.

L'administrateur peut aussi lier un dossier à tout un type d'objets (toutes les factures, par exemple), et les modèles d'arborescence créent pour chaque nouveau tiers ou projet des dossiers déjà liés (chapitre Arborescences et automatisations).

Ouvrir les documents d'une fiche dans l'explorateur

Sur les fiches de Dolibarr (tiers, projet, commande, facture, produit, ticket, ordre de fabrication…), Ouvrir dans la GED ouvre l'explorateur sur les documents de la fiche et de ses fiches liées ; pour un tiers ou un projet, aussi sur ceux de toutes ses pièces (devis, commandes, factures, dossiers liés). Le filtre Fiche est déjà appliqué (chapitre Rechercher et retrouver). Depuis l'explorateur, l'entrée Voir l'objet lié du menu contextuel fait le chemin inverse : elle ouvre la fiche Dolibarr d'un document.

26 La visionneuse automatique des listes

Dans les listes de Dolibarr — devis, commandes, factures, expéditions… — la visionneuse automatique affiche le PDF de la ligne survolée dans un panneau à gauche. On parcourt ainsi cinquante factures en les voyant défiler, sans ouvrir une seule fiche.

Où la trouver

La visionneuse existe sur les listes des devis, commandes, factures, expéditions, réceptions, demandes de prix, commandes et factures fournisseurs, contrats, interventions et projets, pour les types que l'administrateur a choisis. Elle demande le droit de lire la GED.

L'utiliser

1. Le bouton œil (Afficher/Masquer le panneau d'aperçu), à côté du titre de la liste, ouvre ou ferme la visionneuse ; il est barré quand elle est ouverte. Le choix est retenu pour chaque type de liste.
2. La ligne dont le PDF est affiché. Survolez une ligne : son PDF s'affiche après un court instant. Un clic sur la ligne (ailleurs que sur un lien) l'affiche aussitôt.
3. La référence du document affiché.
4. Les boutons du panneau, de gauche à droite : Afficher le menu (le menu de gauche de Dolibarr, que la visionneuse remplace), Téléchargement du PDF, Épingler l'aperçu, Plein écran, Fermer.
5. L'aperçu du PDF, avec la barre du lecteur (pages, zoom, impression).

• Les flèches ↑ et ↓ passent à la ligne précédente ou suivante, quand le curseur n'est pas dans un champ de recherche.
• Épingler l'aperçu détache le panneau en une fenêtre flottante, que vous déplacez sur la liste ; un second clic la remet à gauche.
• Plein écran ouvre le PDF par-dessus la page ; Échap ou la croix referme.
• La visionneuse montre le PDF généré par Dolibarr pour la ligne (le document « référence.pdf » de la fiche). Pour une ligne dont le PDF n'a pas encore été généré, le panneau le dit et invite à le générer depuis la fiche.

Réglages de l'administrateur

Dans Configuration › Intégration ERP › Fiches objets, section Visionneuse automatique, l'administrateur active la fonction et choisit les listes qui la reçoivent (chapitre Intégration ERP).

27 Fabrication, lots et dossier de traçabilité

Pour une entreprise qui fabrique (sous ISO 9001 par exemple), FileManager garde la trace documentaire de chaque produit livré : les versions des ordres de fabrication, des nomenclatures et des expéditions, les documents de chaque lot ou numéro de série, et, sur demande, un dossier de traçabilité : un seul PDF qui rassemble tous les documents d'un ordre de fabrication ou d'une expédition et de tout ce qui s'y rattache.

Ce que FileManager ajoute à la fabrication

Versions des ordres de fabrication, nomenclatures et expéditions

Comme pour un devis ou une facture, FileManager peut créer une version de la fiche chaque fois que son document est généré. La version contient une copie du PDF généré (ou du document de la nomenclature, produit par un modèle ODT) et l'état de la fiche à ce moment : référence, état, lignes.

1. Un administrateur ouvre Configuration › Cycle de vie › Versions (chapitre Cycle de vie).
2. Il active le versioning automatique des objets, puis coche, dans Objets à versionner automatiquement, Ordres de fabrication (consultation seule), Nomenclatures (consultation seule) et/ou Expéditions (consultation seule). Ces lignes n'apparaissent que si le module Dolibarr correspondant est activé.
3. Il choisit la Stratégie de création. Ces fiches n'ont pas de montant : la stratégie « intelligente » y crée une version quand l'état ou les lignes changent ; « à chaque génération » garde toutes les générations.
4. Il enregistre.

Ensuite, chaque génération du PDF depuis la fiche crée une version, selon la stratégie choisie. Le bouton Versions de la fiche les liste : numéro, date, auteur, libellé, et le document de chaque version à télécharger.

Documents des lots et numéros de série

La banette documentaire (chapitre La banette documentaire) peut s'afficher sur la fiche d'un lot ou d'un numéro de série : certificats matière, rapports de contrôle, photos, fiches de suivi y sont à portée de main.

1. Un administrateur ouvre Configuration › Intégration ERP › Fiches objets et coche Lots / numéros de série dans les objets activés (chapitre Intégration ERP).
2. Sur la fiche d'un lot (Produits › Lots/Séries), la banette affiche les documents du lot, rangés dans le dossier de documents que Dolibarr donne au lot.

Les droits sont ceux de Dolibarr : il faut le droit de lire les produits pour voir les documents d'un lot, et celui de créer ou modifier les produits pour en déposer, comme dans l'onglet Documents du lot.

Une arborescence peut aussi être déployée automatiquement à la création d'un lot ou d'un numéro de série, avec les variables du lot (__LOT_NUMBER__, __LOT_ID__, la référence et le libellé du produit) : chapitre Arborescences automatiques.

Protéger la révision approuvée

Une version de fichier peut être marquée comme importante : elle n'est plus jamais supprimée, ni à la main, ni par la rétention, ni par la corbeille. C'est la façon de garantir que la révision remise au client ou validée par la qualité reste disponible. La procédure complète est au chapitre Versions des documents, section « Protéger une version ».

Le dossier de traçabilité

Le dossier de traçabilité est un PDF unique, construit à la demande, qui rassemble tous les documents d'un ordre de fabrication ou d'une expédition et des fiches qui s'y rattachent. On le remet au client avec le produit, ou à un auditeur qui demande « montrez-moi tout ce qui concerne cette fabrication ».

Ce qu'il contient

• Une page de garde : la société, la fiche (ordre de fabrication ou expédition) et sa référence, le produit et la quantité pour un ordre de fabrication, la date de construction et son auteur.
• Un sommaire cliquable, organisé comme le produit.
• Puis, fiche par fiche, tous les documents trouvés dans le dossier de documents de chaque fiche (ses sous-dossiers compris, comme l'onglet Documents de Dolibarr), chacun sous un titre qui dit d'où il vient :
  • les PDF, tels quels ;
  • les images (JPG, PNG, GIF) : une page par image, photos de la pièce finie ou étiquettes scannées comprises ;
  • les documents Office (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument), convertis en PDF quand Stirling PDF est configuré (chapitre Office et PDF) ; sans lui, ils sont cités comme non inclus.
• Un inventaire final : chaque document inclus (section, fiche, nom du fichier, taille, empreinte SHA-256 qui prouve que le fichier n'a pas changé), les documents non inclus avec la raison, et le nombre de fiches liées que l'auteur n'avait pas le droit de lire (comptées, jamais nommées).

Un module Dolibarr de votre entreprise peut y ajouter ses propres fiches (contrôles qualité, non-conformités…) liées à l'ordre de fabrication ou à l'expédition par le bloc Objets liés de Dolibarr : elles apparaissent alors dans le sommaire sous leur propre nom, avec leurs documents (voir le chapitre Pour les intégrateurs).

Construire un dossier

1. Ouvrez la fiche de l'ordre de fabrication (MRP › Ordres de fabrication) ou de l'expédition.
2. Cliquez sur Dossier de traçabilité parmi les boutons d'action. Le bouton n'apparaît que si l'administrateur l'a activé et si vous avez le droit de lire la fiche et d'écrire ses documents (pour un ordre de fabrication : lire et créer/modifier les ordres de fabrication ; pour une expédition : lire et créer/modifier les expéditions).
3. Patientez : la construction peut prendre de quelques secondes à une minute selon le nombre de documents.
4. Un message indique le résultat :
   • « Dossier de traçabilité enregistré : MO2610-0004-TRACE-20261018-143205.pdf (12 documents, 47 pages). » ;
   • s'il manque quelque chose : « Dossier partiel : 2 document(s) non inclus, 1 fiche(s) non lisible(s) avec vos droits — voir l'inventaire en fin de dossier. »
5. Le dossier se trouve dans les documents de la fiche (onglet Documents, banette ou explorateur). Ouvrez-le pour le relire avant de le transmettre.

Chaque construction crée un nouveau fichier daté, nommé <référence>-TRACE-<date>-<heure>.pdf : un dossier déjà remis n'est jamais remplacé, et vous gardez la trace de chaque remise. Un dossier n'entre jamais dans un autre dossier. Chaque construction est inscrite dans l'historique de FileManager (« Dossier de traçabilité construit »), avec le nombre de fiches, de documents et de pages.

Qui voit quoi

Le dossier ne contient que ce que son auteur pourrait ouvrir lui-même : chaque document est lu avec les droits Dolibarr de l'auteur (ordres de fabrication, nomenclatures, produits, lots, expéditions, et les droits des modules pour leurs fiches). Une fiche liée que l'auteur ne peut pas lire n'apporte aucun document ; l'inventaire la compte sans la nommer. Deux personnes aux droits différents peuvent donc obtenir deux dossiers différents de la même fabrication : construisez le dossier destiné au client avec un compte qui voit tout ce qui doit y figurer.

Limites

Une nomenclature qui se contient elle-même (directement ou par un sous-ensemble) ne fait pas boucler la construction : la répétition est citée une fois. Un PDF illisible ou protégé est cité comme « PDF illisible ».

Réglages (administrateur)

Dans Configuration › Intégration ERP › Fiches objets, section « Intégration Dolibarr » :

• Dossier de traçabilité : affiche le bouton sur les fiches ordre de fabrication et expédition (désactivé par défaut) ;
• Profondeur du dossier de traçabilité : le nombre de niveaux de sous-ensembles parcourus, de 1 à 5 (3 par défaut).

Prouver qui a consulté un document

Une norme qualité demande souvent de savoir qui a eu accès à un document. L'onglet Configuration › Maintenance y répond (chapitre Maintenance) :

• Journaliser les consultations et téléchargements (sous-onglet Purge automatique, désactivé par défaut) : chaque ouverture d'un fichier (aperçu, visionneuse) et chaque téléchargement par un utilisateur connecté est inscrit dans l'historique, avec l'écran d'où il vient et, pour une version, son numéro. Un même fichier relu par la même personne dans la minute ne compte qu'une fois.
• Exporter (CSV) (sous-onglet Historique) : la liste de l'historique, avec les filtres en cours, dans un fichier CSV qui s'ouvre directement dans un tableur ; à joindre au dossier d'audit.

28 Partager un document

Un lien de partage donne accès à un document à une personne qui n'a pas de compte Dolibarr : un client, un fournisseur, un expert. Le lien peut expirer, être protégé par un mot de passe, limiter le nombre de téléchargements ; vous savez qui l'a ouvert et quand.

Créer un lien de partage

1. Clic droit sur le document, Partager le document (ou le bouton de partage de la barre d'actions).
2. Complétez la fenêtre, puis Créer le partage.
3. Le lien s'affiche : copiez-le pour l'envoyer, ou laissez FileManager l'envoyer par e-mail.

1. Le document partagé.
2. Nom du partage : pour le retrouver dans vos partages (par exemple « DOE électricité - client »).
3. Destinataires (facultatif) : adresses e-mail ou noms. Laissez vide pour créer un lien public, valable pour quiconque a le lien.
4. Envoyer un email de notification aux destinataires, avec un message.
5. Date d'expiration : au-delà, le lien ne fonctionne plus.
6. Mot de passe : laissez vide pour un lien sans mot de passe.
7. Téléchargements max : au-delà, le téléchargement est refusé (0 = illimité).
8. Annuler.
9. Créer le partage.

Un document partagé porte le badge de partage dans l'explorateur ; un clic sur le badge rouvre la fenêtre de partage, avec les partages existants du document.

Ce que voit le destinataire

1. Le nom de votre société : « vous a partagé un fichier ».
2. Lien sécurisé.
3. La pagination du document.
4. Plein écran et ouverture dans un nouvel onglet.
5. Le fichier : nom, type, taille.
6. Télécharger (si le partage l'autorise).
7. Détails : type, taille, temps restant avant expiration, téléchargements restants.
8. Email visiteur : si l'administrateur l'a activé, le visiteur indique son adresse (elle peut être obligatoire avant le téléchargement).
9. La mention de confidentialité : les accès sont enregistrés.

Si le partage est protégé, la page demande d'abord le mot de passe. Un lien expiré, désactivé ou épuisé affiche un message au lieu du document.

Suivre et gérer ses partages

GED › Mes partages liste les partages que vous avez créés (les responsables et les administrateurs voient aussi ceux de leur équipe ou de tous, selon leurs droits).

1. Le titre et le nombre de partages.
2. Les filtres de chaque colonne.
3. La référence (préfixe FS) : un clic ouvre la fiche du partage.
4. Lien : ouvrir la page publique, ou copier le lien.
5. Le fichier et le nom du partage.
6. L'état : actif, expiré, désactivé.
7. Téléchargements effectués sur le maximum autorisé.
8. Expiration (« Illimité » sans date).
9. + : créer un partage depuis la liste.

La fiche d'un partage

1. Les onglets : Fiche partage, Notes, Suivi (chaque ouverture et chaque téléchargement, avec date, adresse e-mail du visiteur si elle est collectée, adresse IP et localisation approximative).
2. La référence et le fichier.
3. L'URL de partage, avec copie et ouverture.
4. Le chemin du fichier, la section (source) et le nom du partage.
5. Les destinataires et le message.
6. La date d'expiration et les téléchargements effectués.
7. Les autorisations : téléchargement, prévisualisation, édition, mot de passe.
8. Les actions : Modifier, Désactiver (coupe le lien sans le supprimer), Régénérer le token (l'ancien lien cesse de fonctionner, un nouveau lien est créé), Renvoyer l'email, Supprimer.

Partager avec une autre entité

Avec le module Multi-société, une entité (la maison-mère, par exemple) peut donner accès à un fichier ou un dossier à des utilisateurs d'une autre entité (une filiale) sans le dupliquer. Il faut le droit « Gérer les partages inter-entités », et que l'administrateur ait autorisé la paire d'entités (chapitre Partage).

1. Clic droit sur l'élément, Gérer les permissions, type d'accès Partagé.
2. Ouvrez l'onglet Vers d'autres entités, choisissez l'entité invitée, puis les utilisateurs ou groupes (Rechercher un utilisateur ou un groupe) et leurs droits : lecture, écriture, suppression.
3. Donnez un libellé au partage, puis Enregistrer.

Les utilisateurs invités retrouvent l'élément dans la source Ressources partagées de leur explorateur. Révoquer le partage coupe l'accès immédiatement, et désactive les liens publics créés à partir de ce partage. Seuls les fichiers locaux (GED, ERP) peuvent être partagés entre entités.

29 Permissions et demandes d'accès

Au-delà des droits Dolibarr, FileManager règle qui peut voir, télécharger, modifier ou supprimer chaque dossier et chaque fichier. Les permissions se donnent sur un dossier et descendent dans ses sous-dossiers ; un document que vous ne pouvez pas ouvrir peut faire l'objet d'une demande d'accès.

Les principes

• Quatre droits distincts : Lecture (voir et prévisualiser), Téléchargement (enregistrer sur son poste), Écriture (créer, envoyer, renommer, déplacer), Supprimer. On peut donc permettre de consulter un document confidentiel à l'écran sans pouvoir le télécharger.
• Héritage : un élément sans règle propre suit la règle de son dossier parent, et ainsi de suite jusqu'à la racine.
• Mode : en mode restrictif (par défaut), un élément sans règle n'est ouvert qu'aux administrateurs ; en mode permissif, il est ouvert à tous les utilisateurs du module. L'administrateur choisit le mode (chapitre Sécurité et accès).
• Les administrateurs ont toujours accès à tout. Les droits Dolibarr restent nécessaires : sans le droit de lecture du module, rien n'est visible.

Qui peut gérer les permissions

• les administrateurs et les personnes ayant le droit « Configurer les permissions d'accès aux fichiers » ;
• si l'administrateur l'a activé, chaque utilisateur sur ses propres fichiers (Restriction par l'utilisateur), et chaque responsable sur les fichiers de son équipe (Hiérarchie managériale).

Ouvrir les permissions d'un élément

Clic droit sur le dossier ou le fichier, Gérer les permissions (ou un clic sur son badge cadenas). Le panneau d'aperçu indique, dans Accès effectif, ce que vous pouvez faire sur l'élément et d'où vient ce droit (chapitre Vues et aperçu).

1. L'état actuel : ici, aucune règle propre — l'élément suit la règle de son parent (ou de la racine), dont le type est rappelé.
2. Privé : accès réservé au propriétaire (et aux administrateurs).
3. Partagé : accès donné à des utilisateurs et groupes choisis, avec leurs droits.
4. Public : tous les utilisateurs de cette entité.
5. Annuler.
6. Enregistrer : reste grisé tant qu'aucun type n'est choisi, pour ne pas créer de règle par mégarde.

Donner l'accès à des personnes ou des groupes

1. Choisissez le type Partagé.
2. Restez sur l'onglet Dans cette entité 1 (l'autre onglet sert au partage entre entités, chapitre Partager).
3. Dans Rechercher un utilisateur ou un groupe 2, tapez un nom et choisissez la personne ou le groupe. La légende 3 rappelle les quatre droits.
4. Sur la ligne ajoutée 4, activez les droits voulus 5 : Lecture, Téléchargement, Écriture, Supprimer. La croix 6 retire la ligne.
5. Laissez Notifier par email 7 coché pour prévenir les personnes concernées.
6. Cliquez sur Enregistrer 8.

Le champ Filtrer la liste… retrouve une ligne quand beaucoup de personnes ont accès.

Demander l'accès à un document

Sur les fiches Dolibarr, le menu contextuel d'un document (dans le panneau Fichiers joints ou le tableau des documents) propose Demander l'accès quand vous ne pouvez pas le modifier.

1. Clic droit sur le document, Demander l'accès.
2. Choisissez le Type d'accès demandé : Lecture seule, Lecture et écriture ou Accès complet (suppression incluse).
3. Si besoin, Demander pour un autre utilisateur (un collègue que vous désignez).
4. Expliquez votre besoin dans Message, puis Envoyer la demande.
5. Le propriétaire ou le responsable est prévenu (par e-mail, notification Dolibarr, ou les deux, selon la configuration). Le badge clé « Demande d'accès en attente » s'affiche sur l'élément.

Vous suivez vos demandes dans GED › Demandes d'accès › Demandes envoyées, et vous êtes prévenu de la réponse.

Traiter les demandes reçues

GED › Demandes d'accès › Demandes reçues liste les demandes qui vous attendent. Pour chacune : le demandeur, l'élément, le niveau demandé et le message. Approuver donne l'accès demandé ; le refus demande une raison du refus. Un message de réponse peut accompagner la décision. Le demandeur est prévenu dans les deux cas.

Une demande sans réponse expire après 7 jours ; une relance est envoyée avant l'expiration (délais réglables par l'administrateur). Les administrateurs voient toutes les demandes dans Configuration › Sécurité & accès › Demandes d'accès.

Documents chiffrés

L'administrateur peut faire chiffrer les fichiers sur le serveur (chapitre Sécurité et accès). Pour vous, rien ne change : les documents s'ouvrent, se prévisualisent et se modifient normalement. Le badge bouclier « Stocké chiffré sur le serveur » signale un fichier chiffré. Seule différence : le contenu d'un fichier chiffré n'est pas indexé pour la recherche dans le contenu.

30 La configuration du module

Toute la configuration de FileManager se fait dans une seule page, organisée en douze onglets thématiques. Elle s'ouvre par Configuration dans le menu de gauche de FileManager, ou par l'icône de configuration du module dans Accueil › Configuration › Modules/Applications. Il faut le droit « Configurer le gestionnaire de fichiers ».

Se repérer dans la configuration

1. Les douze onglets : Général, Sources & stockage, Explorateur, Intégration ERP, Office & PDF, Cycle de vie, Signatures, Arborescence, Partage, Sécurité & accès, Notifications, Maintenance.
2. Les sous-onglets de l'onglet ouvert, en pastilles.
3. Rechercher un réglage… : tapez un mot (« corbeille », « Collabora », « OTP »…) : des suggestions s'affichent, quel que soit l'onglet où se trouve le réglage. Choisissez-en une, ou appuyez sur Entrée : l'onglet s'ouvre et le réglage est mis en évidence.
4. L'état de chaque fonction principale : Actif ou Désactivé.
5. Où la régler : le lien mène à l'onglet qui contient son interrupteur.

Le sous-onglet À propos donne la version installée, la compatibilité et les informations de support.

Sous-onglet Extensions : les modules qui étendent FileManager

D'autres modules Dolibarr (développés pour votre entreprise, ou achetés) peuvent s'appuyer sur FileManager : refuser certaines actions à certains utilisateurs, ajouter une entrée au menu contextuel des fichiers ou un bouton à la banette, déclarer des dossiers à exclure, des variables d'arborescence ou leurs propres types de fiches. Le sous-onglet Extensions (réservé aux administrateurs) dit lesquels le font, pour qu'aucun comportement ne reste inexpliqué.

1. Le sous-onglet Extensions, entre Paramètres et À propos.
2. Ce que peut faire un module qui étend FileManager, et ce qu'il ne peut jamais faire.
3. Les colonnes : Module/Application, Contextes, Hooks de FileManager utilisés.
4. Une ligne par module ; ici « Aucun module n'étend FileManager. »
5. Le chemin du guide développeur livré avec le module.

Pour chaque module, le tableau indique :

• son nom et sa description ;
• les contextes sur lesquels il est branché (ceux de FileManager, ou « Tous les contextes ») ;
• les hooks de FileManager utilisés : ce qu'il fait réellement ; « Chargé, n'utilise aucun hook de FileManager » s'il est branché sans rien y faire, « Classe d'actions introuvable » si son code ne se charge pas (module mal installé).

« Aucun module n'étend FileManager. » signifie que FileManager fonctionne seul. Quoi qu'il déclare, un module ne peut jamais accorder un droit que FileManager refuse : il ne peut que restreindre ou ajouter des actions soumises aux mêmes contrôles. En bas de l'onglet, un lien mène au guide développeur livré avec le module (chapitre Pour les intégrateurs).

Ce que règle chaque onglet

Les chapitres suivants reprennent les onglets un par un. Chaque réglage dispose aussi d'une aide intégrée : l'icône i à côté de son nom, et l'aide contextuelle (F1).

31 Sources et stockage

L'onglet Sources & stockage décide quelles sources apparaissent dans l'explorateur, dans quel ordre, laquelle s'ouvre par défaut, quels fichiers on peut envoyer — et raccorde les stockages extérieurs (Nextcloud, Google Drive, OneDrive, S3, FTP, partage réseau).

Sous-onglet Sources

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets Sources et Connexions cloud.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Sources de fichiers : Documents ERP, Documents ECM (GED), Médias, puis les connexions cloud créées.
5. Actif : affiche ou masque la source dans l'explorateur.
6. Ordre : la position de l'onglet (1 = le plus à gauche).
7. Section à ouvrir par défaut : la source affichée à l'ouverture de l'explorateur.
8. Enregistrer.
9. Paramètres d'upload (plus bas) : Taille maximale d'un fichier envoyé (50 Mo par défaut, dans la limite des réglages PHP upload_max_filesize et post_max_size) et Extensions autorisées.

Sous-onglet Connexions cloud

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Rappel : l'édition Office en ligne et les outils PDF se règlent dans Office & PDF.
5. Nouvelle connexion.
6. La liste des connexions : référence, libellé, type, serveur, état, date du dernier test, suivi des changements, actions (modifier, tester, supprimer).
7. Changements cloud incrémentaux : pour Google Drive et OneDrive, une tâche planifiée lit les flux de changements du fournisseur, sans relire toute l'arborescence (Activer la vérification planifiée des changements, Nombre maximal de pages par exécution).
8. La matrice des capacités : ce que chaque fournisseur sait faire nativement (pris en charge, partiel, indisponible) et ce que FileManager ajoute.

Créer une connexion

1. Réf. et Libellé : le libellé est le nom de l'onglet dans l'explorateur.
2. Type : Nextcloud / ownCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon S3 (et compatibles), FTP, partage réseau SMB/CIFS. Les champs suivants dépendent du type.
3. L'aide propre au type choisi.
4. URL du serveur.
5. Les identifiants.
6. Plus d'options : dossier racine, vérification SSL…
7. État : Actif, Lecture seule (pas d'envoi, de suppression ni de renommage), Position.
8. Enregistrer.
9. Tester la connexion.
10. Annuler.

Après l'enregistrement, testez toujours la connexion, puis ouvrez l'onglet de la source dans l'explorateur avec un compte non administrateur : créez un dossier, envoyez un fichier, téléchargez-le, supprimez-le.

Nextcloud ou ownCloud

1. Dans Nextcloud, créez un compte de service, ou un mot de passe d'application pour le compte choisi (Paramètres › Sécurité › Appareils et sessions).
2. Dans FileManager, Nouvelle connexion, type Nextcloud / ownCloud.
3. URL du serveur : l'adresse que vous utilisez dans le navigateur (par exemple https://cloud.example.com).
4. Nom d'utilisateur et Mot de passe / Token (le mot de passe d'application).
5. Dans Plus d'options, indiquez si besoin le dossier racine à exposer.
6. Enregistrer, puis Tester la connexion.

Une authentification OAuth2 par utilisateur est aussi possible : créez un client OAuth 2.0 dans Nextcloud (Paramètres › Administration › Sécurité › Clients OAuth 2.0) avec l'URL de callback affichée par FileManager, puis reportez le Client ID et le Client Secret.

Google Drive

1. Dans Google Cloud Console, créez un projet et activez l'API Google Drive.
2. Configurez l'écran de consentement OAuth.
3. Dans Identifiants, créez un ID client OAuth 2.0 de type Application Web.
4. Ajoutez comme URI de redirection autorisé l'adresse affichée par FileManager, à l'identique (protocole, domaine, chemin).
5. Dans FileManager, créez la connexion Google Drive et saisissez le Client ID et le Client Secret (ou utilisez le service Google du module OAuth de Dolibarr).
6. Enregistrez, puis connectez le compte Google et autorisez l'accès.
7. Choisissez Mon Drive ou un Drive partagé (Découvrir les Drives partagés), puis testez la connexion.

Microsoft OneDrive et SharePoint

1. Dans le portail Azure (Microsoft Entra ID), enregistrez une application ; notez son Client ID et son Tenant ID.
2. Créez un Client Secret (Certificates & secrets).
3. Ajoutez la permission Microsoft Graph Files.ReadWrite.All (et Sites.ReadWrite.All pour SharePoint) et faites valider le consentement administrateur.
4. Configurez l'URL de redirection affichée par FileManager.
5. Dans FileManager, créez la connexion Microsoft OneDrive : Type de compte OneDrive (Compte Personnel, Compte Professionnel ou Bibliothèque de documents SharePoint), Client ID, Client Secret, Tenant ID.
6. Pour SharePoint : enregistrez, puis Rechercher les sites, choisissez le site et la bibliothèque (ID de lecteur SharePoint).
7. Enregistrez, connectez le compte Microsoft, testez.

Amazon S3 et stockages compatibles (MinIO…)

1. Créez un bucket dédié et un utilisateur technique limité à ce bucket.
2. Créez la connexion Amazon S3 : Bucket S3, Région S3, Clé d'accès S3, Clé secrète S3.
3. Pour un stockage compatible (MinIO…), renseignez le Point de terminaison S3 et cochez Adressage par chemin (path-style) si votre service l'exige.
4. Enregistrez et testez.

Partage réseau (SMB/CIFS) et FTP

• SMB : hôte, Nom du partage (ex. Documents), Domaine (optionnel), utilisateur, mot de passe. Le serveur Dolibarr doit disposer du client SMB (smbclient) ; son état est affiché.
• FTP : hôte, Port, utilisateur, mot de passe, Mode passif, Utiliser SSL (FTPS).

Dans les deux cas, utilisez un compte limité au répertoire exposé, et testez des noms avec espaces et accents.

32 Explorateur et recherche dans le contenu

L'onglet Explorateur règle ce que les utilisateurs trouvent dans l'explorateur — corbeille, favoris, raccourcis, vue par défaut, miniatures, panneau d'aperçu, infobulles — et l'indexation du contenu des documents pour la recherche.

Sous-onglet Affichage

1. Les onglets de la configuration ; Explorateur est ouvert.
2. Les sous-onglets Affichage (cette page) et Recherche contenu.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot (« corbeille », « miniature ») pour aller au réglage.
4. Fonctions de l'explorateur.
5. Le nom et la description de chaque réglage.
6. Les interrupteurs, appliqués immédiatement.
7. La section suivante, Mode d'affichage.

Sous-onglet Recherche contenu

Pour que la recherche trouve un mot à l'intérieur des PDF et des documents Office, leur texte doit être extrait et rangé dans un index. L'indexation est désactivée par défaut : elle consomme du temps de calcul et de la place.

1. Les onglets de la configuration.
2. Le sous-onglet Recherche contenu.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Index actuel : nombre de documents indexés et taille de l'index ; Extraction : les outils disponibles sur le serveur (lecture des fichiers Office ; pour les PDF, pdftotext, Ghostscript ou l'analyseur intégré).
5. Activer l'indexation du contenu.
6. Stockage de l'index : Base de données (MySQL FULLTEXT), ou fichiers sur disque (pour ne pas faire grossir la base).
7. Sources indexées (Documents GED, Documents ERP) et Extensions indexées (vide = toutes celles prises en charge : pdf, docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, txt, csv, md…).
8. Taille max par fichier (octets) et Caractères max stockés par document : les très gros fichiers ne sont pas indexés, et le texte stocké est tronqué au-delà de la limite.

Plus bas : Plafond indicatif de l'index (Mo), Chemin de pdftotext, et les boutons Réindexer maintenant et Purger les entrées orphelines.

33 Intégration ERP

L'onglet Intégration ERP règle la présence de FileManager sur les fiches Dolibarr : le panneau documents (banette), la visionneuse automatique des listes, le menu contextuel des pièces jointes, l'onglet Fichiers et la sélection de fichiers pour les e-mails.

1. Les onglets de la configuration.
2. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
3. Panneau documents (Fiches objets).
4. Panneau documents (Banette) : l'interrupteur général.
5. Objets activés : les types de fiches qui affichent la banette (proposition commerciale, commande, facture, demande de prix fournisseur, commande et facture fournisseur, expédition, projet, tiers, lot…).
6. Sous-dossiers (affiche l'arborescence des sous-dossiers de la fiche) et Réduire le menu latéral (replie le menu de gauche de Dolibarr quand le panneau est ouvert).
7. Masquer l'onglet Documents : cache l'onglet natif « Fichiers joints » des fiches où la banette est active.

Les types de fiches proposés

La liste Objets activés regroupe les fiches par familles ; cochez celles qui recevront la banette :

La visionneuse des listes

La section Visionneuse automatique (pages de listes) active l'aperçu des PDF au survol des lignes, et choisit les listes concernées : devis, commandes, factures, expéditions, réceptions, demandes de prix, commandes et factures fournisseurs, contrats, interventions, projets. Le fonctionnement côté utilisateur est décrit au chapitre La visionneuse automatique des listes.

Ce que voit l'utilisateur, réglage par réglage

Les autres réglages qui touchent les fiches

Plusieurs fonctions visibles sur les fiches se règlent ailleurs, avec leur thème :

• les versions de fiche (devis, commandes, factures, et en consultation seule ordres de fabrication, nomenclatures, expéditions) et leur création automatique : Cycle de vie › Versions (chapitre Cycle de vie) ;
• les boutons de signature par type de fiche : Signatures › Objets (chapitre Configuration des signatures) ;
• les documents obligatoires et l'alerte des pièces manquantes : Arborescence › Auto-Arborescence (chapitre Arborescences) ;
• les bundles PDF proposés dans la liste des modèles de la fiche : Office & PDF › Bundles PDF ;
• qui peut voir les documents d'une fiche (le mode restrictif, qui exige aussi le droit Dolibarr sur la fiche) : Sécurité & accès › Permissions (chapitre Sécurité et accès).

34 Office et PDF

L'onglet Office & PDF réunit les éditeurs (texte, images, Office en ligne), les outils PDF (Stirling PDF, Ghostscript, filigrane), les modèles Office, la bibliothèque de modèles de documents et les bundles PDF.

Sous-onglet Éditeurs

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets d'Office & PDF.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Éditeurs intégrés.
5. Éditeur de texte (fichiers texte) et Éditeur d'images (chapitre L'éditeur d'images).
6. Leurs interrupteurs.
7. Éditeur Office actif : Collabora Online, ONLYOFFICE Docs ou aucun, puis Enregistrer.
8. Le bloc de l'éditeur choisi (ici Collabora Online, Actif).

Sous-onglet Outils PDF

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Stirling PDF : la suite qui compresse, répare, divise, fusionne, convertit en PDF, fait l'OCR et signe avec un certificat.
5. URL du serveur Stirling PDF (et Clé API si votre serveur en exige une).
6. Désactiver la vérification SSL : pour un certificat auto-signé uniquement.
7. Tester la connexion Stirling PDF.
8. Ghostscript PDF : outils PDF locaux (miniatures, compression, réécriture de PDF) ; sa version détectée est affichée.
9. Chemin du binaire Ghostscript (généralement /usr/bin/gs).

Plus bas, le filigrane PDF automatique : Activer le filigrane PDF, Appliquer aux types d'objets, Texte du filigrane, Opacité, Taille de police, Couleur, Angle de rotation.

Sous-onglet Modèles Office

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Publipostage : variables et modèles : la liste dépliable de toutes les variables disponibles, par type de fiche, et la syntaxe des blocs.
5. Utiliser les templates entreprise : les documents vierges (Word, Excel, PowerPoint…) sont créés à partir des modèles de l'entreprise (papier à en-tête, styles) plutôt que de fichiers vides.
6. Gérer la bibliothèque de modèles : ouvre le sous-onglet Modèles de documents.
7. Gérer les bundles : ouvre le sous-onglet Bundles PDF.
8. Sélectionner un type de document : choisit le format dont on dépose le modèle d'entreprise.

Sous-onglet Modèles de documents

C'est la bibliothèque des modèles de publipostage : ceux que les utilisateurs voient dans Nouveau document. Leur utilisation est décrite au chapitre Publipostage : l'assistant pas à pas, leur écriture aux chapitres Écrire un modèle et Champs, formules et données Dolibarr.

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Le nombre de modèles ; + crée un modèle : un fichier Office à déposer (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument) ou une page HTML à écrire dans l'éditeur intégré.
5. Le nom : un clic ouvre la fiche du modèle. Les colonnes suivantes donnent son type et sa catégorie (le type de fiche Dolibarr auquel il se rapporte).
6. Visibilité : Public (tout le monde) ou Restreint (groupes, utilisateurs).
7. Variables : le nombre de champs du modèle.

Une installation neuve contient cinq modèles pratiques — Courrier type, Attestation, Page de garde, Note interne, Relance facture — et des démonstrateurs qui montrent chaque possibilité : Démo — tous les champs, Devis stylisé (HTML et Word), Démonstrateur Word, Excel, PowerPoint, Démonstrateur complet (table des matières et pagination Word) et Démonstrateur — formules avancées. Ils sont écrits dans la langue de l'administrateur qui active le module (FileManager 4.5.470 ou plus récent) : en français, ou en anglais, espagnol, allemand, italien ou arabe (de droite à gauche) — nom, libellés des champs, valeurs proposées et texte des documents ; les variables et mots-clés (__SOCIETE_NOM__, [[SI]]…) sont les mêmes dans toutes les langues ; une autre langue reçoit les modèles français. Modifiez-les, dupliquez-les ou supprimez ceux qui ne servent pas : un modèle supprimé n'est jamais recréé.

La fiche d'un modèle

1. Publipostage : variables et modèles : un aide-mémoire dépliable des variables, des blocs conditionnels, des lignes de tableau et des formules.
2. Le nom affiché dans « Nouveau document ».
3. La description affichée sous le nom. Indiquez-y le sujet conseillé (« Sujet conseillé : Devis ») : l'assistant le lit pour présélectionner ce sujet.
4. Le format du nom de fichier proposé par l'assistant, variables comprises : Devis __DOC_REF__ - __SOCIETE_NOM__.
5. Le type du modèle et son fichier.
6. L'image d'aperçu (PNG, JPEG, GIF ou WebP), facultative : sans image, une icône du format est utilisée.
7. La catégorie (objet lié) : le type de fiche auquel le modèle se rapporte. L'assistant présélectionne ce sujet, et l'éditeur HTML propose les variables de cette fiche.
8. Restreindre au droit de l'objet : le modèle n'est proposé qu'aux utilisateurs qui peuvent lire ce type de fiche, et l'assistant impose ce sujet.
9. La visibilité : Public, ou Restreint avec les groupes autorisés et les utilisateurs autorisés.
10. L'aperçu du fichier modèle, avec ses variables visibles.

Un modèle HTML écrit en ligne

Un modèle HTML n'a pas de fichier : son contenu s'écrit dans la fiche, avec un éditeur de texte complet (titres, tableaux, images, couleurs, code source).

1. L'aide-mémoire Publipostage : variables et modèles.
2. Le nom.
3. La description.
4. Le format du nom de fichier (le texte grisé n'est qu'un exemple).
5. Le type : HTML.
6. Insérer une variable : la palette des variables, par groupe — Variables système, variables de la fiche liée (selon la catégorie), Champs du modèle, Sommaire (bundle PDF) ; un clic insère la variable à l'endroit du curseur.
7. L'éditeur du corps du modèle.

Les champs à compléter

La section Champs à compléter, en bas de la fiche, règle chaque variable du modèle : libellé, type, options, valeur par défaut, formule, donnée ERP, signataire. Elle est décrite en détail au chapitre Champs, formules et données Dolibarr. Le bas de la fiche porte Enregistrer, Annuler et Supprimer.

Sous-onglet Bundles PDF

Voir le chapitre Bundles PDF.

35 Cycle de vie : versions et validités

L'onglet Cycle de vie règle l'historique des documents (versions des fichiers et des fiches, conservation, nettoyage) et les documents à validité (numérotation, types de documents).

Sous-onglet Versions

1. Les onglets de la configuration ; Cycle de vie est ouvert.
2. Les sous-onglets Versions (cette page) et Docs à validité.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot (« rétention », « montant ») pour aller au réglage.
4. Statistiques des versions : nombre de versions, de fichiers versionnés, espace occupé. Surveillez l'espace : chaque version est une copie complète du fichier.
5. Activer le versioning des fichiers (activé par défaut) : les éditeurs, le remplacement d'un fichier et le bouton Créer une version conservent l'état précédent (chapitre Versions).
6. Sections avec versioning : les sources dont les fichiers sont versionnés. Par défaut la GED et les documents ERP ; on peut y ajouter les partages réseau (SMB), Nextcloud, S3, Google Drive, OneDrive et FTP.
7. Versioning automatique des objets (voir ci-dessous).

1. Gestion des versions d'objets : le bouton « Versions » des fiches Dolibarr.
2. Activer le versioning automatique des objets : une version de la fiche est créée lors de la génération de son document.
3. Objets à versionner automatiquement : propositions commerciales, commandes et factures clients, demandes de prix, commandes et factures fournisseurs ; et, quand leurs modules sont activés, les ordres de fabrication, nomenclatures et expéditions, dont les versions sont en consultation seule (chapitre Fabrication, lots et dossier de traçabilité).
4. Stratégie de création : quand une génération du document de la fiche crée une version (voir le tableau ci-dessous). Par défaut : Intelligent.
5. Variation de montant significative (%) : le seuil des stratégies « montant » et « intelligente » ; 1 % par défaut.
6. Mode de rétention : Illimité (tout conserver), Par nombre (par défaut), Par durée, ou Combiné (nombre ET durée).
7. Nombre maximum de versions à conserver par fichier : 10 par défaut.
8. Rétention (jours) : 365 par défaut.
9. Activer le nettoyage automatique (désactivé par défaut) : applique la rétention chaque jour. Tant qu'il est désactivé, rien n'est supprimé, quel que soit le mode choisi. La ligne suivante, Destinataire des rapports de nettoyage des versions, rappelle que les destinataires de ses rapports se règlent dans l'onglet Notifications.
10. Tâche planifiée : l'état de la tâche de nettoyage et un lien vers sa configuration.

Comment la rétention choisit les versions à supprimer, fichier par fichier :

• Par nombre : les N versions les plus récentes sont gardées, les plus anciennes supprimées.
• Par durée : les versions plus anciennes que N jours sont supprimées.
• Combiné : une version est supprimée dès que l'une des deux règles le demande (au-delà des N plus récentes, ou plus vieille que N jours).
• Jamais supprimées : la version actuelle et les versions protégées (« Marquer comme importante », chapitre Versions), qui ne comptent pas non plus dans le nombre.

Sous-onglet Docs à validité

1. Les onglets de la configuration.
2. Le sous-onglet Docs à validité.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Le masque de numérotation du modèle personnalisable (par exemple DOC{yy}{mm}-{0000}) et son Enregistrer. Le modèle Simple produit DOCAAMM-NNNN.
5. État : le modèle de numérotation actif.
6. Nouveau type de document.
7. La validité et le rappel par défaut de chaque type (le tableau indique aussi sa référence, son libellé, sa catégorie, le type d'objet concerné et s'il est actif).
8. Actions : modifier, supprimer.

Un type de document décrit une famille de pièces à échéance (attestation d'assurance, Kbis, certificat de formation, contrôle technique…). Nouveau type demande :

• une référence et un libellé, une description facultative ;
• une catégorie, pour ranger les types ;
• les types d'objets autorisés : les fiches auxquelles ce document peut être rattaché (tiers, contact, utilisateur, projet…) ;
• la validité par défaut (jours) : la date d'échéance proposée quand on enregistre un document de ce type (365 pour un document annuel) ;
• le rappel : combien de jours avant l'échéance le rappel part ;
• la position dans les listes, et actif (un type inactif n'est plus proposé pour les nouveaux documents).

Ces valeurs ne sont que des propositions : chaque document peut avoir ses propres dates (chapitre Documents à validité). La page GED › Validité › Types de documents du menu de gauche ouvre le même écran.

36 Configuration des signatures

L'onglet Signatures compte sept sous-onglets : sceaux d'entreprise, prestataires de signature, relances, affichage, certificats numériques, réglages par type de fiche, et sécurité des signataires externes. Il est réservé aux administrateurs et aux utilisateurs qui gèrent les sceaux.

Sceaux d'entreprise

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sept sous-onglets.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. La liste des sceaux : référence, libellé, aperçu, horodatage certifié (TSA), état, et les actions modifier et supprimer.
5. Ajouter un sceau.

1. La référence, le libellé (affiché aux utilisateurs) et la description.
2. L'image du sceau : le cachet scanné, de préférence un PNG à fond transparent.
3. Les utilisateurs autorisés à apposer ce sceau (en plus du droit « Utiliser le sceau d'entreprise sur les PDF »).
4. Horodatage certifié : fait certifier la date de chaque apposition par une autorité d'horodatage.
5. L'URL du serveur TSA de cette autorité (par exemple un service RFC 3161).
6. La position : l'ordre d'affichage parmi les sceaux.
7. L'état : un sceau inactif n'est plus proposé.
8. Enregistrer ou Annuler.

Fournisseurs de signature

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Le fournisseur par défaut : Signature interne (le portail de signature de FileManager), DocuSeal ou Yousign.
5. DocuSeal actif.
6. L'URL de votre instance DocuSeal (hébergée par vous ou en ligne).
7. La clé API créée dans DocuSeal.
8. Tester la connexion vérifie l'adresse et la clé.

1. Autoriser l'envoi d'un certificat P12 externe : le signataire externe peut signer avec son propre certificat numérique sur le portail (désactivé par défaut). Le certificat n'est utilisé que le temps de la signature, puis supprimé du serveur.
2. Yousign actif.
3. Mode sandbox : l'environnement d'essai de Yousign, sans valeur juridique ; coupez-le pour la production.
4. La clé API Yousign.
5. Tester la connexion.
6. Enregistrer les adresses et clés (les interrupteurs, eux, s'appliquent aussitôt).

Pour DocuSeal et Yousign, déclarez chez le prestataire l'adresse de retour (webhook) indiquée par FileManager, afin que l'état des demandes et le document signé reviennent tout seuls. Les clés API sont conservées chiffrées.

Relances

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Activer les relances automatiques des demandes en attente.
5. Jours avant la première relance (3 par défaut), comptés depuis la création de la demande.
6. Jours entre les relances (2).
7. Nombre maximum de relances par demande (3).
8. Notifier à l'expiration : prévient l'auteur quand une demande expire sans signature.
9. Le texte de l'e-mail de relance se modifie dans les modèles d'e-mails de Dolibarr (modèle « Emails de rappel de signature ») ; le lien y mène.
10. Enregistrer.

Plus bas, Test et statistiques : Tester le cron maintenant lance aussitôt la tâche de relance, et un tableau compte les demandes au total, en attente, en attente avec ou sans relance, et expirées encore en attente. Les relances partent avec la tâche planifiée Relances de signature FileManager (chapitre Tâches planifiées).

Affichage

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Afficher l'horodatage sur les signatures : la date et l'heure sous chaque signature ou sceau.
5. Afficher le nom de l'auteur : le nom de la personne qui a apposé la signature ou le sceau.
6. Afficher les liens sociaux de l'entreprise sur la page de signature.
7. Activer la section commentaire : le signataire peut laisser un commentaire en signant.
8. Le rappel de l'effet de ces réglages dans l'éditeur PDF.

Certificats numériques

FileManager peut créer un certificat numérique pour chaque utilisateur, qui lui sert à signer cryptographiquement (chapitre Signatures électroniques).

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Activer la génération de certificats.
5. Le type de certificat : auto-signé (chaque certificat se garantit lui-même) ou signé par la CA interne (l'autorité de certification de l'entreprise, créée par FileManager, les signe tous).
6. La taille de la clé : 2048 ou 4096 bits.
7. La durée de validité : 1, 2 ou 3 ans.
8. Générer automatiquement à l'enregistrement d'une signature : un utilisateur qui enregistre sa signature reçoit aussitôt son certificat.

1. Exiger un mot de passe pour protéger chaque certificat.
2. Longueur minimale du mot de passe (8 caractères).
3. Autoriser les utilisateurs à importer leur propre certificat (un certificat acheté auprès d'une autorité reconnue, par exemple).
4. Autoriser l'admin à charger des certificats pour les utilisateurs ; l'utilisateur en choisit ensuite le mot de passe.
5. L'organisation inscrite dans les certificats de l'autorité interne.
6. Le pays (code à deux lettres).
7. L'état de l'autorité : tant qu'elle n'est pas initialisée, un bouton la crée ; une fois créée, Exporter le certificat CA fournit le certificat racine à installer sur les postes qui doivent reconnaître vos signatures.

En bas, des statistiques comptent les certificats émis, actifs et expirés.

Configuration par type d'objet

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Le modèle Simple : un numéro de la forme SIGAAMM-NNNN (année, mois, compteur par entité) ; le préfixe se modifie puis Enregistrer.
5. Le modèle Avancé (masque) : un numéro selon un masque Dolibarr, par exemple SR{yy}{mm}-{0000}.
6. L'exemple du prochain numéro.
7. L'état : le modèle actif.
8. La section Boutons de signature sur les fiches, plus bas.

1. Boutons de signature (fiches et explorateur) (voir l'encadré en tête de chapitre).
2. Expéditeur des e-mails de signature : désactivé (recommandé), l'invitation part de l'adresse d'envoi de Dolibarr, au nom de l'utilisateur, avec son adresse en « Répondre à » ; activé, elle part directement de l'adresse de l'utilisateur — seulement si votre domaine autorise le serveur à envoyer en son nom (SPF, DKIM), sinon elle risque d'être rejetée comme spam.
3. Types d'objets activés : les fiches qui affichent le bouton « Demander une signature » (devis, commandes, factures, contrats, expéditions, interventions, commandes fournisseurs). Le bouton n'apparaît que sur une fiche validée.
4. Enregistrer.

Sécurité, preuves et horodatage

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Activer vérification OTP : un code à usage unique est envoyé par e-mail au signataire externe avant qu'il puisse signer.
5. Expiration OTP : la durée de validité du code (15 minutes).
6. Timeout de session : l'inactivité tolérée après validation du code avant de redemander un code (10 minutes).
7. Tentatives max OTP avant blocage (5).

1. Niveau de garantie de la signature : le niveau juridique et le niveau eIDAS dépendent du prestataire, de l'offre souscrite, de la vérification d'identité et du certificat ; FileManager n'attribue pas lui-même de niveau eIDAS.
2. Exiger géolocalisation : le signataire doit accepter de partager sa position, enregistrée dans la preuve.
3. Exiger confirmation nom : le signataire retape son nom pour confirmer son identité.
4. Enregistrer.

37 Arborescences : import, scripts et automatisations

L'onglet Arborescence structure la GED : importer un plan de classement complet en une fois, lier des dossiers aux fiches Dolibarr, envoyer en masse des fichiers depuis un poste, et créer automatiquement les dossiers de chaque nouveau tiers, projet ou utilisateur.

Sous-onglet Import arborescence

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets Import arborescence, Scripts d'import, Auto-Arborescence.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot pour aller directement au réglage voulu.
4. Télécharger le modèle : un fichier CSV à la disposition numérotée (voir plus bas), avec un guide d'utilisation et un exemple de structure.
5. Structures prédéfinies par type d'entreprise : PME générale, Commerce / Distribution, Entreprise de services, Industrie / Fabrication, BTP / Construction, Association / ONG.
6. L'icône i montre le détail de la structure.
7. Télécharger (CSV) : la structure, pour l'adapter avant import.
8. Importer directement : crée la structure telle quelle.

Importer une arborescence personnalisée

1. Format du fichier : CSV (séparateur point-virgule) ou Excel ; colonnes Chemin, Description, Couleur, Icône, LiaisonERP, dans cet ordre ; un chemin s'écrit 01-DIRECTION/Assemblées Générales. La première ligne porte les noms des colonnes ; seul leur ordre compte.
2. Colonne LiaisonERP : lie le dossier à un type d'objet Dolibarr, avec les valeurs listées (societe, propal, commande, facture, projet, supplier_proposal, commande_fourn, facture_fourn, expedition, contrat, fichinter, ticket, product, stock, holiday, expensereport, member, don, mrp_mo).
3. Source cible : la GED ou un stockage connecté.
4. Dossier cible : Parcourir… ; vide = racine.
5. Le fichier à importer.
6. Importer l'arborescence.

Exemple de fichier d'import

Chemin;Description;Couleur;Icône;LiaisonERP
01-Direction;Direction générale;#2c3e50;fa-building;
01-Direction/Comités;Comptes rendus des comités;;fa-users;
02-Clients;Un dossier par client;#2980b9;fa-handshake;societe
03-Ventes/Devis;Tous les devis;;fa-file-invoice;propal
03-Ventes/Factures;Toutes les factures clients;;fa-file-invoice-dollar;facture
04-Achats/Factures fournisseurs;;;fa-receipt;facture_fourn
05-RH/Notes de frais;;;fa-wallet;expensereport

Une ligne par dossier ; les dossiers parents sont créés au besoin. Une colonne LiaisonERP remplie fait du dossier une fenêtre sur les documents de ce type de fiche : « 03-Ventes/Factures » montrera les documents de toutes les factures, rangés par facture.

Le fichier peut aussi suivre la disposition numérotée du modèle téléchargé : Numero;Parent;Libelle;Description;Couleur;Icone;LiaisonERP;Permissions. Chaque dossier a un numéro (1, 1.1, 1.2…), le numéro de son parent (vide pour un dossier de premier niveau) et son nom dans Libelle ; la colonne Permissions n'est pas utilisée. Gardez cette première ligne telle quelle : c'est elle qui fait reconnaître la disposition numérotée. Les lignes qui commencent par # sont ignorées.

Lier un dossier à des fiches Dolibarr

1. Section source : la GED, ou un stockage connecté. Le contenu lié reste toujours celui des documents ERP.
2. Chemin du dossier source : le dossier de la GED ; Parcourir le choisit, + le crée.
3. Type d'objet cible : tiers, propositions, commandes, factures…
4. ID objet spécifique : une fiche précise (recherche par référence, nom, client…) ; vide = tous les objets du type.
5. Sous-dossier dans les documents (facultatif) : un sous-dossier des documents de l'objet (archives, contrats…).
6. Nom d'affichage personnalisé dans l'arborescence.
7. Afficher comme dossier virtuel : le contenu ERP s'affiche directement dans ce dossier.
8. Créer la liaison.
9. La liste des liaisons objet-ERP : filtres, actions groupées (activer, désactiver, supprimer).

Lier un dossier à toutes les factures, par exemple, donne dans la GED un dossier « Factures » qui montre les documents de toutes les factures, rangés par facture. Pour lier un seul dossier à une seule fiche, le plus simple reste le menu contextuel Lier à un objet… (chapitre Les documents d'une fiche Dolibarr).

Sous-onglet Scripts d'import

Les scripts d'import envoient en masse le contenu d'un dossier d'un poste ou d'un serveur (une ancienne GED, un partage réseau) vers FileManager, en conservant l'arborescence.

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. L'avertissement de sécurité : la clé API permet de déposer des fichiers sur le serveur ; ne la partagez pas, changez-la en cas de doute.
5. L'état des tables d'import.
6. Clé API actuelle (masquée) et son état.
7. Régénérer la clé API.

1. Autorisation d'import externe : à activer juste avant un import ; elle se désactive automatiquement après chaque import (réussi ou non).
2. Analyse antivirus : les fichiers importés passent par l'antivirus de Dolibarr s'il est configuré.
3. Notification par email à l'administrateur après chaque import.
4. Extensions bloquées par la configuration de sécurité de Dolibarr.
5. Email de notification de l'import.
6. Les scripts à télécharger : PowerShell (Windows 10 et plus), Batch Windows (CMD), Shell (Linux et macOS).

Importer un dossier avec un script

1. Générez une clé API si ce n'est pas fait (Régénérer la clé API), puis téléchargez le script adapté au poste qui contient les fichiers.
2. Dans FileManager, activez Autorisation d'import externe.
3. Plus bas, Comment utiliser affiche la commande prête à copier pour chaque script, avec votre clé ; choisissez la source cible (la GED ou un stockage connecté).
4. Lancez la commande sur le poste ; le script parcourt le dossier, recrée ses sous-dossiers et envoie les fichiers en affichant sa progression.
5. L'autorisation se coupe à la fin ; l'import apparaît dans l'historique des imports, avec son dossier cible et son résultat.
6. Vérifiez le résultat dans l'explorateur, puis appliquez les permissions.

• -TargetPath "/" importe à la racine de la source ; -TargetPath "/Archives/2025" importe dans ce dossier. La structure des sous-dossiers est conservée.
• Pour un stockage connecté, ajoutez sa référence : -Section "<référence>" (PowerShell), /SECTION:<référence> (Batch), ou en quatrième argument (Shell).
• Les extensions bloquées par la sécurité de Dolibarr sont refusées, et l'antivirus est appliqué s'il est configuré.

Sous-onglet Auto-Arborescence

1. Les onglets de la configuration.
2. Les sous-onglets.
3. La recherche de réglage.
4. Déploiement automatique activé et Relances documents manquants activées.
5. Leurs interrupteurs.
6. Créer un modèle d'arborescence.
7. Redéployer une arborescence : applique un modèle à des fiches existantes.
8. Modèles prédéfinis : Arborescence Client, Fournisseur, Dossier Employé, Arborescence Projet…
9. L'événement qui déclenche la création : création d'un tiers (COMPANY_CREATE), d'un utilisateur (USER_CREATE), d'un projet (PROJECT_CREATE)…, et le chemin créé, avec ses variables (Clients/__THIRDPARTY_NAME__).
10. Installer : ajoute le modèle prédéfini à vos modèles.

Un modèle décrit les dossiers à créer, leurs permissions, leurs liaisons à la fiche et les documents attendus (obligatoires ou recommandés). Les documents attendus absents alimentent la liste des documents manquants de l'explorateur, et des relances partent chaque jour si elles sont activées (chapitre Rechercher et retrouver).

Les modèles prédéfinis

Les dossiers, y compris ceux du chemin racine (Clients, RH/Employés…, depuis FileManager 4.5.466), sont créés dans la langue de l'administrateur qui installe le modèle : Customers, HR/Employees… en anglais. Installer copie le modèle dans vos modèles : vous pouvez ensuite le modifier librement (dossiers, documents attendus, chemin).

Créer un modèle

1. Réf., Libellé et Description du modèle.
2. L'événement déclencheur : choisissez le groupe (Tiers, Utilisateurs, Commercial, Achats, Projets, Contrats, Interventions, Expéditions/Réceptions, Tickets, Adhérents, Produits, Stock, Agenda…) et l'objet, puis cochez un ou plusieurs événements : Création, Modification, Validation, Clôture, Payée, Signé… Chaque événement retenu s'affiche en pastille. FileManager réagit à 66 événements de Dolibarr.
3. Les conditions d'application, facultatives : le modèle ne s'applique qu'aux fiches qui les remplissent (voir plus bas).
4. Le chemin racine du dossier créé, avec ses variables : Parcourir choisit le dossier de départ, Ajouter une variable insère une variable de l'événement choisi.
5. Notifier au déploiement : prévient par e-mail quand une arborescence est créée.
6. Priorité : l'ordre d'exécution quand plusieurs modèles réagissent au même événement (0 = premier, 100 = dernier). Actif, juste en dessous, met le modèle en service.
7. Créer enregistre le modèle ; vous ajoutez ensuite ses dossiers et ses documents attendus.

Les variables du chemin

Les variables sont remplacées par les valeurs de la fiche au moment du déploiement. Toutes les fiches disposent des variables de date et d'entité ; chaque type de fiche ajoute les siennes.

Exemples : Clients/__THIRDPARTY_NAME__, Chantiers/__YEAR__/__PROJECT_REF__ - __PROJECT_TITLE__, Fournisseurs/__THIRDPARTY_COUNTRY__/__THIRDPARTY_NAME__, RH/Congés/__YEAR__/__USER_NAME__.

Les conditions d'application

Les conditions restreignent le modèle à certaines fiches : les clients et pas les fournisseurs, les tiers d'un pays, les projets d'un certain type… L'éditeur se construit à la souris :

• Ajouter une condition : un champ de la fiche (pour un tiers : type de client, fournisseur, statut, nom, codes client et fournisseur, ville, code postal, pays, région, forme juridique, effectif, type d'entité, TVA intracommunautaire…), un opérateur et une valeur.
• Opérateurs : est égal à, est différent de, est parmi, n'est pas parmi, contient, ne contient pas, commence par, se termine par, est vide, n'est pas vide, plus grand, plus petit, entre, expression régulière.
• Combiner avec : ET (toutes les conditions), OU (au moins une), XOR (un nombre impair d'entre elles, une seule s'il y en a deux) ; NON inverse le résultat. Ajouter un groupe imbrique un groupe de conditions avec son propre opérateur.
• Mode expert (JSON) montre et modifie les mêmes conditions en texte, par exemple {"condition": "AND", "rules": [{"field": "client", "operator": "in", "value": [1, 3]}, {"field": "country_code", "operator": "equal", "value": "FR"}]} : les clients (et clients-prospects) situés en France.

Les dossiers du modèle

Une fois le modèle créé, sa fiche montre la structure des dossiers. Pour chaque dossier : son nom, son dossier parent (ou la racine), son icône (une icône Font Awesome, fa-folder par défaut) et, au besoin, un élément lié :

• un dossier lié aux Devis, Commandes, Factures, Contrats, Projets… n'est pas un dossier vide : il montre les documents de ces pièces ;
• Filtrer par source coché, il ne montre que les pièces de la fiche qui a déclenché le modèle (les devis de ce client) ; décoché, toutes les pièces de ce type.

Le tableau des dossiers rappelle le chemin de chacun, son élément lié (avec une pastille entonnoir quand il est filtré) et le nombre de documents attendus. Plus bas, l'historique des déploiements liste les fiches pour lesquelles le modèle a créé une arborescence, avec la date et le résultat.

Les documents attendus

Dans un dossier du modèle, déclarez les pièces qui doivent s'y trouver :

FileManager reconnaît une pièce à son nom de fichier : l'extension doit figurer dans la liste, puis le nom doit contenir le code, un synonyme connu ou ressembler au libellé. Des synonymes sont prévus pour les codes courants : KBIS (k-bis, extrait_k, rcs…), RIB (iban, banque, coordonnees_bancaires…), ID (cni, passeport, piece_identite…), CONTRAT, ASSURANCE (rc_pro, attestation_assurance…), URSSAF (vigilance, attestation_vigilance…), DEVIS, FACTURE, BC, BL, PHOTO, CV, DIPLOME. Ainsi Kbis-2026.pdf, extrait_k_mars.pdf ou RIB_Banque.pdf sont reconnus sans rien régler.

Les relances des documents manquants

Chaque jour, la tâche planifiée des documents manquants recense les pièces absentes et envoie les relances dues. Une relance regroupe en un seul e-mail toutes les pièces manquantes d'une fiche. Elle part vers les personnes qui peuvent les obtenir :

• l'utilisateur qui a déclenché l'arborescence (celui qui a créé la fiche) ;
• pour un tiers : ses commerciaux attitrés ;
• pour un utilisateur : le salarié lui-même et son responsable hiérarchique ;
• pour un projet : le chef de projet ;
• pour un adhérent : l'adhérent lui-même ;
• et les adresses en copie fixées par l'administrateur.

Chacun reçoit le message dans sa langue. Les relances s'arrêtent dès que la pièce est déposée, ou après le nombre maximal prévu. Le suivi est visible dans la liste Manquants de l'explorateur (colonne Relances, chapitre Rechercher et retrouver).

Redéployer un modèle sur des fiches existantes

Un modèle ne réagit qu'aux événements qui surviennent après sa création. Pour les fiches déjà présentes : Redéployer une arborescence, choisissez la société, le modèle et le chemin (Utiliser le chemin par défaut du modèle ou un chemin personnalisé), puis Déployer. La page montre aussi les déploiements existants et les liaisons de dossiers de la fiche ; Nettoyer les données existantes repart de zéro pour une fiche dont l'arborescence a été déplacée à la main.

Supprimer un modèle

À la suppression d'un modèle, FileManager demande que faire des dossiers déjà créés : Conserver les dossiers avec contenu, archiver les vides (le choix prudent), Archiver tous les dossiers dans _archives (avec date), ou Supprimer tous les dossiers (vers la corbeille si elle est active).

38 Configuration du partage

L'onglet Partage règle le suivi des liens publics (adresse e-mail du visiteur, localisation), le portail public externe, la numérotation des partages et la liste blanche du partage entre entités.

Sous-onglet Partages publics

1. Les onglets de la configuration ; Partage est ouvert.
2. Les sous-onglets Partages publics (cette page) et Partages inter-entités.
3. Rechercher un réglage : tapez un mot (« email », « IP ») pour aller au réglage.
4. La section Suivi des partages publics : ce qui est enregistré quand quelqu'un ouvre un lien public.
5. Collecter l'email visiteur (activé par défaut) : la page publique affiche un champ Email visiteur facultatif ; l'adresse saisie est associée aux consultations et téléchargements dans le journal du partage.
6. Email obligatoire avant téléchargement (désactivé par défaut) : le champ devient obligatoire, sous le titre Avant de télécharger ; sans adresse valide, le téléchargement est refusé avec le message « Veuillez renseigner votre adresse email avant de télécharger ce document ».
7. Géolocalisation IP (activée par défaut) : estime le pays et la ville d'un visiteur (journal des partages) et d'un signataire du portail de signature dont le navigateur ne donne pas sa position, à partir de son adresse IP, envoyée au service ci-dessous.
8. URL API de géolocalisation : le service interrogé, avec {ip} (ou {IP}) à la place de l'adresse ; par défaut https://ipapi.co/{ip}/json/.
9. Timeout API de géolocalisation : le délai maximal d'attente du service, en secondes (2 par défaut). Passé ce délai, l'accès continue sans localisation : le visiteur n'attend pas.

Ce que voit le visiteur : sous le document, le champ Email visiteur (s'il est activé) et une mention : « Les accès à ce partage peuvent être enregistrés pour la sécurité et le suivi documentaire », complétée, quand la géolocalisation est active, par « Une localisation approximative est déduite de votre adresse IP par un service tiers ».

Portail public externe et numérotation

Par défaut, un lien public pointe vers l'adresse de votre Dolibarr : un destinataire extérieur doit donc pouvoir l'atteindre depuis Internet. Le portail public externe sert ces liens (partages, portail de signature, téléchargements, retours des prestataires de signature) depuis un domaine public dédié ; votre Dolibarr peut alors rester sur un réseau interne, et seules les pages publiques de FileManager sont exposées.

1. Le principe du portail public externe.
2. URL publique de base (par exemple https://external.example.com) ; vide = l'adresse de Dolibarr. L'adresse doit commencer par http:// ou https://, sans identifiant, paramètre ni ancre.
3. Router les liens de partage : les liens de partage envoyés et copiés utilisent l'adresse publique.
4. Router le portail de signature : le lien envoyé au signataire d'une demande de signature aussi.
5. Afficher les endpoints webhook sur l'URL publique : la page affiche les adresses de retour à déclarer chez Yousign et DocuSeal.
6. Router les téléchargements de fichiers partagés.
7. Numérotation des partages : chaque partage reçoit une référence faite du préfixe, de l'année et du mois sur quatre chiffres et d'un compteur (FS2610-0001) ; seul le préfixe se change (FS par défaut).